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62nd IFLA General Conference - Conference Proceedings - August 25-31, 1996

Du tiroir à l'écran : les opérations de conversion rétrospective de la Bibliothèque nationale de France

Marcelle Beaudiquez,
directeur du développement scientifique et des réseaux,
BNF
et

Anne-Marie Beaugendre,
service des chantiers de conversion rétrospective,
BNF

ABSTRACT

Le projet de "Très Grande Bibliothèque" lancé en 1988 par le Président Mitterrand a donné un nouvel élan d'une part à l'informatisation des catalogues de la Bibliothèque nationale et d'autre part au projet de Catalogue collectif de France dont la réalisation a été confiée à la Bibliothèque nationale de France. C'est pourquoi, parallèlement à l'informatisation de tous ses anciens catalogues de livres imprimés et périodiques, la Bibliothèque nationale de France a piloté des programmes de conversion rétrospective de catalogues décrivant des fonds de livres appartenant aux bibliothèques municipales et aux bibliothèques univers itaires. Les grands principes qui ont été mis en oeuvre dans ces trois opérations de conversion rétrospective sont présentés et les résultats sont analysés.

PAPER

INTRODUCTION

Le projet de "Très Grande Bibliothèque" lancé en 1988 par le Président Mitterrand a donné un nouvel élan d'une part à l'informatisation des catalogues de la Bibliothèque nationale et d'autre part au projet de Catalogue collectif de France dont la réalisation a été confiée à la Bibliothèque nationale de France. C'est pourquoi, parallèlement à l'informatisation de tous ses anciens catalogues de livres imprimés et périodiques, la Bibliothèque nationale de France a piloté des programmes de conversion rétrospective de catalogues décrivant des fonds de livres appartenant aux bibliothèques municipales et aux bibliothèques univers itaires. Nous examinerons successivement ces trois opérations de conversion rétrospective.

1. CONVERSION DES CATALOGUES DE LA BIBLIOTHEQUE NATIONALE DE FRANCE

NB :Il n'est question ici que de la conversion rétrospective des catalogues décrivant les documents imprimés : livres, brochures, périodiques. La Bibliothèque nationale de France entreprend par ailleurs la conversion rétrospective des catalogues de ses autres documents : documents audiovisuels, cartes, musique, etc. mais ces opérations ne seront pas traitées dans cette communication.

La Bibliothèque nationale (BN) n'a jamais disposé d'un catalogue unique. En vérité, elle met à la disposition de ses lecteurs des catalogues imprimés et des fichiers qui se complètent, se recoupent, se subdivisent en tranches chronologiques, et qui ne sont pas tous en libre accès. Au milieu de ce puzzle le lecteur cherche le secours du bibli othécaire.

En février 1988, cependant, la Bibliothèque nationale a mis à la disposition du public son catalogue informatisé BN-OPALE ne recensant que les nouveautés. A ce moment elle songeait déjà à l'informatisation générale de ses catalogues en faisant procéder à la conversion rétrospective de son fichier déc ennal 1970-1979 : 400 000 notices chargées dans BN-OPALE entre 1985 et 1990.

C'est dans ce contexte que le Président de la République, François Mitterrand, annonce le 14 juillet 1988 la construction d'une Très Grande Bibliothèque. Dès lors il apparaissait incongru que cette bibliothèque du 21e siècle ne dispose à son ouverture que de catalogues manuels et d'un catalogue informatisé partiel. L'idé e fut rapidement admise qu'avec des moyens financiers adéquats la Bibliothèque nationale devait informatiser "tout son catalogue" pour l'ouverture de la nouvelle bibliothèque. Le Chantier Conversion rétrospective allait naître.

1.1. LA MISE EN PLACE DU CHANTIER CONVERSION RETROSPECTIVE

1.1.1. La réflexion

Une étude préalable (novembre 1988 - mars 1989) confiée à deux bibliothécaires à mi-tempsmit en évidence une première difficulté : dans ce temple de l'écrit une partie du savoir concernant les caractéristiques des fichiers et catalogues avait disparu avec les bibliothécaires qui les avaient rédigés. L'étude identifiait six millions de notices à convertir, contenues dans 24 fichiers et 5 catalogues imprimés. Elle définissait aussi les grands principes qui seront présents tout au long de l'opération :

la conversion se fera à partir des notices originales et non par récupération dans des réservoirs bibliographiques, parce que les taux de recouvrement avec ces réservoirs (OCLC, RLIN) sont faibles et parce que les notices des catalogues de la BNF sont souvent plus riches.
la conversion se fera sans recourir aux documents : ce ne sera pas une opération de recatalogage (manque de temps et de moyens) et seules les notices catalographiques existantes seront exploitées.
la conversion, en revanche, devra permettre d'améliorer les points d'accès aux notices chaque fois que cela sera possible, et d'ajouter en zones codées les informations nécessaires pour effectuer des tris (langue de l'édition, pays de publication, indices CDU...)

