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63rd IFLA General Conference - Conference Programme and Proceedings - August 31- September 5, 1997

Restructurer la bibliothèque pour un accès amélioré à l’information électronique sur la santé : l’expérience d’une bibliothèque de recherche.

Karen J. Graves ,
directrice ,
services d’accès

et

Elaine R. Martin ,
bibliothécaire adjointe de l’université des sciences de la santé
Bibliothèque des sciences de la santé,
Université de l’Illinois à Chicago
Chicago , Illinois , U.S.A


RÉSUMÉ

Les changements organisationnels tels que les réductions de personnel, la réinvention de l’organisation, les fusions et les services centrés sur le client sont les maître-mots des années 90.
L’un des moyens par lesquels les organisations font face au changement est la restructuration. Restructurer, c’est réinventer la manière de faire des affaires, en regardant en arrière et en examinant les valeurs, les buts et les procédures du système utilisé pour atteindre ces buts. Cette évaluation entraîne souvent de nouveaux projets concernant les procédures à employer. Quoi qu’il en soit, le client reste au centre de chaque procédure, avec des systèmes repensés pour répondre à leurs besoins et à leurs demandes. Les services techniques de l’Université de l’Illinois à Chicago passent par ce processus de restructuration, ce qui a eu un impact majeur sur les services publics offerts aux utilisateurs de la bibliothèque. Ce texte décrira deux de ces projets de restructuration : l’accès aux réserves électroniques et l’accès aux documents en texte intégral. La conduite de ces projets, tout comme l’implication et la formation du personnel, l’équipement, le copyright, et les réactions des utilisateurs à ces nouveaux services sont décrits ici.


PAPER

La restructuration, qui a été très populaire dans le monde des affaires durant les années 90, est une réinvention de la façon de faire du business. Elle implique de repenser les procédures-clés tout en gardant le client au centre du projet. On peut trouver de nombreux exemples de restructuration dans la littérature économique (1,2). Avec l’attention croissante portée sur l’amélioration de la qualité, les bibliothécaires sont aussi à la recherche de méthodes pour réduire les coûts et améliorer les services. Il y a des exemples d’adaptation des bibliothèques à ces fins, mais très peu d’exemples sur la reconception de processus de travail des bibliothèques (3,4). Ces exemples sont principalement du domaine du recours aux ressources extérieures (outsoursing) (5,6).

A l’Université de l’Illinois de Chicago (U.I.C), le projet de restructuration de la bibliothèque a commencé par l’examen des méthodes des Services Techniques. Comme le projet progressait, il devint clair qu’il était difficile de séparer Services Techniques et Services Publics, et le projet a abouti de façon identique à une nouvelle planification des méthodes dans les secteurs des Services Publics. Ce texte établit un compte rendu de deux de ces projets, l’accès aux réserves électroniques, et l’accès aux revues électroniques contenant les textes intégraux à la bibliothèque des Sciences de la Santé (L.H.S).

Données de base

Tout d’abord, quelques informations d'arrière-plan sur la façon dont ces projets se sont développés. Différents facteurs ont conduit à la décision du directeur de la bibliothèque d’entreprendre la restructuration des Services Techniques. La bibliothèque de l’U.I.C comprend la bibliothèque centrale avec ses branches en Mathématiques, Sciences, Architecture et Art, et la Bibliothèque des Sciences de la Santé avec ses trois sites régionaux à Peoria, Rockford, et Urbana, en Illinois. La Bibliothèque des Sciences de la Santé est une entité administrative à l’intérieur du Système de Bibliothèque de l’Université, avec son propre Département de Services Techniques, accomplissant des traitements similaires. On a pensé que certaines procédures pourraient être consolidées et certaines autres redéfinies de façon à réaffecter le personnel des Services Techniques dans les projets des Systèmes et des Services Publics dans l’ensemble des bibliothèques de l’U.I.C. Il n’était pas envisagé de réduire le personnel, mais que les économies de moyens dégagés par la restructuration rendent possible de nouvelles initiatives dans le domaine électronique.

