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To Bangkok Conference programme

65th IFLA Council and General
Conference

Bangkok, Thailand,
August 20 - August 28, 1999


Code Number: 108-131-S
Division Number: IV
Professional Group: Cataloguing
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 131
Simultaneous Interpretation:   No

Sobre el uso del estudio "Functional Requirements for Bibliographic Records" en la enseñanza de la catalogación

Kirsten Strunck
Department of Information Studies
Royal School of Library and Information Science
Copenhagen, Denmark


Abstract

En Dinamarca se ha elegido el informe Functional Requirements for Bibliographic Records del Study Group on Functional Requirements for Bibliographic Records de la IFLA como base teórica para la enseñanza de la catalogación. Esta presentación ilustra cómo las ideas del informe se han llevado a la práctica en la enseñanza de la catalogación en la Royal School of Library and Information Science. La experiencia ha sido satisfactoria y se intenta continuar el desarrollo del curriculum sobre esta base teórica.


Paper

INTRODUCCIÓN

En Dinamarca hay una larga tradición en la enseñanza de la catalogación según la cual el énfasis se pone en el porqué de la catalogación y no tanto en el cómo. Las reglas de catalogación y la política catalográfica pueden variar de biblioteca en biblioteca y de un producto a otro. Es por ello que se da prioridad a la enseñanza de los fundamentos de la disciplina con la finalidad de que los alumnos entiendan las razones básicas en las que se fundamenta la representación de los documentos.

En Dinamarca tenemos estándares comunes de catalogación y formatos que se usan en la bibliografía nacional, en las bibliotecas públicas y en muchas de las bibliotecas de investigación. Estos estándares son modificaciones de las AACR2 y del formato MARC. Los estudiantes daneses de biblioteconomía están familiarizados con estos estándares y se les forma, hasta cierto punto, para producir registros acordes con ellos -sobre todo a través de la autoformación. Si más tarde estos estudiantes tienen que catalogar en una biblioteca u otro centro necesitarán una formación adicional en el lugar de trabajo para aprender el detalle de las normas.

Se utiliza el concepto de control bibliográfico como punto de partida de la enseñanza de la catalogación. Actualmente, este control bibliográfico se consigue a través de la producción de registros bibliográficos y representaciones similares de documentos en formato legible por ordenador.

Antes de la aparición del estudio Functional Requirements for Bibliogaphic Records se usaban los dos textos siguientes como marco de referencia para definir los requerimientos de datos necesarios en los registros bibliográficos:

  • Objects of the Catalog de Charles A. Cutter
  • Functions of the catalogue, tal como las definen los Principios de París

Las ventajas de usar los Objetivos del catálogo de Cutter eran que expresaban los requerimientos de:

  • la descripción de documentos
  • las funciones agrupativa y relacional del catálogo, que pueden conseguirse a partir de encabezamientos normativos
  • los datos de materias

Las desventajas de usar la formulación de Cutter en los años 90 son:

  • la terminología de Cutter parece obsoleta
  • Cutter no reconoce explícitamente las discrepancia entre obra y manifestación

Los Principios de París sí que reconocen explícitamente la discrepancia entre obra y manifestación. Pero, por otro lado, tienen la desventaja de que sólo tratan los encabezamientos de autor y de datos de título.

El estudio Functional Requirements for Bibliographic Records, en su versión borrador, se integró en los materiales educativos básicos en 1997. Cuando se publicó la versión definitiva, el material docente se ajustó a esta versión. Con anterioridad a 1997, las versiones en borrador del estudio sólo se utilizaron en cursos especiales.

Los aspectos siguientes, entre otros, hacen que Functional Requirements for Bibliographic Records sean un punto de partida excelente para la enseñanza de la catalogación:

  • el centro de atención es el registro bibliográfico -Cutter y los Principios de París hablan del catálogo y los criterios usados para definir tanto el catálogo como la colección son poco sólidos cuando se les considera desde la perspectiva actual de las tecnologías de la información, ya que éstas facilitan el acceso remoto y la posibilidad del intercambio de registros

  • · el "nivel básico de funcionalidad" en el estudio Functional Requirements for Bibliographic Records trata de todos los tipos de datos en el registro bibliográfico:

    • datos descriptivos
    • encabezamientos de autor y datos de título
    • datos de materias
    • datos de localización

  • el estudio Functional Requirements for Bibliographic Records está orientado al usuario, ya que trata de las tareas genéricas que el usuario realiza con los datos del registro:

