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Auf der Kopenhagener IFLA-Konferenz von 1997 zeigte sich in der Sektion "Parlamentsbibliotheken und Forschungsdienste" ein starkes Interesse nach der Rolle der Bibliotheksausschüsse bzw. Gremien mit ähnlicher Ausrichtung. Der Vortrag der Bibliotheksleiterin des dänischen Parlaments, Annalise Quistorff, beruhte auf den Daten einer unter Mitwirkung des ECPRD veröffentlichten Erhebung per Fragebogen. Die Erhebung wurde in den Parlamentsbibliotheken von Ost- und Mitteleuropa sowie Westeuropa und der USA durchgeführt. Als Ergebnis konnte ausgewiesen werden, wie und auf welche Art und Weise sich die Parlamentsabgeordneten an der Leitung ihrer Bibliothek beteiligen bzw. darin einbezogen werden bzw. ob sie die Bibliothekstätigkeit überhaupt verfolgen. In unsere Parlaments-bibliothek ist dieser Fragebogen nicht gelangt, was deshalb besonders bedauerlich ist, da die Bibliothek auf diesem Gebiet über reiche Erfahrungen verfügt und ihr Interesse an dieser Frage - im momentanen Entwicklungsabschnitt - besonders groß ist. Die Autorin ließ deshalb an dem im Folketing abgehaltenen Arbeitstag der erwähnten Sektion einen Ad-hoc-Fragebogen unter den bei weitem nicht nur in den Wirkungsbereich des ECPRD (2) gehörenden Teilnehmern herumgehen. Auf diesem Ad-hoc-Fragebogen erfragte sie, in welchen Ländern überhaupt ein Bibliotheksausschuß tätig ist und was für einen Status dieses Gremium besitzt (ständiger Ausschuß, Beratungsgremium usw.)
1. Diagramm
Ständiger Ausschuß / Beratungsgremium / keinerlei Gremium oder Ausschuß
2. Diagramm
Ständiger Ausschuß oder Beratungsgremium zusammen/ keinerlei Gremium oder Ausschuß
Was zeigen diese Diagramme? Die ersten zwei legen nachdrücklich dar, daß zahlreiche Parlamente einen Bibliotheksausschuß betreiben; von den eine Antwort gebenden 57 Parlamenten beschäftigt sich in 32 Fällen ein Ausschuß oder ein ähnliches Gremium, ausgehend von der Strategie der Bibliothek, mit der Kontrolle ihrer tagtäglichen Arbeit.
Das folgende Diagramm weist die Bibliotheksausschüsse der Parlamente in einer Aufteilung nach Erdteilen auf (3. Diagramm):
Aus der dritten Abbildung geht auch hervor, daß fast die Hälfte der einen Bibliotheksausschuß oder ein Beratungsgremium betreibenden Parlamente in Europa zu finden ist.
Kann daraus die Schlußfolgerung gezogen werden, daß die Gattung der Bibliotheksausschüsse eine europäische Spezialität ist?
Nein, da die Mehrzahl der auf das Vorhandensein von Gremien, die als ständiger Ausschuß tätig sind, mit "JA" antwortenden Parlamente (18) aus Australien, Asien und Nordamerika stammt (11). Nur in sieben europäischen Ländern ist der Bibliotheksausschuß als ständiger Ausschuß tätig. In der Parlamentsvollversammlung von fünfzehn europäischen nationalen Organisationen und einer europäischen internationalen Organisation nehmen die Abgeordneten nicht an der Leitung der Bibliothek teil. Wenn wir schließlich die Frage untersuchen, in den auf welchen Kontinenten tätigen Parlamenten es überhaupt keinen Bibliotheksausschuß gibt, erhalten wir das folgende Diagramm:
(4. Diagramm):
Und aufgrund der in diesem Diagramm veranschaulichten Daten kann erklärt werden, daß der Bibliotheksausschuß keine europäische Spezialität ist.
Dort, wo im befragten Parlament ein Bibliotheksausschuß arbeitet, ist es als allgemeiner anzusehen, daß das Gremium im Rang eines ständigen Ausschusses steht. Der Status des "ständigen Ausschusses" bedeutet, daß der Ausschuß in erster Linie aus Abgeordneten besteht, obwohl von Fall zu Fall auch die leitenden Beamten der Parlamentsadministration delegiert werden können. Diese Ausschüsse haben regelmäßige Pflichten zu erfüllen und ihre Mitglieder können auch eine gesonderte Vergütung erhalten.
