Este artículo presentará un informe sobre la comparación de servicios en el área de trabajo de referencia y servicios bibliotecarios generales en una biblioteca tradicional, una biblioteca totalmente automatizada y una biblioteca electrónica o "virtual". A este análisis le sigue una descripción de la digitación del fichero (un proyecto de retroconversión) y de los documentos parlamentarios en texto completo (un proyecto llamado "Biblioteca Electrónica--Parlamento Checo"). El documento finaliza con una descripción de un proyecto para crear un sistema de acceso para usuarios de la Biblioteca Parlamentaria basado en el conocimiento.
La era de la información, en comparación con la sociedad post-industrial, se caracteriza por el hecho de que se relacionará cada vez menos con el material y cada vez más con la información. Para ilustrar este punto: mientras una unidad de producción hace 20 años consistía de 80% de material y 20% de información, la situación actual es la contraria. o, para ponerlo de otra manera: Si usted quisiera vender su cuerpo como material biológico, recibiría alrededor de $7 en Nueva York. La mayor parte de su cuerpo es agua, un poco de calcio y unos cuantos oligoelementos importantes. No obstante, si quisiera vender su genoma, i.e. su información genética a un laboratorio, usted obtendría $ 7.000.
Existe otra forma de dramatizar el punto, la historia cuenta que se descompone el automóvil de un hombre. Tiene la suerte de que sucede muy cerca de un pueblo. Por lo tanto, toca a la puerta más cercana y pregunta a un campesino: "Disculpe, ¿usted sabe algo de automóviles? Mi automóvil acaba de descomponerse." "Bueno, no soy mecánico pero puedo mirarlo", dice el campesino. El campesino toma un desatornillador, levanta la tapa del motor, y mira un momento y ajusta algo. Dice: "Ahora debe estar bien". El automóvil realmente funciona, y el conductor dice con alegría: "Muchas gracias, me ha salvado. ¿Cuánto le debo?" "No es gran cosa", afirma el campesino. "Pero me encantaría darle algún dinero. Solo diga cuánto", insiste el conductor. "Está bien", accede el campesino, "deme cien dólares". La respuesta sorprendió mucho al conductor. "¿Qué? ¿Cien dólares? ¡Solo ajustó un tornillo!" "¿Quiere una factura detallada? Le haré una", es la respuesta. "Me interesa mucho", grita el dueño del automóvil. El campesino escribe: "Ajustar el tornillo: 1 dólar; saber cuál: 99 dólares".
De eso se trata la nueva era. Acerca de la capacidad de elegir la información adecuada en el momento adecuado. Saber cuándo, cómo y dónde buscar, y cómo no descubrir lo que ya se descubrió. Para los bibliotecarios significa que tenemos que brindar a los usuarios la información que soliciten, de la manera que la quieren, en el momento que la necesiten y en un lugar donde deseen que esté. La clave no es lo que una biblioteca como institución informativa puede ofrecer o lo que quiere ser. La clave es lo que se solicita.
Por consiguiente, estamos llegando a bibliotecas como ésta. La sociedad de información atraviesa etapas de evolución similares a las etapas de evolución de la biblioteca; pasando de la biblioteca tradicional, a la biblioteca automatizada, a la biblioteca electrónica y a la biblioteca "virtual". En el proceso, también cambian en forma muy dramática su formato histórico, sus principales objetivos y su gama de servicios.
