 66th IFLA Council and General
Conference
Jerusalem, Israel, 13-18 August
Code Number: 125-164-F
Division Number: IV
Professional Group: Cataloguing
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 164
Simultaneous Interpretation: No
Serait-ce le début d'une belle amitié ? l'objet d'intérêt dans les bibliothèques et les archives, sa description, ses accès : étude comparative entre les deux types d'institution
Eeva Murtomaa
Helsinki University Library
Helsinki, Finland
Résumé :
Les possibilités de coopération entre bibliothèques et archives dans le domaine des normes et structu-res descriptives et d'autorité font l'objet d'une description. Le but poursuivi est d'améliorer l'accès simultané aux informations détenues par ces institutions. À cette fin les principaux concepts et fonc-tionnalités des éléments qui figurent dans la Norme générale et internationale de description archivis-tique, ISAD(G), et dans la Description bibliographique internationale normalisée générale, ISBD(G), sont examinés à l'aune de l'étude de l'IFLA sur les Spécifications fonctionnelles des notices bibliogra-phiques, FRBR.
Communication
En tant que membre du Groupe de travail IFLA sur les Spécifications fonctionnelles et la numérotation des notices d'autorité (FRANAR, Functional Requirements and Numbering of Authority Records), j'ai eu l'occasion d'assister à deux reprises aux réunions de travail du Comité du CIA (Conseil international des archives) chargé des normes descriptives. Ce Comité a procédé à la révision de la Norme générale et internationale de description archivistique, l'ISAD(G) (General International Standard Archival Description). La seconde édition de l'ISAD(G) constitue l'aboutissement de cinq années de révision et de commentaires. Ce texte fera l'objet d'une publication en anglais et en français lors du Congrès international des archives qui se tiendra à Séville, Espagne, en 2000.
Au cours des réunions je me suis rendu compte que bibliothèques et archives partagent un but commun, à savoir, la création de procédures de recherche de l'information et d'accès à celle-ci qui soient aisées pour l'utilisateur. Selon les termes mêmes de l'ISAD(G) : "Les présentes règles générales pour la description archivistique font partie d'un processus qui a pour objectif […] de rendre possible l'intégration de descriptions provenant de différents services d'archives dans un système d'information unifié."
Pourquoi ne pas œuvrer ensemble à la poursuite de ce but commun ?
Efforçons-nous de trouver une plus grande interopérabilité sémantique entre les bibliothèques, les archives et les musées. Nous devons créer des outils, des normes et des interfaces visant à ce que les systèmes agissent en synergie lors d'une recherche et lors d'une dérivation de notice. Des normes internationales telles que la Z39.50 nous permettent de donner accès de manière transparente à un large éventail de systèmes différents (dans le domaine des bibliothèques ou dans celui des archives, par exemple), même si ces institutions n'utilisent pas les mêmes règles ou les mêmes formats.
Dans quels cas et de quelle manière doit-on tomber sur ces superpositions de notices ?
Prenons l'exemple d'un utilisateur qui chercherait des illustrations relatives à Noël et qui trouverait la notice suivante dans un catalogue de bibliothèque :
The Christmas birthday story / by Margaret Laurence ; pictures by Helen Lucas. - New York : Knopf, cop. 1980. - [32] p. : coul., ill. ; 22 x 28 cm.
Je ne doute pas que cette personne serait ravie d'apprendre que les originaux ainsi que de plus amples informations sur ces illustrationss se trouvent au Canada, dans les Archives de l'Université d'York. Dans la base de données de ce dépôt les documents relatifs à toutes ces archives figurent dans le fonds Helen Lucas. Les archives relatives à la production de The Christmas birthday story figurent dans une série de ce fonds et contiennent finalement un exemplaire de The Christmas story.
De même, un lecteur qui s'intéresse aux North polar exploration stories de Robert E. Pearcy aurait grand plaisir à découvrir que la "Robert E. Pearcy Family Collection" des Archives nationales états-uniennes conservent près de 10 mètres linéaires de photographies, de cartes et de cartes marines et d'archives textuelles.
La question est donc la suivante : comment l'utilisateur peut-il avoir accès à tout type de documents, quel qu'en soit le lieu de conservation ? Pourrions-nous trouver un " niveau commun " de description qui contiendrait les zones et les éléments requis, afin que l'utilisateur puisse trouver, identifier, choisir et obtenir les documents pertinents ?