    • encontrar
    • identificar
    • seleccionar
    • adquirir u obtener

  • la distinción entre la obra, la expresión, la manifestación y el ejemplar es explícita a lo largo de todo el estudio

  • la metodología y la terminología están al día. Los estudiantes tienen los mismos conceptos y terminología en las clases de catalogación y en las de análisis de sistemas

USO DE FUNCTIONAL REQUIREMENTS FOR BIBLIOGRAPHIC RECORDS EN EL PROGRAMA INTRODUCTORIO DE LIBRARY AND INFORMATION SCIENCE (BACHELOR PROGRAMME)

En este punto se va a mostrar cómo se articula la enseñanza básica de la catalogación alrededor del estudio Functional Requirements for Bibliographic Records. Las partes componentes del estudio se introducen en una asignatura que incluye, por este orden, los subtemas siguientes:

  • control bibliográfico
  • registros bibliográficos
  • tareas de los usuarios
  • "niveles básicos de funcionalidad"
  • entidades del modelo conceptual
  • relaciones del modelo conceptual
  • tipos de autoría
  • control de autoridades
  • niveles de descripción

Cuando un alumno inicia las clases de catalogación ya ha tenido experiencias de búsquedas en bases de datos bibliográficas y de otros tipos así como en Internet. Las clases de catalogación empiezan remarcando la idea de que la catalogación es un proceso del universo bibliográfico. Se estudian los datos bibliográficos de distintos tipos de materiales objeto de catalogación y las entidades objeto de control bibliográfico. Se explican estos objetos que están bajo control bibliográfico cuando se describen en registros bibliográficos o en otras representaciones similares de documentos que han de integrarse en bases de datos bibliográficas o en otros instrumentos bibliográficos. La catalogación se define como el proceso de producir registros bibliográficos que han se ser almacenados en bases de datos para su posterior recuperación.

Cuando se estudian los datos bibliográficos en los distintos tipos de materiales, se presta atención a los casos de registros bibliográficos y otras representaciones de documentos producidos de acuerdo con diversas reglas de catalogación y formatos. De esta manera el estudiante empieza a reconocer las variaciones de:

  • los tipos de materiales que pueden ser objeto de control bibliográfico
  • las reglas de catalogación, los formatos y los niveles de descripción
  • los tipos de datos en los registros bibliográficos

Una vez se ha adquirido este conocimiento básico de los datos que se incluyen en los registros bibliográficos, se empiezan a estudiar los usos de los datos de los registros bibliográficos. Con este objetivo se introducen las tareas de los usuarios tal como se definen en el estudio Functional Requirements for Bibliographic Records:

  • encontrar
  • identificar
  • seleccionar
  • adquirir u obtener

Se presentan también las situaciones del proceso de recuperación de la información en las cuales estas tareas y los distintos tipos de datos son relevantes:

  • en la búsqueda
  • en la visualización
  • en la identificación
  • en la evaluación de los resultados de una consulta
  • en la filtración de entidades no relevantes
  • en la reformulación de los criterios de búsqueda

Una vez más se estudian ejemplos de registros bibliográficos para profundizar en su capacidad de ayudar a llevar a cabo las tareas del usuario y también para analizar la calidad de los datos en relación a las tares de los usuarios.

Este análisis detallado de las tareas de los usuarios en relación a los datos de los registros bibliográficos sirve para introducir el "nivel básico de funcionalidad", parte componente del estudio Functional Requirements for Bibliographic Records, y mencionar explícitamente los requerimientos necesarios para llevar cabo las tareas del usuario:

  • Encontrar todas las manifestaciones que comprenden
    • las obras de las que es responsable una persona o una entidad concretas
    • las diversas expresiones de una obra concreta
    • las obras sobre una materia concreta
    • las obras de una colección concreta
  • Encontrar una manifestación concreta:
    • cuando se conocen los nombres de las personas i/o entidades responsables de la obra u obras encarnadas en la manifestación
    • cuando se conoce el título de la manifestación
    • cuando se conoce el identificador de la manifestación
  • Identificar una obra
  • Identificar una expresión de una obra
  • Identificar una manifestación
  • Seleccionar una obra
  • Seleccionar una expresión
  • Seleccionar una manifestación
  • Obtener una manifestación

La formulación del "nivel básico de funcionalidad" menciona la mayoría de las entidades del modelo entidad/relación (E/R) del estudio Functional Requirements for Bibliographic Records. El estudio de las entidades materia se realiza en la enseñanza de la clasificación e indización. Se hace una presentación detallada de las relaciones del modelo E/R.