Outre ces principes, l'étude définissait des priorités dans le traitement des catalogues antérieurs à BN-OPALE et l'opération était découpée en trois phases dont le détail est donné en annexe.

A ce stade, la Bibliothèque nationale n'avait pour modèle que la conversion du "General catalogue of printed books to 1975" de la British Library, seule opération comparable par le volume des notices à traiter. Mais il s'agissait là d'un catalogue imprimé unique et cohérent. La Bibliothèque nationale devait convertir des catalogues multiples , ayant chacun sa propre logique et, quand il s'agissait de fichiers manuels, juxtaposant même parfois des logiques différentes ! De plus, la British Library n'avait pas prévu de traitements informatiques pour contrôler les résultats. Il allait donc falloir inventer ! Pour ce faire, dès novembre 1989 la Bibliothèque nationale s'adjoignait les service s de trois ingénieurs-conseils de la société SILOGIA, dont l'apport fut décisif. La première décision fut de concevoir toute la conversion comme une opération unique, planifiée de bout en bout : 6 millions de notices à convertir en 4 ans (selon le calendrier initial). Cela signifiait qu'il fallait mener de front la conversion de plusi eurs catalogues et imposait le recours à une sous-traitance maximum, tout en réservant à la Bibliothèque nationale la pleine responsabilité des décisions, c'est-à-dire la totale maîtrise de l'opération.

Trois grands types de fonctions pouvant être attribuées à des prestataires de service ont été définis:

la saisie des notices
le contrôle de cette saisie
l'intégration des données par le recours à des traitements informatiques : par exemple, suppression automatique des doublons par fusion de toutes les notices concernant une même édition.

Un mécanisme d'avancement des travaux fut mis en place : découpage en lots (un lot correspondant à un ensemble de travaux attribué à un prestataire donné, dans le cadre d'un marché public) et en sous-lots contractuels (un sous-lot correspondant à la quantité de travail à livrer chaque mois par le prestataire à qui un lot a été attribué) ; évaluation de la durée des travaux préparatoires, de la phase d'exploitation et des cycles de traitement des sous-lots ; définition du principe des recettes (acceptation ou refus d'un sous-lot), définition du mode de facturation et des conditions de recyclage des sous-lots de saisie n'ayant pas atteint le niveau de qualit& eacute; requis.

Dans le même temps, la conversion rétrospective devenait (tout comme le récolement, ou la reproduction numérique) l'un des chantiers communs à l'Etablissement public de la Bibliothèque de France (EPBF) et à la Bibliothèque nationale. La fusion des deux établissements le 1er janvier 1994 pour créer la Bibliothèque national e de France (BNF) fut l'aboutissement attendu de la collaboration qui s'était instituée.

1.1.2. Phase 1 : printemps 1991-été 1994

En 1990, un comité de pilotage a été constitué avec des représentants de la Bibliothèque nationale, de l'EPBF, des ministères de tutelle et des autorités financières. Un cahier des charges global fut élaboré pour les 4 catalogues de la Phase 1. Un appel d'offres européen unique fut lancé le 18 août 19 90 : il définissait les lots suivants : 4 lots contractuels de saisie (un par catalogue), 1 lot contractuel de contrôle et 1 lot contractuel dit "d'intégration" pour les traitements informatiques.

Quatre des neuf sociétés candidates pour la saisie furent soumises à un banc d'essai. Compte tenu des enjeux et des volumes à traiter, on s'efforça de diminuer les risques en diversifiant les prestataires, en s'attachant aux capacités industrielles et aux garanties de compétence professionnelle, en évitant d'avoir à tester de nouvelle s techniques ou de nouveaux matériels.

Furent ainsi retenues :

pour la saisie : les sociétés françaises AIC et JOUVE ainsi que la société britannique SAZTEC, ayant ses ateliers en Ecosse et qui avait réalisé la conversion du catalogue de la British Library;
pour le contrôle : le BUREAU VAN DIJK
pour les traitements informatiques : JOUVE.

La programmation d'un produit commercialisable (CD-ROM, par exemple,) avait été volontairement remise à plus tard.

Le 28 février 1991 l'opération conversion rétrospective pouvait démarrer.

L'équipe responsable du chantier à la Bibliothèque nationale ("équipe BN") s'est étoffée peu à peu jusqu'à 25 personnes, essentiellement par recrutement de bibliothécaires contractuels. Elle a connu une grande stabilité, notamment au niveau du personnel d'encadrement qui travaillait depuis longtemps à la bibliothè ;que. Cette stabilité, ainsi que la connaissance approfondie des fonds et des catalogues de la Bibliothèque nationale, ont été déterminantes pour le succès de l'opération. La Phase 1 s'est achevée pendant l'été 1994.