Outils de description et de modélisation conceptuelle de données : la Norme générale et internationale de description archivistique, ISAD(G), la Description bibliographique internationale normalisée générale, ISBD(G), et l'étude de l'IFLA sur les Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques, FRBR
Afin de définir un "niveau commun" de description je me suis livrée à une comparaison entre les normes existantes et j'ai observé les "passerelles" entre les normes bibliothéconomiques et les normes archivistiques (cf. Annexe). À cet égard, l'étude de l'IFLA sur les Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques (ci-après désignée sous le sigle FRBR) ne saurait être surpassée, car elle partage avec la Norme générale et internationale de description archivistique, l'ISAD(G), un très grand nombre de principes communs.
Les trois documents cités ci-dessus reposent sur des principes théoriques communément admis. Ils proposent une modélisation conceptuelle de données ou un cadre pour permettre une réévaluation des normes et conventions de formalisation des données. Les cadres visent à répondre à tous types d'utilisation et à tous types de besoins de la part des utilisateurs. Les modèles visent à être applicables dans un large contexte, indépendamment du volume, de la forme et du support des unités faisant l'objet de la description. Le modèle descriptif présenté dans l'ISAD(G) et l'ISBD(G), selon les termes mêmes de ces textes, est censé être déconnecté de toute norme existante, nationale ou autre. Au contraire, ces modèles sont réputés fournir une base à l'élaboration des règles nationales de catalogage descriptif et faciliter les échanges de notices descriptives provenant de diverses sources, que ce soit au sein d'un système d'information unifié ou dans un environnement d'information partagée.
L'objectif du rapport sur les FRBR est de recommander un niveau minimal de fonctionnalité pour les notices créées à des fins d'échange d'information, sur le plan national ou international. L'ISAD(G) poursuit le même but lorsqu'elle propose une recommandation portant sur les éléments essentiels à l'échange d'information descriptive sur le plan international. De surcroît, les normes peuvent prendre en compte l'éventail très large des applications que l'on peut faire des données fournies dans les notices (telles que le développement des collections, la constitution d'instruments de recherche, etc.).
Les modèles conceptuels décrits dans les FRBR et dans l'ISAD(G)
Le but poursuivi par les documents mentionnés ci-dessus était d'apporter aux objets à décrire un contrôle intellectuel et physique. L'ISAD(G) comporte en outre des éléments portant sur le contrôle de la description elle-même (par exemple, la note de l'archiviste, les règles ou conventions observées, les dates de description).
L'étude sur les FRBR constitue un cadre d'identification et de définition des entités qui représentent les objets fondamentaux présentant un intérêt pour les utilisateurs de données bibliographiques, les attributs de chacune de ces entités et les types de relations que ces entités entretiennent entre elles.
Il y a trois groupes d'entités. Le premier groupe comprend les œuvres (une création intellectuelle ou artistique), les expressions (la réalisation de l'œuvre), les manifestations (la matérialisation physique), et les documents (chaque exemplaire isolé d'une manifestation). Le deuxième groupe comprend les personnes et collectivités ayant exercé une responsabilité dans le processus de création intellectuelle ou de production matérielle ou dans la diffusion de l'entité décrite, ou qui en ont été ou en sont propriétaires. Le troisième groupe réunit les concepts, les objets, les événements et les lieux, en tant qu'ils sont sujets d'une œuvre. Dans le cadre de la présente étude comparative on s'attachera uniquement au premier groupe d'entités.
Niveaux et relations
Après avoir isolé les entités, l'étude sur les FRBR identifie les caractéristiques (ou attributs) associées à chacune d'entre elles et les relations qui existent entre elles. Il y a diverses sortes de relations (par exemple, la relation de tout à partie, d'accompagnement, d'antériorité ou de succession, de résumé, de transformation) insérées parmi les éléments descriptifs. Les relations aident les utilisateurs à " naviguer " au sein de l'univers bibliographique. Elles établissent un lien entre les entités et les besoins des utilisateurs de notices. Elles fournissent en outre à l'utilisateur des moyens de formuler une requête et rendent explicites les liens qui permettent d'identifier une entité ou d'en retrouver toutes les cooccurrences.
Les relations jouent un rôle important dans la description des documents d'archives. La démarche de la description archivistique va du général au particulier. Le but poursuivi consiste à présenter le contexte et la structure hiérarchique du fonds et des parties. C'est le fonds qui constitue le niveau de description le plus large. S'il est nécessaire de décrire les parties, il est possible de le faire isolément. Les parties constituent des niveaux plus spécifiques, dont la description ne présente souvent de sens que dans le contexte de la description du fonds dans son ensemble. La description des relations entre ces parties est extrêmement importante. On peut trouver une description au niveau du fonds, de la série, du dossier, et/ou de la pièce. Il peut également y avoir des niveaux intermédiaires.
