Point 14 de l'Agenda du Conseil¹

Rapport du Groupe de travail IFLA sur la révision des statuts et du règlement intérieur

Introduction :

Il y a plus de vingt ans que les statuts et le règlement intérieur n'ont pas connu de changements substantiels. Pendant cette période, le monde a connu des évolutions technologiques significatives, de plus en plus rapides, un besoin de réagir à ces changements ainsi que la globalisation du monde qui nous entoure.

En raison de ce nouveau contexte et persuadé que la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et d'institutions doit conserver son efficacité dans un tel contexte, le Bureau exécutif de l'IFLA créa un Groupe de travail sur la révision des Statuts et du Règlement intérieur. Cela fut fait après la Conférence de Copenhague in 1997. Le GT se réunit souvent pendant la conférence IFLA de 1998, développant sa philosophie et des recommandations pour améliorer la communication et la coordination entre les activités internes et externes de la Fédération. Il présenta un rapport préliminaire à une réunion conjointe du Bureau exécutif et du Bureau professionnel début décembre 1998. Les deux bureaux soutinrent de façon unanime les orientations du GT.

Avec ce soutien, le GT présente ici une information préalable et les recommandations pour discussion à la Conférence IFLA de Bangkok. La discussion formelle interviendra durant la réunion du Conseil, il y aura d'amples possibilités de discuter du projet pendant la conférence avec les membres du GT. À la fin de la Conférence, le Bureau exécutif demandera l'opinion de l'ensemble des membres sur la philosophie et les recommandations du GT. Après cette présentation, le GT continuera à développer ses recommandations en réécrivant les statuts et le règlement intérieur.

Warren Horton : Président du Groupe de travail sur la révision des statuts et du règlement intérieur. Avril 1999.

1. HISTORIQUE

Le GT sur la révision des statuts et du règlement intérieur a été créé par le Bureau exécutif après le congrès de Copenhague en 1997.

Les membres sont Warren Horton (Australie) Président, Marjorie Bloss (USA), Derek Law (UK), Sissel Nilsen (Norvège), Sally McCallum (USA), Carol Henry (IFLA Headquarters).

Les membres représentent un vaste éventail de compétences au sein de l'IFLA. Warren Horton a été Trésorier de l'IFLA, membre du Bureau exécutif et représentant du B.E. au Bureau professionnel. Marjorie Bloss est membre du Bureau professionnel. Derek Law est le Trésorier de l'IFLA, membre du Bureau exécutif et représentant du B.E. au Bureau professionnel. Sissel Nilsen préside le Bureau professionnel et est membre ex-officio du Bureau exécutif. Sally McCallum a aussi présidé le Bureau professionnel et été membre ex-officio du Bureau exécutif. Carol Henry, assistante de direction, fait partie du personnel de l'IFLA depuis de nombreuses années. Elle apporte une information historique très riche et pertinente sur le sujet à traiter.

La première intention était que le GT rende compte au B.E. à la Conférence de l'IFLA d'Amsterdam en août 1998. Mais le groupe n'aurait pas pu se réunir avant. Le programme fut donc revu pour permettre au GT de présenter un rapport préliminaire à une réunion conjointe du B.E. et du B.P. le 1er décembre 1998.

La possibilité de discuter de ses propositions avec le B.E. et le B.P. fut très appréciée par le GT. Le rapport présenté aujourd'hui tient compte des opinions émises à cette réunion du 1er décembre. Les recommandations ici présentées ont été approuvées à l'unanimité par les bureaux exécutif et professionnel.