Les procédures de départ

On fit appel à un consultant externe pour introduire les concepts de la restructuration auprès du personnel et pour guider le processus de restructuration. Une formation fut mise en place en direction de certains membres sélectionnés du personnel ainsi que pour les dirigeants des départements, et durant ce stage, les participants développèrent les buts du projet.
Deux équipes composaient la charpente à la base de cette restructuration, une Equipe de l’Avant centrée sur les procédures accomplies avant l’arrivée du matériel, une Equipe de l’Après centrée sur les procédures accomplies après que le matériel ait été reçu. Chaque équipe a un conducteur qui siège aussi au Comité Directeur. Ce dernier étudie les attentes et les attitudes des utilisateurs et conduit le processus dans sa globalité. Un coordinateur a aussi été nommé afin de coordonner, planifier et documenter les activités, en plus de participer au travail des deux équipes et du Comité Directeur.

Les premières étapes

Les équipes commencèrent à accomplir leur tâche en examinant dans un premier temps les procédures courantes, pendant que le Comité Directeur se concentrait sur les attentes et les conduites des utilisateurs. Une nouvelle conception des méthodes de travail ne peut pas être définie sans information de base, et les participants constatèrent que les données de base nécessaires n’étaient pas toujours disponibles. Différentes études furent lancées pour recueillir des données sur les procédures et les temps des traitements courants. Les attitudes des utilisateurs ont été examinées en analysant les enregistrements de l’utilisation du terminal public, et les modèles et statistiques du prêt sur place et interbibliothèques. Les attentes des utilisateurs ont été explorées sur des groupes définis, et les résultats de la bibliothèque ont été comparés à d’autres bibliothèques équivalentes et à des organisations situées en dehors de l’académie. Pendant ce processus de recueil des données, il devint manifeste pour les membres de l’équipe que certaines procédures de travail pourraient être améliorées par des « arrangements rapides ». Cependant, un quelconque changement dans la méthode de travail nécessitait le consentement de l’équipe aussi bien que l’approbation du Comité Directeur.

Quelques uns de ces « arrangements rapides » incluaient la décentralisation du processus de désherbage ? ? ? (withdrawal), l’élimination des révisions par le bibliothécaire pour les livres à commande urgente, et des changements mineurs dans la programmation logicielle pour améliorer les procédures de commande et de préparation à la mise en rayons.

Table rase

Les étapes préliminaires achevées, les équipes furent conduites à porter leur attention sur la méthode « table rase ». La méthode « table rase » est définie lorsque l’on abandonne une ancienne méthodologie, et que l’on redéfinit complètement une nouvelle, basée sur les demandes et les préférences de l’utilisateur.

Sur ce point, le Comité Directeur a décidé qu’une structure de référence était nécessaire pour aider les projets des équipes dans le futur. Il a été décidé de tenir une réunion d’une journée, commune aux équipes et au Comité Directeur, appelé « Future Think Tank Day », pour introduire et discuter des publications qui pourraient jouer un rôle important pour les bibliothèques dans le futur.

Des bibliothécaires de l’U.I.C. ont fait des présentations des GUI (Graphical user Interface), EDI (Electronic Data Exchange), bases de données relationnelles, et informatique médicale. Chaque présentation était suivie de petites discussions de groupes où le personnel spéculait sur comment évolueraient ces sujets dans la bibliothèque de l’an 2000. Les projets relatifs à la fois aux services techniques et publics ont été identifiés comme pouvant aider à préparer les bibliothèques pour ces changements technologiques. La méthode « table rase » dans les services techniques continue, et de nouvelles équipes ont été nommées pour effectuer des projets pilotes.

