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63rd IFLA General Conference - Conference Programme and Proceedings - August 31- September 5, 1997

El proceso electrónico de los materiales multimediales a través del programa SIGEBI para bibliotecas populares

Profesor Daniel R. Ríos
Presidente de la Comisión Nacional
Protectora de Bibliotecas Populares
(CONABIP) de la República Argentina


Para introducirme en el tema que me toca exponer acerca de: "El proceso electrónico de los materiales multimediales a través del programa SIGEBI (Sistema de Gestión Bibliotecaria) para bibliotecas populares", considero necesario hacer una muy breve y suscinta referencia al contexto general de mi país.

Al respecto, cabe recordar que la República Argentina es un país que se extiende al sur del continente americano con unos 3.800.000 kilómetros cuadrados, incluyendo la porción antártica y las islas intercontinentales del Atlántico Sur. Está poblado por 33 millones de habitantes de habla hispana, con importante influencia en su composición de las sucesivas olas inmigratorias mayoritariamente europeas, que le dieron su inconfundible fisonomía a la población y a la cultura argentinas.

La Argentina posee, es bien sabido, un muy extenso territorio donde se dan todas las variedades orográficas y climáticas. Ello le posibilita un considerable desarrollo en los rubros agrícola, ganadero, minero, industrial, energético e ictícola, entre otros ítems de similar importancia. Cabe citar también su desarrollo cultural y educacional.

Sin embargo, la sociedad argentina ha enfrentado históricamente ciclos con serias dificultades de orden político, económico y financiero, logrando recién en la última década la estabilidad democrática, cuya consolidación no escapa a fuertes desafíos vinculados a la planetarización de la economía y al impacto tecnológico: desafíos, éstos, a los que no es ajena ninguna nación en proceso de cambio y desarrollo. Las posibilidades y exigencias de la actual integración regional como es el caso del Mercosur, la creciente multiplicidad de los medios y soportes de la información, la vertiginosa globalización informática con el tratamiento electrónico de los datos y documentos, son todos factores que ejercen una fuerte incidencia en el ámbito educativo-cultural.

En materia educativa y cultural, la Argentina afronta un proceso de reforma y adecuación -transformación- de sus políticas e instituciones a las actuales circunstancias mundiales y las recurrentes demandas de la comunidad en general, cuyas bases han sido consensuadas por los representantes políticos y se encuentra en plena vigencia en la actual Ley de Educación Federal y una decena de leyes del sector cultural (Ley de Teatro, de libre circulación de obras de arte, entre otras). En la Argentina hay, de acuerdo con el Censo Nacional del año 1994, una población estudiantil y pre-escolar de 9.190.528 alumnos que cursan en 45.477 establecimientos e institutos privados y del Estado. Asimismo, según el Directorio de bibliotecas argentinas, editado por ABGRA (Asociación de Bibliotecarios Graduados de la República Argentina), existen en el país 4.239 bibliotecas. La mitad, aproximadamente, son bibliotecas públicas, entre las cuales habría que destacar la Biblioteca Nacional, la Biblioteca del Congreso y la Biblioteca Nacional de Maestros, señeras en la actividad aunque todavía con un incipiente y renovado desarrollo informático bibliotecológico. Del grupo de las bibliotecas públicas, más de 1.600 son bibliotecas populares, que están distribuídas a lo largo y ancho del país y tienen diverso grado de desarrollo. Las hay muy modestas, en lugares muy alejados y aislados, así como otras de notable complejidad. Todas ellas son entidades educativo-culturales autónomas, que por lo general se enfrentan a dificultades para conseguir recursos aunque algunas están totalmente afianzadas y gozan de gran prestigio social.

A nivel nacional cuentan con el apoyo del organismo que presido, la Comisión Nacional Protectora de Bibliotecas Populares, CONABIP, dependiente de la Secretaría de Cultura de la Nación la que, a su vez, depende en forma directa de la Presidencia de la Nación. La CONABIP se rige por la Ley 23.351, que crea un Fondo Especial de recursos el que a partir de su puesta en vigencia en el año 1990 ha permitido que la CONABIP desarrolle una serie de proyectos de apoyo a las bibliotecas populares en favor del incremento y actualización bibliográfica, equipamiento bibliotecnológico, capacitación de dirigentes y bibliotecarios, y desarrollo de proyectos de extensión bibliotecaria y cultural en las bibliotecas populares ubicadas en zonas de bajos recursos económicos.

