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   64th IFLA General Conference
   August 16 - August 21, 1998

 


Code Number: 052-134-F
Division Number: VI.
Professional Group: Statistics
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 134.
Simultaneous Interpretation:   Yes

Les Statistiques des Bibliothèques Specialisées au Royaume-Uni
Recueillir et Analyser les Données Statistiques Des "Bibliothèques Professionnelles" : Un Véritable Défi

David Spiller
Library and Information Statistics Unit (LISU),
Loughborough University
Loughborough, UK


Résumé:

Cette communication décrit quelques-unes des difficultés particulières aux enquêtes sur les bibliothèques spécialisées : elle s'appuie sur trois travaux récents auxquels la Library and Information Statistics Unit a participé. On trouvera une description des difficultés rencontrées dans la définition et l'identification des bibliothèques spécialisées, une analyse critique des sources d'information et une nomenclature des secteurs dans lesquels on répertorie des bibliothèques spécialisées. On examinera les raisons du faible taux de retour des questionnaires envoyés par courrier, les avantages et désavantages des différentes méthodologies d'échantillonnage, ainsi que les méthodes de recueil et de présentation des données quantitatives.


Contexte

Dans la plupart des pays, les bibliothèques spécialisées sont la partie la moins connue du monde des bibliothèques et de l'information. Le terme même de " bibliothèque spécialisée ", bien que généralement compris, est un terme non-descriptif, définissant le domaine plus par ce qu'il exclut (bibliothèques publiques, universitaires ou scolaires) que par ce qu'il inclut. Un terme plus approprié pour décrire le domaine serait peut-être "bibliothèques professionnelles": services dans des entreprises privées, des administrations ou des organismes para-publics, dispensant une information adaptée aux missions de l'organisation.

L'absence de cohérence est inhérent au domaine, étant donné la grande variété de tailles, spécialités et profils des différentes bibliothèques spécialisées et centres de documentation - sans mentionner le penchant naturel des entreprises à faire de la rétention d'informations quand il s'agit de leurs activités. La confidentialité peut cependant être préservée, et les bibliothécaires travaillant dans ces bibliothèques spécialisées n'ont pas besoin de se mettre à l'écart des puissants courants nationaux et internationaux d'évaluation et de comparaison des performances, pour mettre en œuvre une pratique conforme et améliorer leurs services. En fait, étant donné l'importance économique et sociale de ces institutions, et l'importance de l'information et de la documentation dans leurs activités, il semble urgent d'entreprendre une analyse de la qualité de leurs services d'information. Une fois sa fiabilité vérifiée, l'information sur un secteur entier peut être mise à la disposition des responsables des bibliothèques spécialisées, qui la fourniront à leur hiérarchie ; elle s'avérera également très précieuse pour tous les fournisseurs de ces secteurs : matériels et bases de données, équipement, formation permanente et enseignement.

Dans cette communication, j'aimerais indiquer pourquoi il est difficile de s'attaquer au problème, décrire le travail réalisé au Royaume-Uni au cours des dix dernières années, ainsi que les méthodologies qui se sont révélées les plus efficaces.

Travaux récents au Royaume-Uni

Au Royaume-Uni, trois études statistiques sur les bibliothèques spécialisées ont été conduites au cours des cinq dernières années :

  1. Statistiques des bibliothèques spécialisées du Royaume-Uni (1), par Pamela Berridge et John Sumsion, est un recueil des statistiques sur les bibliothèques spécialisées disponibles à l'époque de la publication (1994). Ce travail, financé par le Centre de recherche et d'innovation de la British Library peut être considéré comme déterminant : il a ouvert la voie à des travaux ultérieurs. Il se peut que ce type d'approche organisationnelle soit le point de départ idéal pour un pays qui décide d'aborder pour la première fois la question des bibliothèques spécialisées.