Nouveaux projets

En se basant sur « Future Think Tank Day », il a été dit que la bibliothèque devra s’efforcer de fournir un accès à une information électronique en texte-intégral. La bibliothèque a aussi été intégrée dans plusieurs initiatives pour mettre à disposition les bases de données et les fonds documentaires directement sur les postes de travail des étudiants et des enseignants. Le catalogue en ligne de la bibliothèque et l’accord passé avec la Bibliothèque Nationale de Médecine (National Library of Medicine) pour fournir un accès a Grateful Med sur la base d’un tarif forfaitaire, ainsi que les accords coopératifs régionaux et au niveau de l’Etat permutent déjà de fournir une grande quantité d’informations pour les étudiants et les enseignants de l’U.I.C. L’un des objectifs de la restructuration est de fournir un accès à l’information en texte intégral. Les deux projets lancés pour atteindre ce but sont Electronic Reserves et Electronic Full-Text Journals (périodiques électroniques en texte-intégral).

Réserves électroniques

Le Comité Directeur a décidé que le projet Electronic Reserves serait conduit au LHS. Ce projet devait inclure toutes les sources que les enseignants pourraient placer sur Reserve : plans des cours et assignations, notes, anciens examens, liste des livres recommandés, articles de journaux et graphiques.

Dans le but d’etre sûr que toutes les sources seraient inclues dans le projet, deux membres de la faculté de medecine ont été contactés et il leur a été demandé s’ils desiraient participer à ce travail. Ces enseignants de la School of Public Healh et du College of Medicine ont accepté avec enthousiasme de collaborer et ont fourni le matériel de cours et les listes requises.

L’autorisation relative au copyright n’était pas nécessaire pour les cours préparés par les professeurs. Le LHS a accepté de donner son autorisation de copyright pour les articles et les graphiques du journal. Des lettres demandant la permission de placer des articles pendant un semestre sur Electronic Reserve ont été adressées aux titulaires des droit pour un accès limité aux usagers de l’U.I.C. . La bibliothèque a accepté de joindre la mentions de copyright à tous ces documents.

Des demandes d’autorisation ont également été envoyées à douze éditeurs ; onze ont répondu, sept ont donné leur accord sans taxes, deux avec taxes d’accès, et deux ont refusé de donner leur autorisation. La décision a été prise d’utiliser seulement les sept éditeurs sans taxes pour le projet pilote initial.

L’équipement nécessaire pour ce projet consiste en un scanner et un PC avec un accès Internet. Le logiciel Acrobat PDF Distiller a été employé. Le logiciels de lecture pour Acrobat sont disponibles dans tous le campus pour téléchargement, et ces lecteurs ont été chargés sur chaque terminal public de la bibliothèque.

Le p ersonnel a été formé, dans un temps relativement court, à utiliser le logiciel et à joindre des mentions de copyright. Avec de l’expérience, le personnel peut préparer un article par heure. Le personnel technique a mis en place un fichier protégé pour les sources avec copyright, qui n’est accessible que sur un site Web U.I.C. avec un accès IP restreint.

Ce petit projet s’est déroulé avec succès et sera étendu à un autre Collège au centre des sciences médicales (Health Sciences Center) le semestre prochain. Le personnel a été formé et les assistants aux étudiants du semestre prochain vont être formés à scanner des supports de cours, le personnel bibliothécaire ne s’occupant que des sources avec copyright. Les statistiques d’utilisation et les modèles seront collectés pour déterminer non seulement l’utilisation faite des sources électroniques, mais également les futurs besoins en équipement pour un accès public aux supports de cours en texte intégral.

Périodiques Electroniques en texte-intégral

La bibliothèque avait aussi une expérience limitée en ce qui concerne la prise en compte de la diversité des accords coopératifs régionaux ou au niveau de l’Etat pour l’accès aux journaux en texte intégral. Le Comité Directeur a décidé que LHS devait être le site du projet pour deux raisons. Les périodiques électroniques en texte-intégral allaient devenir disponibles pour les sciences biomédicales. Comme l’enseignement médical se déplaçait des campus vers les cliniques très tôt dans le cursus, les étudiants n’avaient pas d’accès rapide aux sources d’informations des bibliothèques. Même si les étudiants avaient accès aux bases de données Grateful Med (7), ils avaient besoin d’un accès en texte intégral aux articles des journaux électroniques.