Programa SIGEBI v.1: Aspectos técnicos y alcances

El programa SIGEBI v.1 desarrollado por la CONABIP (Comisión Nacional Protectora de Bibliotecas Populares) sobre la base del programa CDS Micro/Isis y del compilador ISIS/PASCAL, constituye un sistema integrado de gestión bibliotecaria que permite la automatización de las tareas administrativas y bibliotecológicas que se llevan a cabo en las bibliotecas populares, tales como el Inventario, el Catálogo bibliográfico y multimedial, la Administración de Socios, la Cobranza de Cuotas y la ejecución de Préstamos de Material.

Para el desarrollo del SIGEBI v.1, el equipo técnico, bibliotecario e informático de la CONABIP, integrado por Daniel R. Ríos (Director General), Ana Dobra (Directora Técnica), Luis Olguín (Programador), Leticia Galindo y Patricio Rey (Asistentes Técnicos), efectuó la modificación, adaptación y ampliación del Software de Gestión Bibliotecaria integrado por el formato LIBRI para la base catalográfica (Universidad Nacional de San Juan), el formato FACSO para la base Inventario (Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional de San Juan), el programa SOCIOS (Sociedad Franklin Biblioteca Popular de San Juan) y el programa BOOK'S (Instituto de Informática de la Facultad de Ciencias Exactas, Físicas y Naturales de la Universidad Nacional de San Juan).

El programa SIGEBI fue preparado para ser utilizado tanto por aquellas bibliotecas que ya tienen automatizada, total o parcialmente, su gestión administrativa-bibliotecológica, como por las que aún no sacan provecho de su PC. Se despliega al usuario a través de pantallas sencillas, con contenidos simples, claros y operación amigable.

El subsistema de Inventario constituye una herramienta útil para las bibliotecas que desean tener su Libro Inventario automatizado de libros, casetes, compact discs, CD-ROM y videos, que a su vez da origen a la base Catálogos, modificable y ajustable a las RCA 2 Reglas de Catalogación Angloamericanas y la impresión de las fichas catalográficas.

A través del subsistema de Socios automatiza las tareas de administración del padrón de Socios de la biblioteca (Altas, Bajas y modificaciones de los socios), el cobro de las cuotas, la asignación de cobradores y la emisión impresa de recibos y de diversos informes de Tesorería.

El subsistema Préstamos permite la automatización de la circulación del material bibliográfico y multimedial de la biblioteca: préstamos a domicilio y en sala, devoluciones, renovaciones, reservas y la correspondiente información estadística.

El SIGEBI permite, además, la obtención de distintos listados y estadísticas de los movimientos y servicios computarizados de la biblioteca popular. Actualmente, la CONABIP está desarrollando la versión 2 del SIGEBI, que incluirá: Kardex (publicaciones periódicas); procesamiento de otros soportes -materiales multimediales- no previstos en la versión 1; inventario de obras ajenas (obras con inventario de otra Institución en situación de préstamo o "en depósito" en la biblioteca); impresión de fichas catalográficas, y servicios computarizados de agendas de extensión cultural.

Tratamiento Informático de los materiales audiovisuales

El tratamiento mediante procesos computarizados de los materiales audiovisuales como videos, casetes. compact disc, CD-ROM, entre los más comunes hoy en las bibliotecas populares, comprende de modo similar que en el caso de los libros, tres aspectos básicos: el administrativo, el técnico y el operativo.

El administrativo responde a la necesidad de control de cada ítem o pieza audiovisual, tomada como unidad física integrante del patrimonio de la biblioteca popular y en base a una exigencia administrativo contable y legal al ser este tipo de biblioteca una asociación civil autónoma.

Dicho control se realiza mediante un registro cronológico, y de numeración consecutiva de los ejemplares que se incorporan a la biblioteca, denominado Libro Inventario, Manual en el caso tradicional y Computarizado cuando es generado e impreso a través de computadora. Este Libro Inventario, conformado por hojas impresas, reproduce los ingresos y las bajas del material de la biblioteca registrados en la base Inventario en el caso del programa SIGEBI, software motivo de esta charla.