  2. Bilan statistique TFPL des bibliothèques spécialisées du Royaume-Uni (2), par Claire Creaser et David Spiller, tire profit des données recueillies en 1994 et 1996 par TFPL, fameux cabinet britannique de consultants, spécialistes du secteur de l'information.

  3. Bibliothèques professionnelles (3), également financé par le Centre de recherche et d'innovation de la British Library, est un projet en cours : une enquête par échantillon sur les bibliothèques spécialisées dans dix secteurs d'activité ; cette enquête s'appuie sur les conclusions du bilan TFPL - en particulier pour ce qui concerne l'évaluation des performances et l'utilisation des supports électroniques.

Un aperçu des données 1994 est présenté dans le tableau 1. Bien que très succinct, il donnait à l'époque une image nouvelle et intéressante de la taille comparée et de l'activité d'un certain nombre de bibliothèques spécialisées du Royaume-Uni.

Tableau

Problèmes

Sources

Une fois que les secteurs sont définis, il est nécessaire d'identifier toutes les bibliothèques des organismess appartenant aux secteurs listés. C'est une étape difficile. Les bibliothèques spécialisées sont rarement aussi bien localisées que leurs équivalents publics ou universitaires. Les répertoires existants sont rarement exhaustifs. Les répertoires des organismes appartenant aux secteurs listés ont tendance à être plus complets, mais donnent très peu souvent des informations détaillées sur leurs bibliothèques.

Parmi les sources qui se sont révélées utiles pour les projets mentionnées ci-dessus, citons :

Pour certaines de ces catégories, la nature commerciale des organismes auxquels appartiennent ces bibliothèques, et / ou la nature confidentielle de l'information détenue, imposent que l'accès à l'information sur les caractéristiques de la bibliothèque soit négocié - parfois contre paiement.

Taux de retour

Dans un article récent écrit par des collègues allemands (5), on remarquait avec regret qu'il était difficile d'atteindre un taux de réponse supérieur à 35% dans les enquêtes sur les bibliothèques spécialisées allemandes. Cette expérience se vérifie dans les enquêtes menées au Royaume-Uni. Une des raisons du phénomène réside dans le fait qu'il est difficile d'envoyer par voie postale les questionnaires au département approprié de l'organisme. Les différentes appellations utilisées (bibliothèque, unité d'information, centre de ressources, centre de recherche, centre de documentation, etc.) rendent la chose encore plus difficile. Le suivi téléphonique des questionnaires envoyés par voie postale est essentiel, et permet souvent d'établir - si l'on parvient à repérer l'interlocuteur approprié - que le questionnaire d'origine n'est jamais parvenu à destination.

Bien évidemment, un questionnaire sur la bibliothèque et / ou les services d'information a peu de chance d'être rempli si l'orgamisme destinataire n'a pas de bibliothèque. Ceci ne peut être déterminé - et encore - que par le suivi téléphonique. Dans l'enquête sur échantillon sur les Bibliothèques professionnelles, 14% des 897 organismes contactées ont indiqué qu'ils n'avaient pas de bibliothèque.

Une vue d'ensemble est proposée dans le tableau 2. Vingt-six des 98 organismes contactés dans le secteur des " Associations sans but lucratif " n'avaient pas de bibliothèque, alors que parmi les organismes du secteur " Industries alimentaires ", 58 sur 97 possédaient une bibliothèque. Ce taux de réponse laisse à penser que le type d'information amassé dans le secteur de l'industrie de transformation impose un type d'enquête complètement différent.