1.1.3. Phase 2 : été 1993

Dès le dernier trimestre 1991, une nouvelle étude de faisabilité fut lancée pour la Phase 2 concernant 3 catalogues et 22 fichiers. On décida de répartir la Phase 2 en quatre appels d'offres distincts, échelonnés dans le temps, de façon à obtenir des marchés de 400 000 à 500 000 notices chacun ; chaque appel d'o ffres faisait appel à une société de saisie et à une société de contrôle.

Parce que les fichiers à traiter dans la Phase 2 étaient moins cohérents que ceux de la Phase 1, le travail préparatoire confié à l'équipe BN a été accru : réécriture des données illisibles, ajout de vedettes, etc... Bien qu'une partie des notices à saisir dans la Phase 2 était déjà pr& eacute;sente dans la Phase 1 à cause du découpage chronologique ou thématique de certains fichiers, il a été décidé de les resaisir. En effet, il a été jugé plus économique de rechercher automatiquement les doublons à la fin de l'opération plutôt que de les rechercher manuellement avant la saisie.

Pour la préparation de la Phase 2, on tira profit de l'expérience acquise au cours de la Phase 1 : une rédaction plus précise des dossiers permit d'éviter certains problèmes contractuels ; on modifia les spécifications qui s'étaient révélées inapplicables, on affina celles qui étaient trop grossières, et on en rédigea de nouvelles pour tout ce qui était particulier aux nouveaux fichiers.

Le lancement de cette 2e phase, prévu pour 1992, dut être repoussé à 1993. Une nouvelle équipe fut recrutée spécialement pour cette phase et a préparé le fichier qui constituait le premier appel d'offres courant 1993. A l'achèvement de la Phase 1, dans l'été 1994, tout le personnel fut affecté à la pr éparation puis au suivi des divers marchés de la Phase 2. L'achèvement de la Phase 2 est prévu fin 1997.

1.2. LE DEROULEMENT DE L'EXPLOITATION

1.2.1. Mise au point du travail avec les prestataires

Le cahier des charges de chaque lot contractuel prévoit une phase de travaux préparatoires (2 à 3 mois, exceptionnellement, 6 mois) destinés à la mise au point et aux tests des outils de saisie et de contrôle, et des programmes d'intégration. A l'occasion de réunions avec les prestataires les spécifications détaillées don t ils ont besoin pour remplir leurs obligations sont définies. La précision et la complétude des spécifications sont nécessaires pour éviter que les prestataires n'inventent leurs propres solutions ou ne rejettent en "anomalie" un nombre excessif de notices. De plus, toutes les spécifications doivent être mises par écrit pour garantir la cohérence entre les divers catalogues et entre les divers prestataires. La période des travaux préparatoires est aussi celle des formations par la BnF des équipes de saisie des prestataires. En travaillant sur des échantillons de notices, on a mis au point le cycle des traitements informatiques à appliquer à chaque lot de notices.

A l'issue de cette période une "vérification d'aptitude", le plus souvent "avec réserves", est prononcée : la BnF estime alors que les prestataires sont en mesure de commencer les travaux, mais se réserve le droit de demander certaines modifications si l'exploitation courante montrait des faiblesses ou des insuffisances, ce qui a été gén&ea cute;ralement le cas.

1.2.2. La véritable histoire d'un sous-lot de saisie

Chacun des grands catalogues ou fichiers, et chacun des ensembles de fichiers et catalogues plus petits, sont découpés en un certain nombre de sous-lots de saisie correspondant au nombre de notices que le prestataire de saisie doit traiter en deux mois soit 50 000 notices en moyenne. La BNF envoie au prestataire un sous-lot de saisie tous les mois. Le prestataire chargé du co ntrôle dispose à son tour d'un mois pour effectuer ses travaux et en présenter les résultats à la BNF qui prononce alors un avis de recette, positif ou négatif. Tout fonctionne sur la base de calendriers contractuels immuables où chaque opération est fixée au jour près.