Niveaux et fonctions " passerelles " : comparaison entre les éléments de l'ISAD(G) et de l'ISBD(G)
L'ISAD(G) consiste en 7 zones et 26 éléments pour la description d'une entité archivistique.
L'ISBD(G) consiste en 8 zones et environ 33 éléments.
Je me suis surtout centrée sur les éléments de l'ISAD(G) considérés comme essentiels pour l'échange international d'information. L'ensemble de la comparaison est consultable en Annexe.
| ISAD(G) |
ISBD(G) |
| Zone d'identification |
|
| 3.1.1 Référence |
|
- Code du pays
- Code du service d'archives
- Cote utilisée au sein même du service d'archives, ou de tout autre élément d'identification spécifique |
8. Zone du numéro normalisé (ou autre numéro) et des modalités d'acquisition |
| 3.1.2 Titre |
1. Zone du titre et de la mention de responsabilité
- Titre propre
- Indication générale du type de document
- Mentions de responsabilité |
| 3.1.3 Date(s) |
|
- Date(s) de réception des archives au cours d'une transaction ou de la conduite des affaires
- Date(s) de création des documents
- Dates des copies, éditions, versions, documents attachés, originaux, etc. |
4.4 Date de publication, diffusion, etc.
4.7 Date de fabrication |
3.1.4 Niveau de description
- Fonds, sous-fonds, série, sous-série, dossier, pièce |
Pas d'équivalent en tant que tel |
3.1.5 Importance matérielle de l'unité de description
- Importance matérielle ou logique
- Support de l'unité de description |
3. Zone particulière à certains types de documents ou à certaines catégories de publications
5. Zone de la collation
- Indication spécifique du type de document et nombre d'unités matérielles
- Autres caractéristiques matérielles
- Format |
3.2.1 Nom du (des) producteur(s)
- Lien aux notices d'autorité |
1.5 Mentions de responsabilité
4.2 Nom de l'éditeur |
Toutes les autres données archivistiques indiquées dans l'ISAD(G) pourraient se trouver dans diverses zones de notes de l'ISBD(G). (D'ailleurs ces éléments essentiels étaient les plus " populaires " dans les exemples qui figurent dans l'Annexe B de la norme ISAD(G). En outre la plupart des exemples comportaient la Présentation du contenu, le Nom du producteur, et l'Histoire administrative/Notice biographique.)
Les éléments essentiels cités ci-dessus sont ceux auxquels l'étude sur les FRBR attribue le plus fort taux de pertinence pour un niveau minimal de fonctionnalité. Ces éléments sont mis en relation avec les grandes tâches utilisateurs suivantes :
identifier une entité
- sélectionner une entité qui soit en adéquation avec les besoins de l'utilisateur
- avoir accès à l'entité décrite.
Dans le même ordre d'idées, je souhaiterais cependant souligner l'importance de la fonction de con-servation pour les documents archivistiques. Selon les termes de l'ISAD(G), le but de la description archivistique est " d'identifier les documents d'archives et d'expliquer le contexte de leur production " afin d'en promouvoir l'accessibilité.
J'ai analysé les éléments de l'ISAD(G) en fonction des grandes tâches utilisateurs indiquées dans les FRBR. Il semble que l'entité définie sous le nom d'Œuvre (une création intellectuelle ou artistique déterminée) corresponde à l'entité définie sous le nom de Fonds .
Les éléments essentiels de l'ISAD(G) (Référence, Titre, Producteur, Date(s), Importance matérielle de l'unité de description, Niveau de description) remplissent bien les fonctions identifier, trouver et sélec-tionner. En outre, l'élément Présentation du contenu semble important pour la fonction sélectionner. Plusieurs autres éléments remplissent la fonction obtenir, et en partie la fonction sélectionner. Ce sont, entre autres : les éléments Modalités d'entrée et de transfert, Caractéristiques matérielles et spécifica-tions techniques, Zone des conditions d'accès et d'utilisation, Accessibilité et conditions de reproduc-tion, Instruments de recherche, Localisation des originaux, Existence de copies.