Tableau

Mis à part les facteurs techniques, il y a d'autres explications probables aux faibles retours. Dans beaucoup de bibliothèques spécialisées, il n'y a qu'un ou deux agents débordés, qui ne se réjouissent guère de la réception d'un questionnaire d'enquête. Les bibliothèques dépendant des entreprises sont, de manière tout à fait compréhensible, peu disposées à fournir une information confidentielle qui pourrait être utile à leurs concurrents (pour cette raison, il est préférable que les enquêtes émanent d'organismes extérieurs au secteur, ayant la réputation de ne pas divulguer leurs sources). De même, il n'y a pas une forte tradition de " benchmarking "au sein des bibliothèques spécialisées, en dépit de la fréquence de cette pratique dans les entreprises elles-mêmes. Il est peut-être possible aussi que les professionnels travaillant dans les bibliothèques spécialisées aient le sentiment que la valeur ajoutée qu'ils fournissent en regroupant et interprétant des informations pour leurs utilisateurs, ne peut pas être facilement traduite par le biais d'un questionnaire- et sur ce point ils ont probablement raison.

Méthodologies

Les différentes approches utilisées dans le bilan TFPL2 et dans Bibliothèques professionnelles3 sont intéressantes et instructives. TFPL a eu la bonne idée d'inclure quelques questions statistiques dans le questionnaire professionnel et biographique distribué à tous ceux qui ont fait l'objet d'un publipostage pour sa publication Who's who dans le monde de l'information au Royaume-Uni (6) . Les résultats de ces questionnaires ont ensuite été analysés en liaison avec la LISU. Le nombre impressionnant de réponses au questionnaire statistique - fournies par des individus travaillant dans 1 076 organismes en 1994 et 772 en 1996 - a sans aucun doute été la conséquence de la double approche retenue. De même la brièveté d'un questionnaire concentré en une seule page a été un atout. Cette approche impose cependant un travail de contrôle supplémentaire, pour éviter la redondance de données au cas où elles seraient fournies par plus d'un individu au sein d'une même bibliothèque ou d'un même service d'information.

L'enquête en cours Bibliothèques professionnelles est limitée à dix secteurs précis de bibliothèques spécialisées, et les bibliothèques interrogées ont été sélectionnées selon un échantillonnage aléatoire simple, établi d'après des sources variées. Le questionnaire était plus long (quatre pages) et le taux de réponse initial beaucoup plus faible : 150 questionnaires, soit 15% de l'échantillon - un taux qui a augmenté jusqu'à 31,8% à la suite de la relance téléphonique (qui n'a pas concerné les organismes qui avaient indiqué qu'ils n'avaient pas de bibliothèque).

En dépit des différences d'approche, les résultats - dans les domaines où des conclusions étaient disponibles grâce aux deux enquêtes - étaient largement comparables. Là où ils ne l'étaient pas, les contradictions pouvaient être essentiellement expliquées par les différences d'approche. Par exemple, l'approche de l'enquête TFPL, orientée vers le personnel des bibliothèques, a naturellement produit des réponses émanant d'organismes où une bibliothèque bien développée existait. La sélection aléatoire des organismes dans Bibliothèques professionnelles a engendré des informations au sujet d'organismes où il n'y avait pas de bibliothèque, ou dans lesquelles la bibliothèque / le service d'information était très petit ; beaucoup de résultats montraient en conséquence des moyennes plus basses.

Une autre différence concernait la manière dont on présentait les demandes d'information quantitative (budgets, collections, acquisitions, etc.). L'enquête TFPL a utilisé la méthode du questionnaire fermé, demandant aux personnes interrogées de cocher une case parmi cinq ou six, représentant différentes tranches de chiffres. Cette méthode explique probablement l'obtention d'un fort taux de réponse - particulièrement dans les domaines sensibles comme celui des budgets. Mais en analysant le questionnaire, on se rend compte que l'interprétation des résultats est incertaine dans toutes les tranches retenues (quand on sait que l'option " 5 000 £+ " peut cacher des chiffres variant entre 5 000 et 50 000 £). Bibliothèques professionnelles exigent des réponses plus précises et plus adaptées, si tant est qu'elles soient obtenues.