Le GT n'avait pas reçu de cadre précis à sa mission. C'est pourquoi il passât quelque temps avant la conférence d'Amsterdam à définir la nature de celle-ci. Il fut décidé que :

• La mission de réviser les statuts et le règlement intérieur pouvait être aussi large ou étroite que le GT le souhaitait. Dans une perspective étroite, le GT aurait traité de changements techniques nécessaires pour faire mieux fonctionner la Fédération et améliorer quelques défauts connus des statuts et du règlement intérieur. Mais les statuts et le règlement intérieur reflètent la philosophie de la Fédération et doivent en même temps tenir compte des réalités de la fin des années 90. Les commentaires sur les documents circulant dans le GT suggéraient de prendre une vue plus large de la mission.
• Les statuts actuels ont été adoptés à Lausanne en 1976 et le règlement intérieur à Copenhague en 1979. Depuis lors, seuls des changements mineurs et techniques sont intervenus. Cela fait bien longtemps que la Fédération ne les a pas étudiés en profondeur. Le GT accepta cette analyse à la fois comme un défi et comme une obligation.
• Le GT pensa aussi qu'il était important d'utiliser les développements technologiques actuels pour améliorer l'organisation et faciliter la participation mondiale aux affaires de la Fédération. Il est utile de rappeler l'introduction du « IFLA Directory 1998-1999 » qui affirme que « À l'origine, l'IFLA a surtout eu pour centre d'intérêt l'Europe et le monde transatlantique parce que les relations internationales du monde des bibliothèques concernaient principalement les pays occidentaux. Mais, depuis la Deuxième Guerre mondiale, l'IFLA a progressivement élargi sa base géographique. Aujourd'hui, l'IFLA est présente dans 146 pays du monde. »

Ce n'est que récemment, en 1980, que l'IFLA s'est réunie hors d'Europe et des États-Unis, à Manille. Les statuts actuels et le règlement intérieur adoptés en 1976 et 1979 précédaient les techniques modernes de communication et témoignaient aussi d'un eurocentrisme certain.

2. QUI SOMMES-NOUS ET QUE VOULONS-NOUS ETRE ?

Le GT décida, à sa réunion d'Amsterdam, qu'il devrait d'abord analyser la situation actuelle de l'organisation et ce qu'il voulait qu'elle soit. Les points principaux et les priorités peuvent se résumer ainsi :

• La Fédération s'est traditionnellement considérée comme la voix des bibliothèques dans le monde ; elle est ouverte aux associations de bibliothécaires, aux bibliothèques et aux personnes. Le GT approuve à l'unanimité que l'IFLA continue à être principalement centrée sur les bibliothèques, mais demande qu'elle soit aussi ouverte aux documentalistes et professionnels de l'information. Le GT croit aussi que la combinaison d'associations, d'institutions et de personnes est essentielle à la bonne santé et à la croissance de la Fédération.

Celle-ci est une organisation humaine et la contribution d'individus à tous les niveaux est nécessaire à son efficacité et à sa vitalité. Sa structure administrative ne reflète pas actuellement ces principes et ne donne pas la possibilité à suffisamment d'individus d'être impliqués dans sa direction et ses activités.

Le nationalisme réduit beaucoup les possibilités pour la Fédération d'être un organisme vraiment mondial, surtout parce que les statuts et le règlement intérieur sont fondés sur des idées de 1970. Les points cruciaux sont :

• Dans les textes actuels sur le Bureau exécutif, les mécanismes rendent extrêmement difficile l'élection de personnes hors des grands pays développés qui ont formé des blocs traditionnels de pouvoir dans la Fédération. Cette concentration de pouvoir est mauvaise pour l'organisation. Elle élimine beaucoup de gens qui pourraient être très utiles à notre travail. De plus, elle interdit à la Fédération d'être perçue comme un organisme complètement international.
• Le système actuel de vote s'appuie sur la participation physique aux conseils biennaux et sur un vote complexe et étroit. Ils éliminent aussi beaucoup de nos membres. Il existe une possibilité de démocratiser la Fédération par l'introduction d'un nouveau système de vote, utilisant des techniques électroniques et des mécanismes de campagne contrôlée.