Une équipe spéciale a été détachée pour évaluer les produits disponibles et pour déterminer les besoins en équipement. Après discussion avec plusieurs sociétés, Ovid Technologies a été retenue parce qu’elle offrait des accès à de multiples bases de données en plus d’une collection biomédicale en texte-intégral (Core Biomedical Collection). LHS a choisi un contrat de licence pour tout le campus, avec accès aux bases de données CINAHL (Cumulative Index to Nursing and Allied Health Literature) et IPA (International Pharmaceutical Abstracts) et à la Core Biomedical Collection, qui est une collection de quinze importants journaux biomédicaux en texte-intégral.

Les spécifications techniques pour accéder en multi-utilisateurs au système Ovid sont un Z39.50 compatible Ovid Client/Serveur, un serveur Web HTTP capable de charger PERL, et un explorateur Web. Les bases de données et les documents sont accessibles via Internet plutôt que de les charger localement. Les accès en texte-intégral incluent tous les liens hypertextes et les graphiques. Cette capacité permet l’accès aux photographies, tableaux et diagrammes trouvés dans les articles en texte intégral.

L’équipe spéciale a aussi été chargée de préparer la documentation pour ce nouveau système, de former le personnel, de préparer la publicité annonçant la disponibilité du système Ovid, et de tenir une journée portes ouvertes pour la communauté du campus.

Les accès aux bases de données et aux documents texte-intégral via Internet ont été bien acceptés par les utilisateurs et le personnel des bibliothèques. Les problèmes à prendre en compte par les bibliothèques lorsqu’elles fournissent des données en texte-intégral sont l’impression, le téléchargement et des longueurs dans les temps de réponse.

Les utilisateurs des bibliothèques aiment pouvoir imprimer des articles pour étude ou référence ultérieure. Cependant, l’impression est parfois un processus lent et qui nécessite de grandes quantités de papier et de cartouches d’encre.

La capacité à télécharger ou à envoyer des fichiers vers une adresse électronique concerne les utilisateurs. La bibliothèque n’a plus à se préoccuper d’un périodique manquant ou en cours d’utilisation, car l’article demandé est disponible électroniquement pour un téléchargement. La bibliothèque encourage les utilisateurs à télécharger plutôt qu’à imprimer, mais les utilisateurs n’ont pas toujours de disquette, et la bibliothèque n’en vend pas encore.

Les embargos des éditeurs génèrent des retards dans la disponibilité des articles. Par exemple, les éditeurs ont gardé le magazine Nature pendant trois mois, et Science pendant dix jours avant de les rendre disponible pour Ovid. Ovid doit retranscrire les informations parce que les éditeurs ne fournissent pas les documents dans format normalisé adéquat. Malgré ces problèmes, nos utilisateurs nous disent que l’accès électronique aux données en texte-intégral est la meilleure chose que nous n'ayons jamais faite.

CONCLUSION :

L’effort initial de la bibliothèque pour fournir des documents électroniques a été satisfaisant sur plusieurs points. La démarcation entre services techniques et publics continue de s’atténuer, la mise en œuvre de ces deux projets a amélioré la coordination des personnels et des méthodes de travail entre systèmes, services techniques et services publics. Le personnel et les usagers de la bibliothèque deviennent plus aptes à s’adapter aux changements technologiques. Mais peut être le plus important c’est que, pour certains documents, la bibliothèque peut maintenant fournir à ses utilisateurs un accès continu 24 h / 24 h à partir de n’importe quel endroit.

Cependant, l'une des choses que nous avons comprise est que la restructuration est un processus permanent. Les changements effectués doivent être maîtrisés. Le changement est une chance, mais aussi parfois un problème. La prévision et la maîtrise des changements restent l’objectif à atteindre.