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63rd IFLA General Conference - Conference Programme and Proceedings - August 31- September 5, 1997

Le financement des bibliotheques universitaires au Danemark

SVEND, LARSE
BIBLIOTHEQUE UNIVERSITAIRE ET D'ETAT
AARHUS, DANEMARK

RÉSUMÉ

1. Le cadre statutaire

Les onze plus grandes bibliothèques de recherche danoises sont sous la tutelle de deux ministères: quatre d'entre elles dependent du Ministère de la Culture, dont la Bibliothèque Royale et la Bibliothèque universitaire d'état, et toutes accomplissent des fonctions de bibliothèque nationale. Les quatre bibliothèques remplissent les fonctions de bibliothèque universitaire bien qu'elles ne fassent pas partie de l'université qu'elles servent. Les sept autres bibliothèques dependent des universités et sont sous la tutelle du Ministère de l'Education. Des principes très différents de financement sont pratiqués par les deux ministères. Le Conseil national des bibliothèques est un groupe de conseil sous tutelle du Minstère de la culture. Il est censé conseiller le gouvernement sur les questions de politique documentaire,d'élaborer des règlements, de planification, de coordination et de conseil auprès de bibliothèques. Ce conseil est aussi responsable des bibliothèques publiques, subventionnées par les autorités locales , et des bibliothèques de recherche, subventionnées par l'état. En matière de budget, ce Conseil a uniquement un rôle de conseillé.

2. Principes budgetaires

Au Ministère de l'Education, une méthode budgétaire simple est utilisée pour calculer le budget des biblothèques universitaires; pour chaque université la subvention d'éducation est multipliée par une 'variable bibliothèque', et la subvention de recherche est aussi multipliée par une 'variable bibliothèque' (pas la même). A celle-ci est ajoutée une somme générée en multipliant le nombre de prêts par une troisième variable et finalement on ajoute une 'subvention de base', qui reflète la situation particulière de chaque bibliothèque (autres bibliothèques dans la région, obligations spéciales, etc.) La somme générée par cette méthode fait partie de la subvention de l'université, mais l'université n'est pas obligee d'utiliser cette somme pour la bibliothèque. L'utlisation de ce méchanisme est contestée par les bibliothèques universitaires, surtout depuis qu'une version simplifiée a été mise en place.

Le Ministère de la Culture n'utilise pas ce genre de méthode pour calculer les subventions annuelles des bibliotheques qui sont sous sa tutelle. Mais le ministère souhaiterait abandonner les méthodes budgetaires traditionelles et baser le processus de budget pour les bibliothèques de recherche sur des critères plus objectifs.

Par deux fois, ( en 1992 et 1996) le Minstère de la Culture a demandé au directeur du Conseil National des Bibliothèques (Le directeur de la Bibliothèque nationale) de faire le lien entre les ressources et les activités dans chacune des quatre bibliothèques du ministère. Un modèle budgetaire a été utilisé pour ces analyses comparatives. Le but de ce modèle était de calculer ce que devrait être la subvention de chaque bibliothèque si les resources étaient strictement proportionnelles à leur fonction et leur niveau d'activité. Par le biais de ce modèle, une norme budgétaire pour chaque bibliothèque fût établi, pour être ensuite comparée à son budget actuel. Le Ministère de la Culture n'a pas utilisé cette forme d'analyse pour le processus de budget dans un sens stricte. Mais à la suite de cette première analyse, un réajustement des ressources a été fait. Les conclusions qui pourront être tirées de cette deuxième analyse par le ministère ne sont pas encore connues, mais il semble évident que des réserves assez importantes pour les acquisitions seront attribuées selon les résultats de cette analyse.

3. Une nouvelle gestion publique

Comme dans d'autres parties du secteur public, les bibliothèques de recherche danoises travaillent sur la modernisation depuis le mileu des années 80. Le but du processus de modernisation est une utilisation plus efficace des ressources, une plus grande productivité, une service a l'utilisateur rapide et de qualité. Il y a d'avantage de concentration sur les utilisateurs et sur la qualité du service rendu.

Au Ministère de l'Education, la méthode principale pour atteindre ce but est d'utiliser un système budgetaire. C'est un instrument assez rustique et qui ne prend pas en compte le point de vue des professionels. Le Ministère de la Culture utlise des contrats de gestion avec les grandes institutions qui sont sous sa tutelle. Pour le moment, ceci ne concerne qu'une seule bibliothèque, la Bibliothèque Universitaire d''Etat, (contrat 1993-1996 et un autre 1997-2000), mais un autre contrat entre le Ministère et la Bibliothèque Royale est en cours de réalisation. Ces contrats sont des accords (sans valeur légale) entre une institution et le ministère dont elle dépend. Le contrat définit les bûts de l'institution (augmenter le nombre de prêts; rétroconversion d'un catalogue; déveloper les revenus, etc.) et spécifie les conditions financières pour la durée du contrat ( dans le cas de la Bibliothèque universitaire et d'etat, c'ést un budget fixé sur quatre ans et des fonds supplémentaires pour les projets).

Il n'y a pas de doute que la gestion contractuelle est bien établie dans le secteur de la gestion publique et le concept se développe de plus en plus. Un des nouveaux éléments est l'introduction d'un 'contrat de directeur'. Ceçi est un contrat d'un an entre le directeur d'une institution de l'etat et le secrétaire permanent du ministère. S'il atteint les résultats spécifiés dans l'année, le directeur reçoit une augmentation.

A mon avis, la gestion par contrat est une méthode de gestion qui rend possible une combinaison de considérations de gestion 'externe' et des normes professionels 'interne'. Un des plus grands défis pour les bibliothèques aujourd'hui est de trouver le moyen de réconcilier ces deux element.