La direction et l'équipe de gestion de la Fédération pourraient être beaucoup plus efficaces. Ceci n'est pas pour dénigrer les progrès remarquables réalisés ces dernières années, en particulier sous la direction et l'initiative du précédent Secrétaire général, des derniers Présidents et des membres des Bureaux exécutif et professionnel. Les problèmes rencontrés sont  :

• La charge sur les responsables, dans la structure actuelle, en particulier sur les quatre responsables exécutifs (Président, vice-président, deuxième vice-président et Trésorier) et les membres des bureaux exécutif et professionnel ;
• Le besoin de dynamisme et de changement régulier dans les équipes de direction, compensé par l'expérience, suggère que le cycle actuel de six ans dans les postes de direction est trop long.
• Le besoin de donner aux membres plus de possibilités pour participer plus largement aux responsabilités et de partager la direction de la Fédération.
• Une meilleure définition des rôles et des responsabilités du Président comme chef élu de la Fédération et du Secrétaire général comme directeur exécutif.

Le GT pense que quelque chose a changé et apporte une occasion majeure de réformer la Fédération dans le nouvel environnement dans lequel elle vit. Les points principaux incluent :

• Les possibilités de communication et de participation dans le travail de la Fédération apportés par les nouvelles technologies de la communication. IFLANET a déjà beaucoup fait pour améliorer l'information et nous avons à peine commencé à explorer les possibilités créatives d'Internet ;
• L'accroissement et le changement des membres de l'IFLA dans les dernières décennies, sont non seulement géographiques mais aussi culturels ;
• La mondialisation des problèmes rencontrés par les bibliothèques ;
• La possibilité d'une implication plus grande de personnes d'Asie, d'Amérique latine, d'Afrique et des pays en développement.

3. UNE NOUVELLE STRUCTURE POUR LA FEDERATION

Il est donc nécessaire de prévoir une nouvelle structure pour la Fédération. Elle doit s'appuyer sur les principes suivants :

• La possibilité d'une plus large participation internationale des membres dans la définition de la politique ;
• Un système électoral plus démocratique tout en reconnaissant que la Fédération repose fortement sur une base d'associations et d'institutions ;
• Une intégration plus efficace de la politique et du travail professionnel de la Fédération.

4. LES PROGRAMMES FONDAMENTAUX

Les programmes fondamentaux actuels constituent une partie active et très importante des activités de la Fédération. Cependant, le GT a identifié des difficultés dans la mise en place de ces responsabilités essentielles. Pour définir une meilleure organisation des programmes fondamentaux, un sous-groupe composé de quatre membres des Bureau exécutif et professionnel a été établi. Il est composé de :

• Derek Law (Royaume-Uni), membre du Bureau exécutif et Trésorier.
• Lis Byberg (Norvège) Bureau professionnel
• Kay Raseroka (Botswana) Bureau exécutif
• Winston Tabb (USA) Bureau professionnel

Ils ont rédigé leurs commentaires à partir des recommandations 10 et 11 du présent document et ont analysé les problèmes suivants pour l'avenir des Programmes fondamentaux :

• Le changement de nature et l'accélération des activités technologiques dans les bibliothèques en général peuvent être mieux traités par des groupes de travail ad hoc permettant à la Fédération de mieux maîtriser ces priorités ;
• La possibilité de participer effectivement aux groupes de travail intergouvernementaux sur tous les continents ;
• Le besoin d'établir des mécanismes permanents d'évaluation du travail des programmes fondamentaux, de leur pertinence et de leurs priorités ;
• Des mécanismes plus souples de gestion administrative des programmes fondamentaux permettant notamment le partage de programmes entre des bibliothèques nationales ;
• Le besoin d'avoir un soutien actif des bibliothèques nationales aux activités de la Fédération, soit individuellement, soit par la Conférence des directeurs de bibliothèques nationales (CDNL) ;
• La vraisemblance d'un financement institutionnel assez faible pour les programmes fondamentaux tels qu'ils sont ;
• La possibilité d'attirer un meilleur financement des activités de recherche par la participation aux programmes de recherche gouvernementaux, par le sponsoring et autres soutiens.

5. DIVISION 8 (ACTIVITES REGIONALES)

Le futur de la Division 8 (activités régionales) a été au centre des discussions du GT. Il fut aussi le sujet de nombreux commentaires adressés au groupe. Ceux-ci soulignent l'importance des idées philosophiques dont la Fédération a entouré la Division 8 et ses trois centres régionaux : le soutien très fort aux bibliothèques des pays en développement.