El proceso técnico responde a la necesidad de disponer de registros ordenados del material que permitan a los usuarios y a los bibliotecarios saber qué obras, en este caso audiovisuales, y de qué temas, autoría, etc. posee la biblioteca y en qué lugar de la misma se encuentran ubicadas. La confección de tales registros genera la base Catálogo, automatizada o computarizada.

El aspecto operativo comprende la normativa y acciones que prevé este programa informático para el registro y el control del movimiento o circulación de las obras dentro y fuera de la institución, a través de la base o subsistema Préstamo del SIGEBI y, además, de la emisión de listados, estadísticas, perfiles, etc.

El dato que opera de eje principal de interacción entre los tres aspectos o bases detalladas es el número de inventario, el que es único e irrepetible para cada item o pieza audiovisual, independientemente de su contenido, temática, autoría, etc. Es decir, que dos piezas idénticas no pueden tener el mismo número de inventario, sí en cambio, el de clasificación. Si bien se ubican en el SIGEBI las obras a través de distintos puntos de acceso como autor, título, materia, etc.; sólo el número de inventario será el dato preciso de búsqueda de un determinado ejemplar (o unidad física) de una obra, tanto para realizar una baja en el inventario y en el catálogo como para saber si está disponible para el préstamo, si ha sido reservado, demorado o enviado a encuadernación, etc. Por otra parte, lo más importante del SIGEBI como propuesta integradora de dichas bases, es que al efectuarse la carga de las obras en la base Inventario aunque sea elementalmente y con un mínimo de datos descriptivos, se ahorran "tareas repetitivas" al posibilitar, a partir de la misma, la conformación de la base Catálogo provisoria, con los mismos datos.

Esto se debe a que el SIGEBI dispone de una opción denominada P- "PASE" de obras al Catálogo desde Inventario, mediante la cual se reproducen en el Catálogo los datos asentados en los registros que conforman el Inventario, permitiendo de esta manera disponer en forma inmediata de la información proveniente del mismo, para realizar búsquedas, préstamos, devoluciones, reservas, etc. aunque la misma sea elemental e incompleta.

Con esta posibilidad que prevé el SIGEBI se economizan y optimizan los tiempos de catalogación al contar el bibliotecario con los principales datos de la obra audiovisual ya cargados en cada registro catalográfico, los que luego o más adelante, cuando la biblioteca pueda disponer de personal calificado, medios y tiempo, podrán ser modificados, ampliados, corregidos o reprocesados, ajustándolos estrictamente a las Reglas de Catalogación RCA2 y a las clasificaciones del sistema adoptado, el que en el caso de las bibliotecas populares es comunmente el Sistema de Clasificación Decimal Dewey.

En la versión 1 del SIGEBI es posible automatizar el inventario de los siguientes tipos de obras: LIBROS, COMPACT DISC/CD-ROM, CASETES y VIDEOS.

Cada uno de dichos tipos de obras multimediales conforman una base de Inventario separada, con numeración y/o codificación propia, según el material.

Con el fin de evitar la duplicación de los números de Inventario con los libros para las obras en compact disc/CD-ROM, casetes y videos, el Sistema antepone al número de inventario un código de dos letras. Estos códigos son: CA para casetes, CD para compact disc/CD-ROM y VI para videos. Por ejemplo:

También, cuando se efectúe el "PASE" desde la base INVENTARIO a la base CATALOGO, en esta última se reproducirán automáticamente dichos códigos, según el tipo de material, acompañando a cada número de Inventario.

A partir del Menú principal del SIGEBI se ingresa con I-INVENTARIO al subsistema correspondiente y luego con la Opción T-"Ingresar obras al INVENTARIO/MODIFICAR" se accede para efectuar la "carga" de los datos descriptivos de una obra en el Libro de Inventario Computarizado.

La "carga" se realiza completando los campos que se solicitan en el registro-formulario "Alta en Libro Inventario".

Si bien, cada campo (o dato) a completar en el Inventario responderá mínimamente a los lineamientos universales de catalogación, para que al efectuar el "PASE" de la información a la base CATALOGO se puedan realizar búsquedas -aunque sea precarias- del material (por autor, título, materia, signatura de clase o ubicación, número de inventario), ello no debe ser producto de un análisis exhaustivo e integral de la obra, ya que la tarea de inventario deberá ser lo más rápida o veloz para que la obra pueda "salir" a la consulta o al préstamo, lo antes posible.