Para explicarlo con claridad, podemos proyectar desde nuestra experiencia las diferencias entre las etapas evolutivas. Una biblioteca tradicional está llena de documentos impresos, lectores, bibliotecarios y gavetas con fichas. Una biblioteca automatizada, que brinda acceso a su documento impreso por medio del Catálogo de Acceso Público en Línea (OPAC, On-line Public Access Catalog) y que ha llevado a cabo una retroconversión de sus ficheros, no está equipada físicamente con gavetas para fichas (en algunas bibliotecas, las partes del frente se utilizan como decoración para las paredes). Una biblioteca electrónica, que está conectada a Internet, por medio de la cual proporciona acceso a sus colecciones de libros digitadas (originalmente impresas) en un formato electrónico, no tiene estantes con libros y revistas. Desde el punto de vista visual la biblioteca cada vez se hace más pequeña. La biblioteca virtual, tal como se conoce, en realidad no existe en forma física por lo que no necesita ningún bibliotecario. Sus recursos informativos pueden difundirse por todo el mundo, su información no se recopila. El acceso a la información se da en el lugar y en el momento que se produce. Por consiguiente, solo existe una relación entre el productor (autor o fuente de información) y el receptor (lector o usuario) de la información. En esta situación, el papel tradicional del bibliotecario como conservador y proveedor de información se hace completamente superfluo. No sabemos cuando se alcanzará esta etapa, o si alguna vez se dará.
Lo que sabemos y debemos tener en mente en nuestro trabajo es que los servicios bibliotecarios típicos, como mantener un catálogo y prestar libros, están perdiendo su importancia primaria original en una biblioteca electrónica (digital) a la cual estamos pasando todos. En la práctica, se puede ver en la reducción del número de préstamos de libros y de lectores de libros registrados. Al mismo tiempo, existe un aumento en el número de usuarios (consumidores de información). Esta tendencia se fortalecerá más debido a que:
Por lo general, las bibliotecas electrónicas se caracterizan por tres características principales:
Para ser más preciso, en la opinión de expertos, las características de las bibliotecas totalmente electrónicas son las siguientes:
Me agradaría examinar con más detalle tres aspectos. Su aplicación constituiría un importante paso en el avance de los servicios de la Biblioteca Parlamentaria y en su computarización.
La Biblioteca Parlamentaria de la República Checa posee alrededor de 200.000 volúmenes impresos registrados en sus ficheros. Se han acumulado desde la creación de la biblioteca en 1857 hasta 1993. La biblioteca dejó de elaborar ficheros desde que se estableció el sistema bibliotecario integrado Tinlib, el 1 de Enero de 1993. Éste da acceso a todos sus documentos por medio de OPAC. Al mismo tiempo, decidimos volver a catalogar en Tinlib todos los volúmenes recopilados desde la "Velvet Revolution", en 1989, y proporcionarlos por medio de OPAC. Las llamadas "colecciones vivas" se han vuelto a catalogar en tres años, simultáneamente con la mencionada recatalogación total de los libros de la biblioteca de 1989 a 1993. Esto significa que cada préstamo de libro de un documento antiguo acciona la recatalogación de este documento en el Tinlib, que lo convierte en parte del inventario del catálogo electrónico en línea.
Debido a que estaba claro que tomaría más de diez años conformar un catálogo en línea común, utilizando este tipo de recatalogación de cada libro (por año solo 1,5 de nuestra fuerza laboral vuelve a catalogar los nombres en el Tinlib de nuestra biblioteca, teniendo la biblioteca solo 14 empleados), decidimos persuadir a los miembros del Parlamento y la administración de la Cámara para que nos brindaran medios económicos para la retroconversión de los ficheros. Lo logramos a finales del año pasado. La Comisión Permanente del Parlamento para las Actividades Parlamento decidió, el 6 de noviembre de 1996, donar 1,000.000 CZK (alrededor de $33.300) para la retroconversión del catálogo de la biblioteca en 1997. Realizamos una encuesta sobre las demandas del proyecto de financiamiento por parte compañías privadas (incluyendo OCLC) relacionadas con estas actividades. La encuesta ha demostrado que el valor de la conversión de un fichero a un formato electrónico oscila entre 3 y 40 CZK, dependiendo del método y grado de perfección de la tecnología de retroconversión utilizada. Considerando que la colección contiene 200.000 piezas, los costos oscilarían entre 600.000 y 8,000.000 CZK. Debido a que solo tenemos 1,000.000 CZK a nuestra disposición, estamos tratando de escoger entre dos posibilidades:
El procedimiento de selección del proveedor se efectuará durante el segundo trimestre de 1997 como lo especifica la Ley sobre Órdenes Públicos, y toda esta etapa de retroconversión deberá terminarse para finales de año. Tomando en cuenta nuestros medios económicos, no importa cuál de las posibilidades mencionadas se escoja es un hecho que tendremos que continuar durante los años siguientes. El autor de este informe prefiere la primer posibilidad. Su ejecución permitirá la transferencia física de los ficheros y ahorraría espacio para utilizarlo en la ampliación de la colección de referencia de la sala de estudio con la inclusión de otros libros necesarios que no se pueden exhibir ahora.