Le GT soutient aussi la priorité donnée par la Fédération dans les dernières décennies à la promotion des bibliothèques et de la profession dans les pays en développement. Le GT croit aussi que ce soutien est essentiel à tous les membres de la Fédération. Il correspond aux ambitions de la Fédération d'être un organisme professionnel vraiment international. Il y a lieu d'être fier des réalisations de ces dernières années, comme le prouve la participation croissante des pays en développement dans les principaux organes dirigeants de la Fédération.

Cependant le GT croit que la Division 8 doit être supprimée (voir recommandation 12). L'idée force de cette recommandation de changement est de créer une organisation souple et dynamique, vraiment internationale dans ses objectifs et son gouvernement. Le GT pense que des mécanismes de gouvernement élargis et des possibilités nouvelles de communication fournissent les moyens de mieux intégrer les activités de la Division 8 dans le travail normal de la Fédération. On peut dire aussi que l'existence de la Division 8 ne profite à personne et que le temps est passé des structures spéciales bien pensées mais ayant perdu leur sens. Le fonctionnement du Conseil d'administration proposé ont eu une importante influence sur les réflexions du GT sur ce sujet.

Dans tous les cas, la conception actuelle des régions ne satisfait personne. Elles ont peu en commun et des désaccords permanents se manifestent sur leurs frontières. On peut dire aussi que l'existence de la Division 8 isole souvent ses membres dans une région et diminue les ouvertures.

Cela n'empêchera certainement pas la Fédération de continuer à soutenir, par des mécanismes spécifiques, des objectifs régionaux et des programmes tels que des bureaux dans certaines villes. Il est aussi important que la Fédération donne consciencieusement la priorité à une représentation géographiquement équilibrée dans ses instances dirigeantes.

6. FINANCES

Bien que les finances de la Fédération aient été hors de la compétence du GT, celui-ci a considéré les conséquences de ses propositions dans les grandes lignes. Il croit que ses recommandations sont réalisables dans les limites des objectifs financiers globaux de la Fédération sans prendre de risques majeurs.

Le GT a considéré que, tout en équilibrant le changement avec le réalisme économique, le besoin de changement est important.

Nous encourageons la Fédération à travailler activement avec la Conférence des directeurs de bibliothèques nationales (CDNL) pour explorer de nouveaux mécanismes de financement des projets technologiques et de recherche de la Fédération, incluant de nouveaux mécanismes de financement partagé. Il y a sûrement des possibilités de nouvelles approches des moyens de travailler ensemble dans l'intérêt de la communauté internationale.

7. ACTION FUTURE

Le rapport du GT décrit largement les principes et les méthodes de gouvernement qui pourraient créer une Fédération plus dynamique en lui permettant de fonctionner de façon plus souple et comme une organisation plus internationale. Ce que le GT propose va exiger beaucoup de générosité de la part des groupes de pouvoir de la Fédération dans sa structure actuelle. Mais nous croyons à l'existence de cette bonne volonté et de l'intérêt pour le futur de la Fédération.

On doit dire que le GT a analysé beaucoup d'autres mécanismes à Amsterdam. Par exemple : le nombre de sections auxquelles ont droit les associations et les institutions membres ; les conditions de candidature des institutions dans les comités permanents ; les critères de recrutement pour les responsables des tables rondes ; les relations entre, et à l'intérieur, des comités permanents, des tables rondes, des groupes de discussion et autres groupes dans la structure actuelle de ces comités ; la constitution des comités permanents à partir des membres de l'IFLA. Tous ces sujets ne sont pas analysés ici puisqu'ils le seront lors des prochaines étapes.

Espérant un soutien solide de la conférence IFLA de Bangkok à ces changements, une série de propositions sera préparée pour une réunion du Conseil à la conférence IFLA de Jérusalem en 2000. Elles incluront une réécriture complète des statuts et du règlement intérieur qui prendront en compte les problèmes de procédures inclus dans le point 7.2.

RECOMMANDATIONS

Recommandation 1

Que le Conseil (assemblée générale) reste l'organe de direction de la Fédération, mais se réunisse annuellement.