La acción de Inventariar no requiere de una descripción bibliográfica basada con rigor en las Reglas de Catalogación, ya que se trata de una descripción elemental "a primera vista" de la obra, para su identificación administrativa entre otras obras, como una pieza bibliográfica más, numerada, del patrimonio de la Biblioteca.

En cuanto a la base CATALOGO del SIGEBI, la elección del nivel de descripción tiene relación directa con el tipo de usuario, de material (o ítem) y del servicio público, es decir, con el grado de complejidad y especificidad de la institución. En el caso que nos ocupa de las bibliotecas populares, las que comúnmente poseen material bibliográfico y audiovisual de características o temáticas generales y de promoción de la lectura, y en las que, además, sus catálogos son consultados por un público amplio y heterogéneo, el que habitualmente recurre y hace búsquedas del material de su interés a partir de algún dato básico o principal y no específico, resulta suficiente la adopción del PRIMER NIVEL DE DESCRIPCION CATALOGRAFICO de las RCA2, con no más de 30 datos (o campos y subcampos). Además, sólo opcional o excepcionalmente será necesario completar todos.

HOJA DE ENTRADA DE DATOS EN BASE CATALOGO

(EJEMPLO CARGADO)

                                      Carga Regular en Base Catálogo - VIDEOS                           

   Número de Inventario: VI234
   Título : Los siete locos
   Subtítulo : 
   DGM: [Videograbación]
   Título Uniforme: 
   Responsable Pers.: Apellido: Torre Nilsson  Nombres: Leopoldo	Función: dir
   Responsable Instit.: 
   Lugar: Buenos Aires	Editor: CONABIP			Fecha: 1994.
   Unidades Físicas: 1	Signat. Topográf.:  VI / 791.43 / TOR	Sistema: VHS 
   Norma: PAL...  Dur.: ca. 120 min....  Sonido: SI  Color:  SI   Material anexo:
   Directo r/Intérpretes:  Alcón,  Alfredo, act.;  Aleandro, Norma,  act.;  Alterio, Héctor,  act.;
   Tema o  Materia :  ARGENTINA-PELICULAS  CINEMATOGRAFICAS; TEATRO ARGEN
   Contiene: 
   Notas :  Créditos:  Guión,  Luis  Pico Estrada   y    otros ; música,  Mariano Etkin ;  fotografía,
   Anibal  Di  Salvo ; escenografía,  Abel  Facello. -- Basada  en  las novelas  Los  siete  locos   y
   Los lanzallamas  por Roberto Arlt. --  Estrenada en  Argentina, 1972. -- Calificación  del  INC: 
    apta mayores de 18 años

   ┐Posee más de 1 (un) ejemplar de esta obra?: SI /  NO

   ┐Confirma?:    Sí  / No
                                                                            
                                     Enter = Avanzar   Tab = Retroceder   Esc = Salir                                      
                                                   Presione S por Sí /// N por No                                                     

Cabe señalar que en dicho nivel del formato muy pocos campos y subcampos se agregan y/o difieren con los de los registros correspondientes a libros, y estos son especialmente la Designación general del material y los del área de Descripción física como: extensión del ítem, duración, sistema, norma, características de sonido, color, etc.

Por otra parte, en la biblioteca popular se considera prioritaria la inversión del tiempo del personal bibliotecario en la calidad de la atención y en la ayuda directa al lector y la promoción de la lectura, antes que en las tareas de descripción muy específica de los materiales.

En síntesis, el tratamiento informático de los materiales audiovisuales en nuestras bibliotecas populares es aún incipiente, dado que recién en los últimos tiempos han comenzado a incorporar estos modernos soportes. Por ejemplo, las bibliotecas populares más grandes ya están superando los mil videos en su colección, y las más pequeñas cuentan como mínimo con el centenar de piezas audiovisuales. En gran parte, esto se va dando gracias a una distribución masiva por la Comisión Nacional Protectora de Bibliotecas Populares, a partir de una política nacional de transformación de este tipo de instituciones o centros de lectura en verdaderas mediatecas populares.