Los alumnos entienden bien las entidades siguientes:

  • Entidades del segundo grupo: Persona, Entidad corporativa
  • Entidades del tercer grupo: Concepto, Objeto, Acontecimiento, Lugar

Sin embargo, son muchos los alumnos que tienen dificultades en entender las entidades siguientes:

  • Entidades del primer grupo: Obra, Expresión, Manifestación, Ejemplar
    • Obra: creación intelectual o artística distintiva
    • Expresión: realización intelectual o artística de una obra
    • Manifestación: encarnación física de la expresión de una obra
    • Ejemplar: ejemplar solo de una manifestación

Algunos alumnos encuentran innecesariamente complicado operar con las entidades abstractas del modelo, ya que estas entidades no pueden estudiarse por si mismas. Encuentran las definiciones de las entidades muy académicas y etéreas.

En las clases se intenta superar estas dificultades de manera pragmática. Se explica que uno de los resultados que se quiere conseguir al producir registros bibliográficos es poder distinguir lo que es igual y lo que es diferente en el contenido de dos o más ejemplares; es decir, cuál es la relación entre los ejemplares que catalogamos. Para entender y describir las relaciones entre ejemplares es necesario recurrir a las entidades abstractas como marco de referencia.

Para concretar el tema y hacerlo más comprensible se estudian manifestaciones que contienen:

  • la misma expresión de una obra
  • diferentes expresiones de una obra

Un ejemplo podría ser:

example

Una vez estudiadas las entidades tal como se encuentran en los objetos a catalogar, se estudian los registros bibliográficos correspondientes para ver cómo se describen las entidades y las relaciones en estos registros.

Durante este proceso se llega, de manera inevitable, a un punto en el que hay que hacer una serie de preguntas cruciales:

  • ¿cuáles son los límites de una obra?
  • ¿en qué punto se puede decir que una obra ha cambiado tanto que se trata de una nueva obra?

El profesor no puede contestar a estas preguntas con ambigüedades. Se intenta tratarlas de una forma pragmática. Con propósitos catalográficos se puede estar de acuerdo con la afirmación siguiente de Pat Oddy:

    "El mundo de la catalogación puede vivir sin una definición de obra -todos tenemos una idea bastante exacta de cuándo una obra se convierte en otra y de cuándo es una manifestación de una obra existente... Esta idea se basa, en gran medida, en si, basándonos en nuestra experiencia profesional, juzgamos que el usuario saldrá beneficiado si decidimos agrupar en una búsqueda en el catálogo las manifestaciones de un conjunto organizado concreto de palabras, sonidos o imágenes o si decidimos no hacerlo."

El "nivel básico de funcionalidad" se utiliza para introducir el modelo conceptual E/R; también se utiliza para tratar las implicaciones de los requerimientos:

  • Encontrar todas las manifestaciones que encarnan...
    • sirve para introducir la función agrupativa y relacional
    • sirve también para analizar de qué métodos se dispone para hacer operativo este requerimiento
    • y para estudiar los tipos de autoría y el control de autoridades

  • Encontrar una manifestación concreta...
    • sirve para introducir los datos descriptivos y
    • las razones para hacer que las manifestaciones se puedan buscar a través de sus datos inherentes

  • Identificar una obra / una expresión de una obra / una manifestación
    • sirve para analizar cuáles son los datos que no presentan ambigüedades
    • para individualizar los datos
    • y para tratar de los niveles de descripción

  • Seleccionar una obra / una expresión de una obra / una manifestación
    • sirve para analizar cuáles son las probabilidades de que un usuario haga una selección cualitativa de los registros recuperados
    • para individualizar los datos
    • y para tratar de los niveles de descripción

  • Obtener una manifestación
    • sirve para tratar de la publicación de datos relacionados
    • para localizar los datos
    • y para estudiar los datos relativos a los requerimientos del sistema en el caso de las manifestaciones electrónicas

USO DE FUNCTIONAL REQUIREMENTS FOR BIBLIOGRAPHIC RECORDS EN EL PROGRAMA DE MASTER

En el programa de Master, el estudio Functional Requirements for Bibliographic Records es parte del curriculum en dos asignaturas que no son principalmente de catalogación:

  • Análisis y diseño de sistemas
  • Evaluación de sistemas

En la asignatura Análisis y diseño de sistemas se enseña a los alumnos métodos, modelos e instrumentos para el análisis de sistemas. Relacionadas con esta asignatura general hay diversas clases de catalogación en las que los alumnos leen en profundidad Functional Requirements for Bibliographic Records. El objetivo de esta lectura es:

  • mostrar un ejemplo concreto de la técnica de análisis E/R en datos bibliográficos
  • profundizar en el conocimiento de los datos bibliográficos y sus funciones

Después de introducir el estudio Functional Requirements for Bibliographic Records, es frecuente que los alumnos lo utilicen totalmente o en parte en sus trabajos. Ejemplos de este tipo de trabajos son:

  • ¿Hasta qué punto el estándar xx está conforme con los requerimientos del "nivel básico de funcionalidad"?
  • Definir una política de catalogación para la biblioteca XX utilizando "Mapping attributes and relationships to user tasks" (tablas 6.1-6.4)

En la asignatura Evaluación de sistemas los alumnos aprenden métodos, criterios y formas de enfocar la evaluación, así como la evaluación orientada al sistema y a los usuarios. En relación con esta asignatura general se introduce el "nivel básico de funcionalidad" como un conjunto de criterios especiales para la evaluación de los datos bibliográficos. El "nivel básico de funcionalidad" se puede aplicar como criterio de evaluación en diversos niveles:

  • en el nivel de sistema
    • ¿está conforme la funcionalidad del sistema con el "nivel básico de funcionalidad"?
  • en el nivel de las reglas de catalogación y los formatos
    • ¿son capaces las reglas de catalogación y el formato de hacer operacionales los requerimientos del "nivel básico de funcionalidad"?
  • en el nivel del registro
    • · ¿se producen los datos del registro bibliográfico de acuerdo con una política de catalogación concreta, según un nivel de descripción determinado y de acuerdo con el "nivel básico de funcionalidad"?

IDEALES, REGLAS Y POLÍTICA DE CATALOGACIÓN

A diferencia de la versión original, la versión danesa de las AACR2 no ha definido distintos niveles de catalogación. En la introducción de las reglas se establece que cada centro bibliográfico debe fijar su propia política y nivel de catalogación en consonancia con sus productos y con los usuarios de estos productos.

Así pues, siguiendo la intención de las reglas de que la política de catalogación debe administrarse de manera individualizada, al enseñar catalogación se tratan los temas siguientes:

  • política catalográfica
  • aspectos económicos de la catalogación.

En relación con estos temas, son muy útiles los capítulos "Basic level of functionality" y "Mapping attributes and relationships to user tasks".

El capítulo sobre el nivel básico de funcionalidad esquematiza los requerimientos funcionales en general, y la tablas de correspondencias de atributos y relaciones con las tareas de los usuarios son un instrumento muy valioso para explicar las ganancias y las pérdidas de funcionalidad cuando se incluye o se excluye un atributo o una relación. Aunque se pueda no estar de acuerdo con el valor asignado a un atributo o a una relación, las tablas ayudan a aumentar la consciencia de la funcionalidad de cada atributo y relación y pueden ser una ayuda cuando se pretende emitir un juicio relativo a su valor.

Ni el estudio Functional Requirements for Bibliographic Records ni las reglas de catalogación se enseñan de forma legalista. Ambos textos se consideran ideales que hay que seguir siempre que sea posible, esto es:

  • cuando tienen sentido para un producto concreto con un objetivo concreto
  • cuando existen los recursos necesarios

Lo que se intenta conseguir es que el alumno sea consciente del impacto de las decisiones que se toman en la funcionalidad del registro cuando no es posible optar por una solución ideal.

CONCLUSION

Como he mostrado, el estudio Functional Requirements for Bibliographic Records es nuestro punto de partida teórico en la enseñanza de la catalogación; es el marco de referencia al estudiar el fenómeno de la catalogación. Estos requerimientos son el ideal o el estándar que sirve para evaluar las posibles soluciones a los problemas catalográficos. Estamos satisfechos de la experiencia en el uso de Functional Requirements for Bibliographic Records y pensamos continuarla.

BIBLIOGRAFÍA

IFLA Study Group on the Functional Requirements for Bibliographic Records. (1998). Functional Requirements for Bibliographic Records: final report. München: Saur. (UBCIM publications. New series; vol. 19)

Oddy, Pat. (1996). Future libraries, future catalogues. London: Library Association Publishing.

Strunk, Kirten; Lund, Haakon; Thorlund Jepsen, Erik. (1998). Katalogiseringsteori. København: Danmarks Biblioteksskole.

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Latest Revision: July 28, 1999 Copyright © 1995-2000
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