Commentaire :

La conférence annuelle de l'IFLA est l'occasion presque unique pour les membres de la Fédération de se rencontrer et de participer à son activité. Il est par conséquent normal que le Conseil continue à être l'organe directeur, mais en se réunissant chaque année. Les sujets officiels traités par le Conseil, tels que les élections ou des changements de statuts et du règlement intérieur seront débattus tous les deux ans. Le Bureau exécutif peut, cependant appeler une session extraordinaire du Conseil « pour décider de sujets très importants ne souffrant d'aucun délai. » (voir les articles 11.3 et 11.4 des statuts et du règlement intérieur actuels). D'où la décision de convoquer un conseil extraordinaire l'an prochain à Jérusalem.

Recommandation 2

Que les mécanismes actuels de direction soient remplacés par :

1. Un Conseil d'administration d'au moins 25 membres et de 30 au plus, responsable de la politique générale et des activités professionnelles de la Fédération. Il sera élu tous les deux ans pour tous les membres par vote électronique. Le résultat sera proclamé au prochain conseil. Le mandat des membres du conseil d'administration est de deux ans renouvelable une seule fois pour deux ans. Le conseil se réunit pendant la conférence de l'IFLA et plus fréquemment si nécessaire.
2. Les membres du conseil d'administration sont : un président, un vice-président (futur président), directement élus à ce poste au suffrage universel par tous les membres de l'IFLA  ; un deuxième vice-président et un trésorier élu par le conseil d'administration parmi ses membres ; treize membres élus par l'assemblée générale (Conseil) et des membres élus par le Bureau professionnel pour représenter les divisions ainsi que le président élu du Bureau professionnel.
3. Un système électoral fondé sur une combinaison de vote électronique et postal, permettant à tous les membres de l'IFLA de participer au processus électoral pour le conseil d'administration.

Commentaire :

Le conseil d'administration devra superviser à la fois les activités de l'IFLA et la politique de développement de la Fédération. Dans la structure actuelle, le B.E. s'occupe surtout des affaires administratives de la Fédération, alors que le Bureau professionnel s'occupe de la programmation des tâches. Les deux groupes se recoupent en grande partie, ce qui a été reconnu durant les réunions conjointes. Insister sur un seul conseil s'occupant à la fois des tâches administratives et des travaux professionnels accroîtra l'efficacité et l'efficience de la Fédération. Ce qui n'élimine pas la possibilité de créer des groupes responsables d'activités spécifiques (voir recommandation 9). De même, un sous-groupe du conseil d'administration existera en tant que Bureau exécutif de la Fédération (voir recommandation 7 et 8).

Accroître le nombre de membres du conseil d'administration élargit le pouvoir de la Fédération de plusieurs façons. Il offre la possibilité à des membres de nombreux pays de s'investir dans la direction de la Fédération. Il réduit la culture du vote bloqué par la présence de plus nombreux votants. Il offre à la Fédération une base plus internationale pour ses activités.

Le conseil d'administration doit être très actif dans les activités et le développement de la politique de la Fédération entre les conférences par le courrier électronique et autres moyens. C'est l'explication des mots « selon délégation du conseil d'administration » dans la recommandation 7.

Recommandation 3

Que le mécanisme actuel d'élection du Président de la Fédération soit remplacé par un système différent : un premier vice-président (président élu) élu par tous les membres de l'IFLA pour un mandat de deux ans, suivi d'un mandat de président de deux ans. Ces mandats étant non renouvelables.

Commentaire :

Cela signifie que ceux qui sont élus pour présider la Fédération auront un mandat maximal de quatre ans, deux comme vice-président et deux comme président et ne sont pas rééligibles. Ce cycle élargit les possibilités pour chaque membre de servir la Fédération en tant que président. Cette souplesse et la brièveté des mandats permettront à plus de membres d'envisager ces postes prestigieux tout en les comparant avec la charge de travail.

Recommandation 4

Qu'à la mort ou à la démission d'un président, le premier vice-président devienne immédiatement président, terminant le mandat du président et effectuant son propre mandat de deux ans.