1e étape : le démontage des volumes ou le compostage des fiches à la BNF: Les exemplaires utilisés sont ceux comportant le maximum de corrections manuscrites.
2e étape : la préparation des notices à la BNF avant leur envoi chez le prestataire: Elle consiste en un feuilletage rapide du volume ou du tiroir pour repérer et résoudre les difficultés ou les erreurs les plus visibles (cotes manquantes, notices illisibles, vedettes à préciser ou à corriger...). Dans certains cas des consignes sont rédigées sur bordereaux qui accompagneront le sous-lot de saisie chez le prestataire. Le s fichiers, en général hétérogènes et conçus comme provisoires au moment de leur création, demandent plus de préparation : certaines notices sont entièrement réécrites et codifiées.
3e étape : mise en traitement chez le prestataire de saisie: Au jour contractuel prévu, le prestataire envoie un coursier à la BNF pour prendre la partie de catalogue ou de fichier correspondant au sous-lot de saisie. Il en fait immédiatement deux photocopies : l'une lui sert pour la saisie, l'autre est jointe aux originaux pour leur retour à la BNF avant d'être envoyée au prestataire de contrôle.; Le prestataire doit ensuite assurer la saisie en suivant les spécifications. Il attribue notamment un identifiant alphanumérique à chaque notice : chaque segment est signifiant et indique le catalogue, le volume ou le tiroir, la place de la notice dans le volume ou le tiroir, le type de la notice. C'est un véritable code d'identité de la notice (il ne peut y avoir deux identifiants identiques), qui permet de vérifier l'exhaustivité de la saisie et sert de référence dans tous les traitements ultérieurs.
4e étape : traitement des anomalies par la BNF: Si le prestataire de saisie rencontre des difficultés (anomalies) qu'il ne peut résoudre, il envoie les notices telles qu'il les a saisies à la BNF, sur un rythme hebdomadaire rigoureusement planifié. La BNF règle les problèmes et renvoie les notices corrigées au prestataire, au même rythme dans la mesure du possible.
5e étape : écriture de la bande magnétique ou de la cassette par le prestataire: Lorsque la saisie est terminée, le prestataire produit une bande (ou une cassette) normalisée, qui contient les données du sous-lot en INTERMARC et il la livre à la BNF. La BNF la transmet au prestataire de contrôle.
6e étape : les contrôles chez le prestataire de contrôle: Tout d'abord la bande est contrôlée dans sa structure car toute erreur rend les données inexploitables ultérieurement. Puis le contrôleur effectue un contrôle d'exhaustivité : il ressaisit lui-même tous les identifiants des notices figurant sur la bande du prestataire de saisie et fournit à la BNF un listing des différences con statées. Ensuite il fait un contrôle de la qualité sur un échantillon, en général de 1250 notices et fournit à la BNF une liste des différences entre sa propre saisie et celle du prestataire de saisie.
7e étape : la validation de la saisie par la BnF: La BNF prononce la "recette" des travaux après analyse des résultats fournis par le contrôleur. Si elle est négative, le sous-lot part "en recyclage" c'est-à-dire qu'il doit être à nouveau traité par le prestataire de saisie, à ses frais. Si elle est positive, ce dernier est alors autorisé à facturer son travail.
8e étape : les traitements informatiques effectués par le prestataire d'intégration: Dans les catalogues imprimés ou les fichiers manuels la description des documents obéit à des règles différentes de celles appliquées dans un catalogue informatisé. Par exemple un même document fait l'objet de plusieurs notices descriptives s'il a plusieurs auteurs : il y a une notice principale sous le nom de l'auteur principal et des no tices secondaires sous les noms de chacun des auteur secondaires. Inversement, dans un catalogue traditionnel on peut décrire dans une même notice plusieurs volumes d'une série ayant ou non le même auteur, même si ces volumes ont chacun un titre propre. Pour résoudre ce type de problème, les bandes de chaque sous-lot recetté positivement sont e nvoyées au prestataire d'intégration qui leur fait subir différents programmes :

programme de rapprochement

programme d'éclatement : une notice comportant un dépouillement de 14 volumes est éclatée en 14 notices autonomes et complètes, par duplication des zones nécessaires.

Ces programmes proposent des fusions ou des éclatements de notices. La BNF doit valider ces propositions avant que les programmes ne soient effectivement lancés. Courant 1994, on a dû renoncer à ces validations faute de disponibilité du personnel compétent, et parce que, très naturellement, le volume des notices à examiner augmentait à chaque cycle ! En 1995, des spécifications encore plus rigoureuses et affinées ont permis de procéder avec une sécurité acceptable à un certain nombre de fusions de notices, et la validation s'est faite uniquement sur échantillon.

L'organisation des traitements d'intégration est un peu différent pour chaque Phase de la Rétroconversion, et les ultimes travaux de dédoublonnage, notamment entre Phase 1 et Phase 2, auront lieu lors du chargement des données dans le futur catalogue de la BNF en cours de réalisation.

1.2.3. Volume des transactions

Toutes ces transactions sont gérées par "l'équipe BN" qui vit au rythme des calendriers contractuels. Ceux-ci doivent être respectés au jour près ! Si la Phase 1, qui a duré plus de quatre ans, a été achevée dans les délais prévus c'est grâce à quelques prouesses que les chiffres suivants permettent d' apprécier :

chaque mois pendant 4 ans partaient chez les prestataires de saisie et en revenaient : 6 volumes du Catalogue général, 32 tiroirs de son Supplément, 1 volume du Catalogue 1960-1969 ou 80 bacs du Catalogue général des périodiques
chaque mois la BNF recevait et traitait 7000 notices rejetées en "anomalie"
chaque mois étaient livrées les bandes d'un sous-lot de saisie des quatre grands catalogues (auxquels s'ajoutaient les lots recyclés). Il fallait donc contrôler en moyenne 4 bandes, puis 145 000 identifiants, puis 5000 notices
chaque mois 4 bandes partaient chez le prestataire responsable des traitements informatiques, une moyenne de 8000 notices étaient analysées par les responsables de l'équipe BN, dont environ 5000 nécessitaient une intervention pour bien s'intégrer dans la base résultante.