Quelle que soit la façon dont elle est recueillie, l'information quantitative ne saurait se passer, au stade de l'analyse, d'un traitement attentif. Les variations dans les réponses tendent à être beaucoup plus grandes qu'elles ne le sont dans les autres secteurs des bibliothèques et de l'information. Presque tous les secteurs sont caractérisés par l'existence d'un très petit nombre de très grandes bibliothèques tout en haut de l'échelle - avec pour conséquence une tendance à la production de moyennes fausses. Pour cette raison, les valeurs médianes sont un meilleur indicateur de la moyenne dans la plupart des cas.

Etant donné la rareté des enquêtes réalisées dans les bibliothèques spécialisées, la lacune principale concerne les tendances observables. Les données de l'enquête TFPL, qui se rapportent aux deux années 1994 et 1996, sont le début d'une série inscrite dans la durée et l'enquête Bibliothèques professionnelles va constituer un petit échantillon de bibliothèques spécialisées acceptant de fournir des informations chaque année : une analyse de tendances devrait donc être rendue possible d'ici à quelques années. Entre temps, quelques indications de tendances ont été obtenues par des questions figurant dans les deux enquêtes, par lesquelles on cherchait à déterminer si " les budgets, personnels, acquisitions, etc. étaient en augmentation ou en baisse ".

Quelques résultats

A partir de l'enquête Bibliothèques professionnelles, je souhaiterais commenter quelques résultats, extraits de la somme d'informations recueillies. J'espère qu'ils aideront à rendre clairs certains des points traités plus haut, à mettre en évidence un ou deux problèmes rencontrés dans les enquêtes sur les bibliothèques spécialisées - et par dessus tout qu'ils seront utiles aux professionnels de ces mêmes bibliothèques.

Utilisateurs

Les utilisateurs des bibliothèques spécialisées sont à la fois difficiles à quantifier et plus divers qu'on ne pourrait le supposer. On souhaite savoir quelle est la réelle utilisation de la bibliothèque ou des services d'information par le personnel de l'organisme (sur un ou plusieurs sites), mais aussi quelle utilisation en est faite par divers utilisateurs extérieurs : membres extérieurs (92% des bibliothèques des associations professionnelles leur sont accessibles) ; clients extérieurs (82% des bibliothèques des ministères et 75% des bibliothèques du secteur financier leur fournissent un service) ; grand public (69% des bibliothèques des associations sans but lucratif lui sont ouvertes).

L'information au sujet des groupes d'utilisateurs est présentée de manière différente dans le graphique 1 :

Graphique 1

Les organismes qui financent les bibliothèques spécialisées désirent aussi connaître le nombre réel d'utilisateurs réguliers, rapporté au nombre visé par la bibliothèque ou le service d'information dans ses objectifs. Dans Bibliothèques professionnelles, le nombre médian d'utilisateurs visés varie de 13 000 pour les associations professionnelles à 300 pour les associations sans but lucratif. Le pourcentage des utilisateurs réguliers par rapport aux utilisateurs visés varie de 46% dans les bibliothèques des ministères à 24% dans celles des associations professionnelles.

Dépense par utilisateur régulier

Les données concernant les utilisateurs deviennent encore plus intéressantes si elles sont reliées à d'autres informations. Le graphique 2 représente la dépense moyenne par utilisateur régulier. Il y a de nettes différences entre les secteurs, en ce qui concerne le niveau global de dépense comme en ce qui concerne les niveaux particuliers sur les quatre postes de dépense retenus. Par exemple, les bibliothèques du secteur pharmaceutique sont celles qui dépensent le plus, avec un accent particulier mis sur les périodiques. Les bibliothèques du secteur financier viennent en second, alors que, dans leur cas, la plus grande partie des dépenses est consacrée aux ressources en ligne. Le secteur des associations sans but lucratif est le seul secteur qui consacre l'essentiel de ses dépenses à l'achat de livres.