Recommandation 5

Qu'en cas de décès ou de démission du premier vice-président, le conseil d'administration élise un de ses membres pour terminer le mandat en cours, en espérant que cette personne pourra se présenter à la prochaine élection de premier vice-président.

Commentaire :

Ces deux recommandations sont des mécanismes normaux de transition nécessaires pour l'attribution des postes vacants en cas de décès ou de démission.

Recommandation 6

Que tous les membres, y compris ceux qui ont été présidents ou premier vice-président de la Fédération, puissent être candidats à la première élection suivant l'adoption des nouveaux statuts et du règlement intérieur tels qu'ils sont définis dans la recommandation 3. (En d'autres mots, les membres actuels du Bureau exécutif, y inclus le président actuel peuvent se présenter à l'élection du président ou du premier vice-président en 2001.)

Recommandation 7

Qu'un comité exécutif soit établi, avec délégation de pouvoirs du conseil d'administration pour superviser les activités de la Fédération entre les réunions du conseil d'administration.

Recommandation 8

Que le comité exécutif soit composé du président, de deux vice-présidents, (dont le président-élu désigné par le Conseil), le trésorier, et deux autres membres du conseil d'administration élus tous les deux ans par les membres.

Recommandation 9

Qu'un Comité professionnel soit créé, sous-groupe du conseil d'administration pour les activités professionnelles de la Fédération. Un représentant de chaque division de l'IFLA et un président sera élu selon la procédure actuelle pour le Bureau professionnel. D'autres membres provenant des programmes fondamentaux de l'IFLA seront élus par le conseil d'administration.

Commentaire :

Les activités professionnelles de la Fédération sont essentielles pour son dynamisme et l'intérêt de ses membres. Cette recommandation fournit une meilleure coordination et communication entre les responsables de la politique générale de l'IFLA et les activités professionnelles. Ce comité facilitera les procédures et permettra une meilleure compréhension des problèmes apportant un soutien plus complet aux activités professionnelles y compris celles des pays en développement.

Le GT remarque aussi la création ces dernières années de deux commités puissants sur des sujets précis : le Comité sur le copyright et autres domaines juridiques (CLM) ; le Comité sur l'accès libre à l'information et la liberté d'expression (FAIFE). Ces nouveaux mécanismes pourront recevoir un meilleur soutien pour leurs opérations.

Recommandation 10

Que la Fédération adopte un programme d'activités fondamentales en redéfinissant leurs priorités professionnelles et en analysant les programmes fondamentaux actuels.

Recommandation 11

Que le conseil d'administration, prenant l'avis du Comité professionnel, s'assure que les activités fondamentales relèvent bien du Programme à moyen terme de la Fédération (MTP).

Commentaire :

Voir la section 4 pour les réflexions du GT sur les recommandations 10 et 11.

Recommandation 12

Que la division 8 soit supprimée dans le cadre de la nouvelle structure proposée pour la Fédération (voir section 5).

Recommandation 13

Que le Bureau exécutif utilise ce rapport comme base pour les discutions à la Conférence IFLA de Bangkok afin d'analyser les principes soutenant les propositions d'une profonde réforme des statuts et du règlement intérieur de la Fédération. Que le Bureau prenne toutes les décisions nécessaires pour que les changements puissent être réalisés à la Conférence annuelle de l'IFLA en 2000 à Jérusalem. Elles peuvent comprendre :

Adopter le concept de vote électronique afin qu'il puisse être appliqué pour les élections de 2001.

Rédiger les nouveaux statuts et le règlement intérieur décrivant la nouvelle structure telle que décrite dans ce document, ainsi que la structure des comités de l'IFLA.

Adopter la nouvelle structure de façon que les élections pour le président, le premier vice-président et le conseil d'administration puissent avoir lieu pendant la Conférence de l'IFLA en 2001.

6 avril 1999

1. Le mot « conseil » a été conservé par fidélité à l'anglais, mais selon la terminologie française des associations, il s'agit de l'assemblée générale.