Code Number: 007-112-F
Division Number: II
Professional Group: Art Libraries
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 112
Simultaneous Interpretation:   No

Connecter des images et des données bibliographiques grâce à la coopération : créer un outil pour l'enseignement à distance

Abstract

Cette communication présente et met l'accent sur un tel projet. Il s'agit d'un effort commun, sponsorisé par l'Ameritech Company, grâce à un financement considérable et concerne l'Akron Art Museum, l'université d'Akron (ses bibliothèques, son centre de nouveaux média, et sa faculté d'enseignement), la bibliothèque d'Etat et le consortium multimédia OhioLink. Le projet combine un catalogagage informatisé de la bibliothèque du musée avec la création d'un site web incluant des images de la collection permanente du musée. Le but de ce financement était de trouver le logiciel capable de connecter l'information bibliographique avec l'image à la fois dans le catalogue de la bibliothèque (qui est partagé avec l'université) et la base de données sur le web. Une fois terminé, certaines parties de ce produit web musée / bibliothèque peuvent être exploitées en tant qu'outil éducatif puissant et accessible qui peut servir dans le musée lui-même, et à l'extérieur dans la région métropolitaine et partout où les ressources basées sur le web sont accessibles.

Paper

Contexte:

En 1997, les bibliothèques universitaires de l'Université d'Akron (Akron, Ohio, USA), établirent une coopération formelle avec l'Akron Art Museum en aidant la bibliothèque du musée à s'organiser et à s'informatiser. Les bibliothèques universitaires ont entrepris le catalogage des acquisitions. Elles fournissent (gratuitement) la main d'oeuvre pour tout ce qui concerne les commandes, l'enregistrement, le paiement, le catalogage, la reliure, et le traitement physique, alors que le Musée ne paie que les coûts des acquisitions et autres fournisseurs. Pour sa part, le musée est responsable de ce qui est payé à l'OCLC pour l'utilisation de son système bibliographique.

Le musée est géré comme un département virtuel au sein du catalogue des bibliothèques universitaires et il fournit en contrepartie des copies des articles dans le cadre du prêt inter bibliothèques. Le musée permet à la faculté et aux étudiants de consulter les ouvrages sur place. Le recouvrement des publications en séries dans les deux institutions a été rationalisée, ce qui fait que chaque bibliothèque possède une plus grande sélection de périodiques.

L'abonnement au groupement de bibliothèques, spécifiquement OCLC, Ohionet et OhioLink a été obtenu par le musée. Les employés du musée peuvent utiliser les collections et les services des bibliothèques universitaires, et ils peuvent également utiliser les ressources de l'Etat disponibles via OhioLink.

Les deux bibliothèques ont mis sur pied une coopération dans l'acquisition des documents afin de renforcer les domaines d'intérêt académique et de recherche dans les deux institutions. Des programmes de stages pour les étudiants de l'Université ont été développés ainsi que des expositions montrant à la fois les oeuvres d'art et les documents bibliographiques.

Le Projet :

Pendant toute cette période, les bibliothèques de l'université et du musée recherchaient d'autres façons d'aider à développer le programme des services de la bibliothèque du musée. Un des projets concernait la conversion rétrospective du catalogue sur fiche du musée. Par ailleurs, puisque la bibliothèque du musée était connectée au serveur de l'université en tant que département virtuel des bibliothèques universitaires, il y eut la possibilité de créer de nombreux liens entre les pages web. Le catalogue en ligne des bibliothèques universitaires est disponible sur le web, ce qui a entraîné le développement de la page web de la bibliothèque du musée, avec des liens importants entre les collections en art et les notices bibliographiques qui lui étaient associées. L'idée fut étendue pour inclure des liens vers une plus large collection de l'université.

Ce fut l'occasion d'obtenir une subvention d'un montant de $150 000 (le maximum permis) grâce à la générosité d'une société de télécommunications, Ameritech. Le financement était basé sur un calendrier de deux ans, depuis la conception initiale et la conversion des fichiers jusqu'au test et à l'évaluation de l'élément éducatif qui sera décrit plus loin dans cette communication. La proposition, appelée « the Ameritech artSmart Project », s'était donnée pour buts :

Fournir pour la première fois au public en ligne un accès public à toutes les ressources de la bibliothèque du musée et intégrer les données bibliographiques dans les importantes collections de l'Université.

Ce projet incluait, sur une période de 9 mois, la conversion rétrospective du catalogue de la bibliothèque du musée qui comprend 6 000 titres. Il comprenait aussi le catalogage d'un petit reliquat de documents, un fichier de périodiques, quelques documents audiovisuels, et 3 000 catalogues d'exposition.

Plus d'un tiers de l'argent alloué à ce projet fut consacré à ce but. Les institutions ont décidé qu'il était plus judicieux d'investir sur la conversion des notices des collections à ce stade, de telle sorte que d'autres aspects du projet pourraient être mis en œuvre, soit dans le cadre du calendrier associé aux ressources financières, soit plus tard.