Fig. 2

Méthodes d'accès aux bases de données

Intéressons-nous maintenant aux ressources électroniques, dont on admet généralement qu'elles concernent plus les bibliothèques spécialisées, et plus rapidement, que les autres types de service de bibliothèque. Le graphique 3 présente secteur par secteur les modifications les plus rapides, à la hausse ou à la baisse, de l'usage des supports électroniques.

Fig. 3

Il y a là quelques points intéressants. Internet était fréquemment mentionné comme étant d'un usage croissant, comme on pouvait s'y attendre. L'utilisation des CD-ROMs était également signalée comme croissante dans de nombreux secteurs, mais, à la fois dans les bibliothèques du secteur pharmaceutique et dans les bibliothèques des sociétés de consultants en management, elle décroissait plus qu'elle ne croissait. L'observation la plus intéressante concernait peut-être les services en ligne. On aurait pu s'attendre à ce que les services en ligne fussent la principale victime de l'augmentation de l'utilisation d'Internet, et dans certains secteurs c'était le cas ; mais parmi les bibliothèques des secteurs " Consultants en management ", " Finance " et " Associations sans but lucratif ", leur usage était plus en hausse qu'en baisse. Le message semble être qu'il n'y a pas de modèle simple dans l'usage de l'information, et que chaque type de ressource trouve son propre équilibre dans des situations spécifiques.

Quand cette approche est étendue au nombre total de recherches, nous trouvons également une considérable diversité entre les secteurs. Le CD-ROM est généralement le mode de recherche le plus populaire, sauf dans l'industrie pharmaceutique, où les serveurs en ligne sont plus fréquemment utilisés. Le secteur de l'énergie fait un plus grand usage d'Internet que les autres secteurs. Les consultants en gestion sont ceux qui recourent le plus aux différentes techniques de recherche proposées.

Conclusion

J'espère que ce rapide résumé des trois projets - leurs approches, problèmes et méthodologies - jettera quelque éclairage sur les problèmes particuliers des enquêtes dans les bibliothèques spécialisées. Je suis persuadé que les conclusions présentées ici, ainsi que d'autres qu'il n'était pas possible de décrire par manque de place, prouvent l'utilité des enquêtes dans ce domaine, et la nécessité de poursuivre les travaux. Plus d'informations peuvent être glanées dans les publications elles-mêmes : les deux premières sont actuellement disponibles à la LISU 1 et 2 et la troisième doit être publiée sous peu 3 . Pour obtenir les informations les plus récentes, on consultera le site Web de la LISU :
" http://info.lboro.ac.uk/departments/dils/lisu/lisuhp.html ".

Référence

  1. BERRIDGE, Pamela et SUMSION, John : Statistiques des bibliothèques spécialisées du Royaume-Uni, ISBN 0 948848 64 2, Loughborough : LISU, 1994.

  2. CREASER, Claire et SPILLER, David : Bilan statistique TFPL des bibliothèques spécialisées du Royaume-Uni, ISBN 0 948848 93 6, Loughborough : LISU, 1997.

  3. Bibliothèques "professionnelles". Projet en cours à la LISU. Publication en été 1998.

  4. Association britannique et irlandaise des bibliothèques de droit : Répertoire des bibliothèques de droit de Grande-Bretagne et d'Irlande, 5ème éd., Hebden Bridge, Ressources díinformation légale Ltd pour BIALL, 1995.

  5. Statistiques des bibliothèques allemandes. E. JANKE : Réviser les statistiques des bibliothèques spécialisées allemandes : de la quantité à la qualité. Communication destinée à l'atelier européen pour les fournisseurs et utilisateurs de statistiques de bibliothèques. In : Télématique pour les bibliothèques. De la quantité à la qualité : recueil, analyse et utilisation des statistiques de bibliothèques. Atelier. Luxembourg, 9-10 décembre 1997. Commission européenne DGXIII-E4.

  6. NORDIN, Jorund B., éd. Who's who dans le monde de l'information au Royaume-Uni, 6ème éd. 1997, Londres : TFPL, 1997.