A la fin de la Phase 2, ce sera un total de 285 volumes imprimés et de 3662 tiroirs, plateaux ou bacs de fiches que la BNF aura manipulés pour convertir quelques 5 582 000 notices...

Quant au taux de notices rejetées en anomalie, il a varié, pour les catalogues déjà saisis, de 1%, pour le principal catalogue imprimé, à 17%, pour un fichier très composite, à forte proportion de fiches manuscrites.

1.3. UNE OPERATION EXEMPLAIRE ?

De nombreuses bibliothèques françaises, pour ne parler que de celles-ci, ont informatisé tout ou partie de leur catalogue en recourant à des opérations de rétroconversion qui la plupart du temps ont concerné 200000 à 250000 notices, ce qui en volume correspond à deux mois d'exploitation moyenne pour la Phase 1 de la BNF. Or nous avons tenu presque 30 mois sans interruption à ce rythme ! L'entreprise de la BNF se passe donc à une autre échelle et si elle est à la fois remarquable (c'est-à-dire "digne d'être remarquée") et terriblement difficile, elle n'est pas nécessairement, de ce fait même, exemplaire (c'est-à-dire "pouvant servir d'exemple").

1.3.1. Une opération remarquable

L'opération est remarquable :

par le nombre de notices à convertir, estimées à 6 000 000 en 1989, elles seront plus probablement 5 500 000 à 5 600 000 après saisie (voir le détail en annexe)
par l'hétérogénéité des catalogues à convertir : 24 fichiers et seulement 5 catalogues imprimés, rédigés sur une période s'étalant sur plus d'un siècle
par la rigueur et la logique de son organisation grâce aux ingénieurs-conseils qui ont tout planifié, et cette construction de l'esprit a globalement tenu ses promesses
par le fait qu'il ne s'agit pas d'une simple opération saisie mais de la préparation d'un produit à intégrer le plus harmonieusement possible dans le futur grand catalogue de la BNF.

1.3.2 Une opération difficile

Les raisons qui font qu'elle est remarquable expliquent en quoi elle a été une opération difficile.

la durée de l'opération a été une réelle épreuve pour l'équipe BN : au fur et à mesure que l'opération avançait, le rythme très soutenu du travail fut de plus en plus dur à supporter. La visibilité des résultats grâce à la consultation de CD-ROM de travail régulièremen t produits a été réconfortante, ainsi que la réaction chaleureuse de certains collègues mesurant bien ainsi le service rendu aux usagers et l'ampleur de la tâche accomplie.
l'organisation de l'entreprise, garante de son efficacité, fait aussi qu'elle ressemble à un château de cartes : chacun des quatre intervenants (saisie, contrôle, BNF, intégration) est tributaire du travail des autres. La gestion contractuelle quotidienne est un délicat dosage de rigueur et de diplomatie : faire la part des impondérables (change ment de gérant d'une société), accepter les cas de force majeure (tornade détruisant partiellement un atelier), tolérer les manquements sans conséquences, mais appliquer les pénalités en cas de manquement grave par rapport au contrat.
la qualité à atteindre a été très précisément définie (taux maximum d'erreurs admis pour chaque zone des notices) sans que l'on puise s'appuyer sur une expérience similaire. Les exigences de la BNF ont semblé irréalistes à certains prestataires et plusieurs sous-lots de notices ont été rejet&eac ute;s au début. Après des explications répétées sur la légitimité de ces exigences de qualité et sur leur faisabilité, après avoir imposé aux prestataires les modifications nécessaires dans des programmes informatiques qu'ils avaient parfois déjà utilisés avec succès dans d'autres op&ea cute;rations de rétroconversion, des résultats satisfaisants ont été obtenus. Mais beaucoup de temps et d'énergie ont été ainsi perdus des deux côtés.
la nature des fichiers à convertir exige une connaissance approfondie des collections de la Bibliothèque ; or cette connaissance n'existait au début de l'opération que chez les responsables de l'équipe, et le rôle de personnes-recours a été particulièrement difficile à assumer.
l'opération est restée longtemps abstraite pour l'équipe BN : aucun résultat ne fut visible avant que ne paraisse le premier CD-ROM de travail. Les efforts accomplis n'ont trouvé pleinement récompense qu'en avril 1995, quand toute la Phase 1 fut enfin consultable, et surtout au début de 1996 lorsque le prototype de la version commercialis&eacu te;e est paru et qu'on a pu apprécier la convivialité de son mode d'interrogation.