Plusieurs éléments expriment diverses catégories de relations : Niveau de description, Sources com-plémentaires dans le service d'archives, Bibliographie, Localisation des originaux, Existence de co-pies, Accroissements, et Provenance.
Conclusions
La comparaison montre que les notices archivistiques et bibliographiques comportent beaucoup d'éléments communs. Toutefois, les éléments archivistiques visent parfois à remplir une fonction plus large que leurs équivalents bibliographiques. En dehors de l'entité " Niveau de description ", ces équivalents existent. Dans certains cas l'équivalence n'est que partielle.
Le Niveau de description indique la position de l'unité de description au sein de la structure hiérarchi-que du fonds.
On rencontre quelques difficultés dans les pratiques de catalogage :
- le même type de document peut être catalogué diversement
- les mêmes éléments peuvent avoir des significations ou des fonctions diverses dans les bibliothè-qus et dans les archives.
Pour parvenir à une interopérabilité sémantique il faudrait procéder à une comparaison de termes et de définitions et harmoniser les termes utilisés pour " désigner des documents génériques et spécifi-ques ".
Le catalogage en tant que processus dynamique
Le catalogage des documents d'archives est un processus continu, dynamique. La description peut commencer avant la création du document et peut se poursuivre tout au long de son existence. Ce pro-cessus dynamique deviendra de plus en plus une réalité dans l'environnement bibliographique quand la description (les métadonnées) produite à la source par l'auteur ou l'éditeur sera diffusée/convertie pour les systèmes des autres parties concernées. Cette idée du catalogage en tant que processus dyna-mique afin d'obtenir un accès simultané à l'information est donc un modèle pertinent pour la coopéra-tion dans ce domaine.
Catalogage au niveau d'un ensemble de documents
L'ISAD(G) pose en postulat que les règles suivies pour décrire un fonds et ses parties peuvent être appliquées à la description d'un ensemble de documents. Il me semble que cette idée mériterait d'être envisagée également dans le domaine des documents électroniques.
Coopération autour des autorités
En analysant et en partageant les données d'autorité entre bibliothèques et archives nous pourrions trouver une méthode économique de contrôle des autorités. Il existe une coopération entre l'IFLA et le CIA sur ce point. Des membres de l'ICA/CDS (Conseil international des archives, Comité sur les normes de description) ont présenté des commentaires sur les "Éléments de données obligatoires pour les notices d'autorité partagées au niveau international" (http://archive.ifla.org/VI/3/p1996-2/mlar.htm).
Le but poursuivi était d'évaluer la compatibilité et l'éventuelle interopérabilité des structures de noti-ces d'autorité entre l'IFLA et le CIA. La réponse à la question "Les archivistes peuvent-ils adopter le modèle IFLA de notices d'autorité" fut positive, avec certaines réserves. Selon les termes de l'analyse " il y avait onze zones qui se correspondaient parfaitement ou presque parfaitement entre les deux normes " mais pour atteindre une pleine interopérabilité il faudrait que certains éléments trouvent un meilleur équivalent. Par exemple les commentateurs déploraient l'absence d'une information sur la provenance.
Cette coopération va continuer avec le Groupe de travail IFLA sur les Spécifications fonctionnelles et la numérotation des notices d'autorité, FRANAR (1999- ).
Le modèle créé par Barbara Tillett pour le Groupe de travail FRANAR et portant sur les diverses rela-tions qui peuvent exister entre des noms contrôlés, et entre ces noms contrôlés d'entités et les entités bibliographiques mériterait d'être analysé du point de vue des archives également.
Une coopération dans le domaine des vedettes matière pourrait considérablement améliorer les index.
"Serait-ce le début d'une belle amitié ? " Ma réponse est OUI.
Sources
ISAD(G) : General international standard archival description : adopted by the Committee on descrip-tive standards, Stockholm, Sweden, 19-22 September 1999. - 2nd ed. - Ottawa, 2000.
Est également paru en français sous le même titre.
ISBD(G) : General international standard bibliographic description : annotated text / prepared by IFLA Committee on cataloguing. International federation of library Associations and institutions. - Rev. ed. - München : Saur, 1992. - (UBCIM publications ; N. S., Vol. 6).
ISBN 3-598-11084-7.
Society of American archivists. encoded archival description working group.
Encoded archival description application guidelines : version 1.0 / prepared by the Encoded archival description working group of the Society of American archivists. - 308 p.
ISBN 0-931828-42-2.
Remainder of the document available in: [PDF Format 33KB]
Annexe : " passerelles "
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