En nuestra república, hemos establecido una cooperación cercana con el Departamento de Estudios de Ingeniería e Información Congnitivas de la Escuela de Economía en Praga que, luego de muchas discusiones, preparó durante 1996 y principios de 1997 un estudio de cerca de 50 páginas llamado "Búsqueda inteligente de recursos de información". El Director del Departamento de Estudios de Información y Ciencia Bibliotecaria de la Facultad de Filosofía de la Charles University en Praga hizo un análisis de este estudio. A continuación se presenta un resumen del contenido del estudio.
Las secciones introductorias del estudio analizan la situación actual: la estructura de los requisitos típicos de los usuarios, así como fuentes de información internas y externas del Parlamento y su utilización de acuerdo con encuestas realizadas en marzo de 1996 y enero de 1997. La próxima sección trata sobre tendencias generales en el desarrollo de sistemas de información heterogéneos con un énfasis en la integración de servicios de información y la influencia de la Internet en los sistemas de información.
La estructura propuesta del sistema de meta-información del Parlamento se basa en una división del sistema en tres niveles separados jerárquicamente. El más alto se refiere a la interfase del usuario y se lleva a cabo en un ambiente WWW. En el nivel medio, el mismo de meta-información contiene apoyo al usuario y el uso de un tesauro para facilitar la búsqueda. El nivel más bajo se refiere a las interfases lingüísticas y técnicas con fuentes de información individuales.
La siguiente sección se refiere al papel del tesauro EUROVOC (un tesauro multilingüe del Parlamento Europeo que trata sobre muchos campos) en el sistema de información del Parlamento y su integración en este sistema. La siguiente parte del estudio describe la actitud hacia las fuentes de información actuales y da algunas recomendaciones dirigidas al mejoramiento de su uso, especialmente por medio del establecimiento de un sistema de meta-información sobre la base de SGML. Éste se propone para ampliar la estructura de los documentos del Parlamento, que han sido almacenados como archivos de texto no estructurados, con información estructural. Se utilizaría el lenguaje computacional SGML. Éste haría más fácil la búsqueda de vínculos y documentos relacionados.
Esta sección que sigue trata sobre la búsqueda de información en la Internet y da recomendaciones para el sistema de información del Parlamento concerniente a la estrategia de acceso a fuentes de información desde Internet. Incluyen: creación y mantenimiento de una lista específica de fuentes de información (una lista global de páginas principales de servidores WWW adecuadas) para los propósitos del Parlamento, una lista especifica de fuentes de información relacionadas con eventos próximos y proyectos de ley discutidos, y una lista de máquinas de búsqueda confirmadas y de alta calidad.
El estudio concluye con una sección que trata sobre las posibilidades de la utilización de métodos de inteligencia artificial para dar soporte a los usuarios. Se proponen tres métodos de soporte: un experto en sistemas para crear menús en forma dinámica dependiendo del usuario, un experto para búsqueda de fuentes de información, y el uso de un agente inteligente de WWW.
Hay una gran distancia del estudio a la ejecución de aunque sea una pequeña parte de un sistema de meta-información de tipo cognitivo. El primer paso importante es, como siempre, obtener los medios de financiamiento necesarios. Tan pronto como sea posible, pretendemos utilizar algunos incentivos prácticos del estudio y el número de empleados en nuestras actividades de información.