1.4. EXPLOITATION DES RESULTATS DE LA CONVERSION RETROSPECTIVE

1.4.1 Publication d'un CD-ROM à l'automne 1996

Le Catalogue général des imprimés avant 1970 de la Bibliothèque nationale de France sur CD-ROM (6 disques) paraîtra à l'automne 1996 et sera diffusé par Chadwick-Healey. Cette première édition comportera les grands catalogues généraux convertis pendant la Phase 1. Elle offrira de nombreuses clés d'interroga tion, selon les deux grands modes classiques : feuilletage d'index et recherche par mots clés, sur toutes les zones des notices. Les notices, déchargeables par petits lots pour une utilisation strictement à but non lucratif, seront exploitables en format UNIMARC, ISBD et public (avec labels).

1.4.2 Chargement des notices dans le futur catalogue de la BNF

Les notices issues de la conversion rétrospective des livres imprimés seront chargées dans le futur catalogue de la BNF dont la première version devrait être disponible sur place fin 1997 et interrogeable à distance courant 1998. Les fonctionnalités prévues permettront d'optimiser les résultats de la conversion, notamment l'exploitatio n des zones fixes codées qui ont été ajoutées dans les notices à l'occasion de la conversion (dates, pays, langue de publication...) : ces informations serviront de critères de recherche ou de tri.

Fin 1997, les descriptions bibliographiques correspondant aux 3 820 000 premières notices saisies seront consultables dans le catalogue de la BNF. Le reste sera chargé dans ce catalogue au fur et à mesure de l'achèvement des marchés. Seules manqueront en 1998 les quelques 200 000 notices correspondant aux ouvrages en alphabets non latins.

Pour conclure sur la rétroconversion des catalogues de documents imprimés de la BNF

Puisque le mot conversion veut dire "le fait de se changer en autre chose" et accepte pour synonyme "métamorphose" ou "mutation", il y a donc un peu d'alchimie, de magie, dans une opération de conversion, même pour des notices bibliographiques. Certains jours on serait même tenté de dire qu'il y a aussi de la diablerie dans le chantier ! Mais conversion signifie a ussi "adhésion", et il est vrai que toute une équipe a adhéré à cette opération : son professionnalisme, sa ténacité, son enthousiasme, ajoutés aux compétences des prestataires, sont parmi les facteurs de succès de l'opération.

2. CONVERSION DES CATALOGUES DES BIBLIOTHEQUES MUNICIPALES

L'opération de conversion rétrospective des catalogues des fonds anciens, locaux ou spéciaux des bibliothèques municipales a été entreprise pour alimenter le futur Catalogue collectif de France. Défini comme un outil de recherche et de localisation de documents sur l'ensemble du territoire national, la réalisation de ce catalogue collectif i mplique la collecte de données bibliographiques dans les bibliothèques françaises, et leur saisie informatique.

2.1. BUTS ET PRINCIPES DE L'OPERATION

La conversion rétrospective des bibliothèques municipales a été entreprise pour :

alimenter le Catalogue collectif de France en signalant et localisant une masse significative de documents spécifiques à ces bibliothèques et non susceptibles de faire double emploi avec ceux de la BNF avec ceux des bibliothèques universitaires : fonds anciens, fonds locaux et fonds spécialisés ; les bibliothèques s'engagent à rendre ce s documents accessibles à tous
fournir à chaque bibliothèque ses données rétroconverties, de façon à ce qu'elle puisse les mettre dans sa propre base bibliographique et cela quel que soit le système informatique local.

L'opération conversion rétrospective des bibliothèques municipales doit prendre en compte deux contraintes :

la nécessité d'aligner le plus possible ses procédures de réalisation sur celles mises en oeuvre par la BNF pour la conversion de ses propres catalogues
le respect d'un délai imposé : toutes les opérations devaient êtres engagées avant fin 1995.

Le programme a été élaboré en collaboration avec le Ministère de la Culture, ministère de tutelle des bibliothèques municipales, et plus précisément la Direction du livre et de la lecture. Il définit les principes suivants :

faire procéder, par une société spécialisée, à une saisie informatique pure et simple des notices des fichiers et catalogues sur papier : toute opération de catalogage ou recatalogage est formellement exclue
limiter l'opération aux monographies
sélectionner les bibliothèques sur des critères précis : possession de fonds anciens locaux ou spécialisés ; possession d'une collection de livres imprimés d'au moins 20 000 volumes ; présence sur place d'un chef de projet ; existence d'un système informatique intégrant et fournissant des notices au format UNIMARC.