Fournir un accès aux collections permanentes du musée

Bien que l'intention finale soit de publier les images des 3 000 oeuvres d'art qui représentent la collection permanente du musée, les deux institutions décidèrent de choisir les 200 pièces les plus importantes pour la phase initiale. Ce plus petit nombre rendait le projet plus faisable économiquement et sur la durée de deux ans. Ces deux points ont suggéré qu'il est mieux de réaliser de plus petits échantillons que d'essayer de trop faire en un seul projet.

Dans le cadre d'un projet précédent, 100 images avaient déjà été créées. Heureusement, ces images avaient été préparées pour bien correspondre aux normes adoptées par OhioLink et par le centre des nouveaux média de l'université. Les artistes ont été contacté individuellement pour obtenir la permission d'utiliser leurs images, lorsque cela était nécessaire.

Ainsi, le pari principal de ce projet fut de trouver les moyens de faire des liens appropriés entre les images, le site web et les informations bibliographiques des deux bibliothèques. La plupart des efforts portèrent sur les coûts de développement d'un logiciel qui accomplirait ce travail.

Donner un accès à la collection à un plus grand nombre de personnes possible

Selon l'association de documentation du musée, « un tiers des demandes reçues par le musée n'ont pas de rapport direct avec les oeuvres elles-mêmes ». La plupart des gens, semble-t-il, « recherchent des explications, le contexte et une information approfondie ». Ainsi, la relation entre les oeuvres et l'information les concernant garde tout son sens.

Pour le projet, le musée a collecté des informations biographiques et bibliographiques sur les artistes et leurs oeuvres. L'information a été transférée dans la page web, avec des liens hyper-texte entre les mots-clés et les données bibliographiques du catalogue électronique partagé par les deux institutions. Les bibliothèques de l'université ont entrepris l'acquisition de toutes les oeuvres citées dans les bio-bibliographies, mais qui ne figuraient pas déjà dans les collections, afin d'assurer un produit fini complet. Des liens furent également faits entre les notices supplémentaires du catalogue de la bibliothèque et les notices du site web, si bien qu'un utilisateur pouvait avoir une approche soit par sujet, soit par projet.

Cette seule idée a donné son caractère unique à ce projet, c'est à dire, le lien entre les données textuelles, les images et les données bibliographiques. Les autres sites web éducatifs ressemblent généralement à des outils de recherche pour bibliothèques, dans la mesure où ils incorporent un texte organisé par sujet avec des données bibliographiques pour les oeuvres en rapport. Les sites varient entre ceux qui proposent un texte illustré de liens vers les images des oeuvres à ceux qui proposent des recherches par grande catégorie de sujet et qui intègrent l'ensemble des collections du musée. Dans certains cas, il y a un catalogage de type méta données qui décrit l'œuvre, mais il n'y a pas de connections aux notices bibliographiques qui représentent les collections d'une bibliothèque.

Dans les sites de musées, l'information existe souvent déjà sous forme de pages concernant des expositions, des artistes ou des média artistiques et permet donc peu de choix aux chercheurs en ce qui concerne les autres éléments qu'il pourrait récupérer.

Sur le site d'Akron, un utilisateur de la bibliothèque ou du musée pourra voir une image d'une photographie, par exemple d'Ansel Adams. Avec cette image, il trouvera des informations sur Adams en tant qu'artiste, sur la photographie comme médium, ou sur le sujet de la photographie, avec à chaque fois des liens appropriés vers les oeuvres et les autres matériaux conservés dans les bibliothèques et qui sont en relation soit avec le sujet en général, soit avec la photographie elle-même. S'il existe des articles de périodiques, ils seront numérisés et conservés dans le système d'archivage électronique des bibliothèques et un lien sera créé vers la page web du musée.

A l'inverse, un lecteur de la bibliothèque, qui fait une recherche sur Ansel Adams en utilisant le catalogue de la bibliothèque, pourra rencontrer une entrée sur la photographie et verra une notice pour l'image numérisée qui se trouve dans la collection du musée généralement sous le nom de l'artiste et dans la catégorie du sujet. A ce stade, le lecteur pourra trouver d'autres informations bio-bibliographiques et aussi l'image sur le site du musée.

Ce processus est une extension de la notion des « voir aussi » que l'on trouve dans les catalogues des bibliothèques. Un résultat secondaire de ce processus et une des raisons pour entamer une telle coopération, serait d'inciter le lecteur à visiter le musée dans le cadre de ces aventures de chercheur. Les présentations qui sont parfois données avant des spectacles (comme par exemple un opéra, lorsqu'un critique savant prépare les spectateurs à assister à une œuvre peu familière) correspondent à l'idée que, en général, les gens acceptent plus facilement et aiment ce qu'ils ont déjà appris à comprendre. L'éducateur des arts peut donc aider en apprenant aux gens à connaître les arts, et engendre ainsi un désir de mieux connaître les arts.