La Biblioteca ya ha realizado algunos pasos preliminares en cercana colaboración con el Departamento de Tecnología Informativa de la Comisión del Parlamento. Con base en una propuesta de la firma privada ESU Praha para junio de 1995, la Biblioteca y el Departamento de Tecnología Informativa presentaron una propuesta para una biblioteca electrónica llamada "Parlamento Checo" al Directorio. El Directorio aprobó el proyecto y designó una Comisión de funcionarios de alto rango de su despacho para que realizaran una consideración final de la propuesta antes de que se anuncie un procedimiento de selección. La Comisión debía considerar la utilidad del proyecto, exponer su contenido y campo de acción así como tratar de encontrar algunos medios en el presupuesto de 1996 para comenzar el proyecto (el presupuesto del Despacho para 1996 ya había salido en el momento de la aprobación del proyecto). La Comisión decidió separar la conversión de los textos parlamentarios al formato electrónico de la producción y la distribución de un CD-ROM con el que el proyecto contaba como un transportador de información, y mantener un procedimiento de selección solo para la conversión. A finales de 1995, se realizó una encuesta de los precios en el mercado, la cual nos ayudó a calcular los costos estimados. Llegamos a la conclusión de que es posible llevar a cabo actividades que lleguen a 1,000.000 CZK en 1996.
La justificación del proyecto además argumenta que la compensación de inversión de los textos de la biblioteca electrónica podría no valorarse en forma adecuada en términos monetarios, pero sus principales propósitos son:
Todo el proyecto fue planeado para ponerse en práctica en tres años. Se decidió que se utilizaría el método llamado "nest-like", i.e. los documentos parlamentarios se convertirán en orden cronológico a un formato electrónico, en forma gradual desde períodos históricos claves de nuestra nación. En 1996, se convirtieron al formato electrónico los siguientes períodos de interés: documentos parlamentarios desde 1989 hasta el presente (Asamblea Federal, Consejo Nacional Checo, Parlamento de la República Checa), y desde 1968 hasta 1970, (Asamblea Nacional, establecimiento de la Asamblea Federal, establecimiento del Consejo Nacional Checo). En 1997, se están convirtiendo al formato electrónico los documentos parlamentarios desde 1945 a 1948 (Asamblea Legislativa, Asamblea Nacional), 1913 (final del Congreso Regional) y 1861 (renovación de actividades del Congreso Regional). Los documentos restantes se convertirán en 1998. Luego de que se terminen estas actividades , los textos se guardarán en varios CD-ROMs para satisfacer las necesidades del Parlamento de la República Checa. Para la producción y distribución de los CD-ROMs, se utilizará otro proceso de selección.
Dos compañías privadas ganaron el proceso de selección realizado a principios de 1996. Ofrecieron los mejores parámetros técnicos y financieros y al mismo tiempo efectuaron la más exitosa prueba de conversión de 10.000 páginas de texto. En la actualidad, casi la mitad del proyecto se ha completado, y el trabajo continúa. Ahora, nos gustaría efectuar una edición final de todos los documentos que se han convertido. Pretendemos ponerlos en la Internet para uso general a mediados de 1997. Cuando todo el proyecto se finalice el próximo año, la Biblioteca del Parlamento de la República Checa, al menos su fondo especial de documentos parlamentarios, funcionará 24 horas al día.
La importancia y utilidad de las bibliotecas, sin importar su tamaño, será mayor entre más rápido cambien de simples recopiladores, guardianes y prestamistas de documentos impresos a la posición de un experimentado buscador, evaluador y proveedor de información relevante de todos los portadores de información, incluso los portadores electrónicos. En otras palabras, su importancia será mayor en la medida que puedan aplicar más las tecnologías de información modernas dependiendo de sus medios humanos, económicos y técnicos así como participar en fuentes ricas, disponibles en la actualidad en bases de datos en línea, CD-ROMs y en la Internet, en coolaboración internacional para sus usuarios. Volviendo a la historia del reparador campesino al principio de este informe: depende de si los bibliotecarios serán capaces de adquirir y, con el tiempo, mantener su pericia con sus usuarios, al contar con los recursos técnicos para saber cuáles tornillos necesitan un ajuste. Nuestra tarea común es transformar las bibliotecas de almacenes (depósitos) de libros a una rica fuente o tesorería (repositorio) de información y al mismo tiempo servir como una puerta abierta que conduce a ello.