2.2. DEROULEMENT DU PROJET

Le programme a été progressivement mis en place et s'est déroulé en trois campagnes, la première ayant débuté en 1992. Il a concerné une cinquantaine de bibliothèques.

En 1990 une étude préalable de faisabilité a été menée, sur 7 sites, sous la direction d'un comité de pilotage, par une société de consultants : la stratégie et les procédures suivies pendant le projet en sont issues.

L'étude a souligné l'extrême diversité des catalogues, tant du point de vue quantitatif (1 à 10 catalogues concernés par bibliothèque), que du point de vue qualitatif (hétérogénéité quant aux supports d'origine : registres manuscrits ou dactylographiés, fiches manuscrites ou dactylographiées, catalogu es imprimés ; hétérogénéité quant aux normes et pratiques de catalogage).

L'Etablissement public de la Bibliothèque de France manquant de ressources humaines pour encadrer et suivre l'opération à ses débuts, a délégué en partie la maîtrise d'ouvrage à chaque bibliothèque municipale pour que le prestataire n'ait qu'un seul interlocuteur. D'autre part, les contraintes administratives entraînant de s délais entre le choix d'un prestataire et le démarrage effectif des travaux, un dérapage de calendrier était à craindre. Dans ces conditions il a été décidé de :

respecter au maximum les catalogues et la structure des notices existantes dans chaque bibliothèque
élaborer une grille la plus homogène possible des zones à saisir, à partir des zones bibliographiques relevées dans les différents catalogues
fournir aux bibliothèques les données rétroconverties sur support magnétique en format UNIMARC.

L'étude de faisabilité a permis de réaliser un cahier des charges qui fixe pour chaque campagne les cadres juridique, organisationnel, technique de l'opération. Il n'imposait ni chaîne de traitement, ni technique de saisie. Le choix définitif d'une société a été fait au vu des résultats d'un jeu d'essai. Choisie pour sa fiabilité scientifique et son coût, la société JOUVE a proposé la saisie dans ses ateliers.

2.3 Schéma type de la conversion rétrospective dans une bibliothèque municipale

Le schéma suivant a été appliqué à toutes les campagnes de l'opération :

datation, tri, extraction des notices retenues, par le personnel de chaque bibliothèque
transport des catalogues par le prestataire de saisie vers ses ateliers
compostage, puis photocopie des fiches, par le prestataire de saisie
test de saisie par le prestataire sur chaque catalogue, afin d'affiner les consignes
saisie, effectuée d'après les photocopies des fiches ou d'après les fiches originales selon leur état de conservation
traitement, par la bibliothèque, des anomalies, c'est-à-dire de toute notice dont la saisie n'est pas possible en s'en tenant aux consignes données au prestataire.
contrôle de l'exhaustivité : le prestataire fournit une liste des ruptures de séquence dans les numéros de notices et les justifie
contrôle de qualité : un échantillon extrait de façon aléatoire et représentant 4 % de la saisie du mois écoulé est soumis à la fois à la bibliothèque municipale et à la BNF, qui vérifient chacune si le niveau de qualité requis est atteint
fourniture par le prestataire de deux bandes magnétiques, l'une destinée à la BNF pour le futur Catalogue collectif de France, l'autre à la bibliothèque municipale après reformatage en fonction de son propre système informatique.

2.4. BILAN DES OPERATIONS

La saisie n'étant pas terminée et aucun chargement n'ayant été réalisé dans le Catalogue collectif de France, il est prématuré d'établir un bilan mais quelques remarques sont cependant possibles :

à l'issue des deux premières campagnes de rétroconversion 125 catalogues ont été convertis pour 26 bibliothèques. Après élimination des doublons au sein d'une même bibliothèque, on a obtenu 1 333 842 notices. A l'issue de la 3e campagne, il y aura au total environ 2 600 000 notices et 219 catalogues auront changé de support, le plus petit comptant 38 notices et le plus important 130 000 notices. 58 bibliothèques municipales auront participé à l'opération
par ailleurs, une partie des bibliothèques dont la conversion est terminée ont déjà chargé leurs données rétroconverties dans leurs propres bases bibliographiques. Elles sont satisfaites, car elles considèrent que, même si ces données informatisées sont perfectibles, elles constituent néanmoins un remarquable progrès d'unification de leur catalogue

3. CONVERSION CATALOGUES DES BIBLIOTHEQUES UNIVERSITAIRES

3.1. BUT ET PRINCIPES DE L'OPERATION

Le but est le même que pour la conversion rétrospective des bibliothèques municipales : alimenter le Catalogue collectif de France. Mais l'opération diffère sur trois points principaux .