Les logiciels qui permettraient la mise en œuvre de cette notion éducative ont changé au fur et à mesure que le projet a avancé. Le groupement d'Etat OhioLink s'est fortement intéressé aux images et autres nouveaux média. Les bibliothèques de l'université et la bibliothèque du musée ont formulé une demande pour que OhioLink fournisse les logiciels appropriés pour la description et autre catalogage des informations-clés (méta données) au sujet des oeuvres conservées par les deux institutions. L'information descriptive a été reconstruite à partir d'enregistrements sur disque qui avaient été préparés par le musée et qui devaient être conservés sur le site de l'université.

En résumé, les images sont conservées dans OhioLink, les notices bibliographiques sont conservées dans le catalogue de la bibliothèque et les informations biographiques et autres informations bibliographiques sont disponibles à la fois sur les sites web de l'université et du musée. De plus, les informations de catalogage de type méta données, passent à travers OhioLink pour arriver dans un fichier de données séparé et conservé par l'université. Ces bases de données, dont certaines sont nouvelles, ont requis une interface commune vers le site du musée et vers le catalogue en ligne des bibliothèques qui va pouvoir afficher les images et l'information bibliographique associée.

Un contrat a été accordé à une société de conception graphique pour trouver des moyens de faire appel à l'information de tous les cinq « lieux » et de les combiner de manières utile pour les employés, les éducateurs ou les lecteurs. La navigation incorpore des capacités de recherche et de feuilletage et un déplacement libre entre le site du musée et le catalogue des bibliothèques universitaires d'Akron. Des outils interactifs ont été développé pour permettre une interaction à la fois pour les visiteurs du site du musée et pour le personnel du musée.

Il était particulièrement important que les moyens de construction de liens entre les différentes sources d'information puissent être mis à jour de manière facile afin que, lorsque d'autres images et d'autres textes seront ajoutés, on puisse trouver dans le produit original le moyen de les retrouver. L'idée était de disposer d'un logiciel qui pourrait servir lors des extensions futures et qui correspondrait aux faibles ressources financières des institutions.

La grande souplesse du produit permet à l'éducateur ou au chercheur de combiner les résultats de ses recherches de différentes façons en fonction de ses besoins éducatifs. Cette souplesse prête au produit une bonne qualité académique. En fait, cela correspond à l'idée (et a même aidé à définir celle-ci) qui se trouve derrière la conception de la base de données multimédia d'OhioLink, par laquelle toute personne qui cherche de l'information peur combiner les résultats pour ses propres besoins pédagogiques.

Donner de l'information à la communauté, et particulièrement aux éducateurs, sur les oeuvres d'art à travers de nouveaux mécanismes et adapter ceux-ci à leurs besoins.

Le personnel du musée travaille avec un consultant externe de technologie éducative pour les arts afin de développer les textes pour les trois unités pédagogiques pilote qui peuvent être utilisés par les enseignants et les familles. Les éducateurs du musée rendent visite régulièrement aux écoles de la région. Grâce à ce travail, ils pourront se connecter au site à travers le équipements électroniques dans les écoles (peut-être en utilisant le réseau des salles de classe électroniques, créé par l'université sur plusieurs sites géographiques dans un rayon de 80 km dans toutes les directions à partir du centre ville). Le site deviendra essentiellement une sorte de diaporama itinérant qui pourra s'adapter facilement en fonction du lieu où se trouve l'éducateur à tel ou tel moment, et en fonction du type d'enseignement qui doit être présenté.

Par ailleurs, des ressources d'information d'accompagnement sont disponibles dans plusieurs langues, qui peuvent être sélectionnées (et même ajoutées potentiellemet) par des éducateurs et chercheurs à travers le monde. Des sites éducatifs semblent être des éléments substantiels dans la mondialisation de l'éducation.

Conclusion:

L'intégration du catalogue et du site web du musée avec ceux de l'université d'Akron et de OhioLink fournit une visibilité que l'institution d'art n'aurait pas pu accomplir seule. Les musées représentent l'une des ressources de l'Internet les plus fréquemment utilisées. La présence de ce musée sera enrichie grâce aux connections bibliographiques que son site intègre et aussi en raison du lien fort vers les composants éducatifs qui sont en cours de développement dans le cadre du projet.

L'université obtient une sorte de merveilleuse ressource laboratoire pour ses étudiants grâce à l'association avec un musée d'art proche. En raison de la collaboration avec le musée, les étudiants ont la possibilité de voir et d'apprendre les oeuvres d'art dans leur contexte biographique, historique, social, psychologique et politique. Ceci valorise les oeuvres d'art comme on ne l'a jamais fait auparavant.