la BNF n'est pas le seul maître d'ouvrage de l'opération: Elle collabore avec le Ministère de l'Education nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche, plus précisément avec la Direction de l'information scientifique, des technologies nouvelles et des bibliothèques. Aux termes de la convention signée le 12 juin 1992 entre ce ministère et l'Etablissement public de la Bibliothèque de France, les deux partenaires s'engageaient à prendre en charge l'informatisation des fichiers de 31 bibliothèques universitaires. Ils décidèrent de choisir les bibliothèques les plus importantes, soit parce que leurs collections dépassaient 200 000 volumes, soit parce qu'elles étaient des centres d'acquisition et de diffusion de l'information scie ntifique et technique (CADIST) c'est-à-dire des pôles de référence dans une discipline donnée (les CADIST reçoivent des moyens supplémentaires du ministère pour acquérir des documents français et étrangers destinés à être utilisés par les autres bibliothèques universitaires).
les notices obtenues alimentent un catalogue collectif qui existe déjà: Les notices issues de cette conversion rétrospective ne constituent pas une nouvelle base bibliographique mais vont enrichir le PANCATALOGUE qui est le catalogue collectif des bibliothèques universitaires françaises. C'est le PANCATALOGUE lui-même qui sera intégré dans le futur Catalogue collectif de France.
la conversion des notices se fait principalement par dérivation et récupération: Quand le projet a démarré le PANCATALOGUE ne pouvait admettre que des notices provenant des trois bases qui lui avaient donné naissance, ce qui excluait toute création de notices donc toute saisie nouvelle. L'opération ne pouvait se faire que par récupération de notices dans les bases OCLC, SIBIL et BN-OPALE.

3.2. RESULTATS

3.2.1 La première campagne

Achevée au printemps 1996, elle a permis la conversion de quelque 450 000 notices postérieures à 1969 pour sept bibliothèques. Les fiches des ouvrages qui n'ont pas été trouvées dans BN-OPALE, ouvrages étrangers majoritairement, ont parfois fait l'objet d'une saisie financée par les bibliothèques elles-mêmes, désir euses de compléter ainsi une tranche chronologique de leur catalogue.

Le chargement de cette rétroconversion sur les systèmes propres aux bibliothèques est en cours. Malgré quelques petits problèmes, les bibliothèques se disent satisfaites du résultat, comme de l'amélioration du service rendu à leurs lecteurs qui trouvent ainsi dans les catalogues locaux en ligne un nombre significatif de notices suppl& eacute;mentaires.

3.2.2. La deuxième campagne

Dix autres bibliothèques bénéficieront de la campagne qui se prépare.

L'architecture du PANCATALOGUE évoluant vers l'acceptation de notices d'origines variées, il va être possible de diversifier les techniques : dérivation et ajout de données locales, saisie complète des notices non récupérées dans BN-OPALE.

L'action de la BNF a le mérite d'accélérer le rythme de l'informatisation des bibliothèques universitaires. De plus, elle les incite à la poursuivre et à la parachever.

CONCLUSION GENERALE

Avec plus de 5 millions et demi de notices déjà converties à son actif, et bientôt 9 millions et demi, la Bibliothèque nationale de France a fourni pendant les six dernières années un effort considérable. Elle a amélioré de façon extraordinaire l'accès au patrimoine imprimé de la France, et ceci, non seuleme nt à son bénéfice propre et à celui des bibliothèques du pays, mais aussi, à terme, pour les lecteurs du monde entier.

ANNEXE

Fichiers et catalogues de la Bibliothèque nationale inclus dans l'opération de conversion rétrospective

PHASE 1

-Catalogue général auteurs des origines à 1959 :
232 volumes
1 965 027 notices saisies

-Supplément au catalogue général auteurs
1024 tiroirs
1 222 503 notices saisies

-Catalogue général auteurs, collectivités-auteurs et ouvrages anonymes 1960-1969
23 volumes
456 920 notices saisies

-Catalogue général des périodiques avant 1960
568 bacs
255 784 notices saisies

PHASE 2

- 1er appel d'offres (454 074 notices saisies)
Fichier des ouvrages anonymes avant 1960

- 2ème appel d'offres (443 00 notices estimées)
Fichier des publications des collectivités avant 1960
Fichier des actes administratifs et judiciaires
Fichier des actes administratifs religieux
Fichier du fonds Fontainebleau
Catalogue des actes royaux de l'Ancien Régime

- 3ème appel d'offres (450 000 notices estimées)
Catalogue de l'histoire de France jusqu'en 1895
Suppléments sur fiches 1895-1935, 1936-1949, 1950-1960
Fichier de l'histoire de Paris 1895-1960
Fichier de l'histoire des familles 1895-1960
Fichier des papiers parlementaires français

- 4ème appel d'offres (339 000 notices estimées)
Fichier des thèses de médecine
Fichier des thèses de licence en droit
Catalogue des ventes publiques d'objet d'art
Fichier du fonds Smith-Lesouef
Fichier et catalogue des factums
Fichier liturgie