Ihre Tätigkeit läuft unter stabileren rechtlichen Rahmenbedingungen, als die der Beratungsgremien und sie haben das Recht, in Finanzfragen Vorlagen einzubringen.
Welches sind die Hauptfunktionen des Bibliotheksausschusses oder warum nehmen sie eine so wichtige Rolle im Leben einer Parlamentsbibliothek ein? In den analysierten Fällen spielen diese Ausschüsse eine Rolle:
Auch dort, wo der Bibliotheksausschuß als Beratungsgremium (Verbindungs-, Überprüfungs- bzw. Entscheidungsvorbereitungsgrenium usw.) tätig ist, setzen sich ihre Mitglieder aus Parlaments-abgeordneten zusammen. Beim Vergleich mit den ständigen Ausschüssen kann als wichtigster Unter-schied die Kompetenz bestimmt werden. Die Beratungsgremien verfügen im allgemeinen nur über eine Überprüfungskompetenz (z.B. über das Bibliotheksbudget oder die bei den Informationsleistungen eingetretenen Änderungen) bzw. sind als Informationskanal zwischen den Fraktionen (Abgeordneten-gruppen der Parteien) und der Parlamentsadministration tätig. So, wie von den ständigen Ausschüs-sen, wird auch von diesen Gremien eine regelmäßige Arbeit erwartet, doch besitzen ihre Entschei-dungen keine verbindliche Gültigkeit. Die Mitglieder solcher Ausschüsse arbeiten als "Freiwillige" und im allgemeinen steht ihnen keine gesonderte Vergütung zu. In den bei den Erhebungen vorkommenden Parlamenten ist eine bedeutende Anzahl von Beratungsgremium anzutreffen.
Ein europäisches Beispiel ist sinnvollerweise unter den anderen hervorzuheben: und das ist Deutschland. Im Bundestag unterstützen sogar drei Ausschüsse die Arbeit der Bibliothek, während die Mitglieder des Bundesrates nicht an der Leitung ihrer Bibliothek beteiligt sind.
Die ersten zwei Diagramme zeigen auch, daß bei etwa einem Drittel der 57 eine Antwort gebenden Parlamente die Abgeordnete formell nicht an der Bibliotheksleitung beteiligt sind. Hier ist es zweckmäßig, zwei weitere europäische Fälle zu erwähnen, bei denen der jetzigen Situation eine Veränderung vorausging. Der norwegische Storting zeigte in seiner Antwort an, daß die Abgeordneten seit 1992 nicht an der Leitung der Bibliothek teilnehmen, da der frühere Überprüfungsausschuß aufgelöst wurde. Danach "wurde dem Leiter der Parlamentsbibliothek die Vorlageverantwortung für das Bibliotheksbudget und die Übernahme neuer finanzieller Verbindlichkeiten übertragen". Ebenso hat das schweizerische Parlament 1988 eine Veränderung durchgeführt, als der Wirkungskreis der früheren Dokumentationsausschuß auf das Aufsichtsrecht über das Bibliotheksbudget eingeengt und diese Rolle dem sog. "Administrationsausschuß" übertragen wurde. (3)
Der erste Bibliotheksausschuß wurde vom Parlament im Jahre 1867 zu dem Zweck ins Leben gerufen, um die Bibliothek zu beaufsichtigen. Die Ausschußmitglieder wurden ursprünglich vom Parlaments-präsidenten delegiert, doch veränderte sich diese Situation ab 1875: bei der Eröffnung des neuen Parlaments wurden dessen Mitglieder frei von den anderen Abgeordneten gewählt. Die Anzahl der Mitglieder hat sich im Laufe der Zeit geändert und im optimalen Fall arbeiteten 5-11 Abgeordnete im Ausschuß. In den 30-er Jahren erhöhte sich die Zahl auf 33 Personen, während der Ausschuß nach dem 2. Weltkrieg bis zu seiner Auflösung 1950 mit 17 Mitgliedern tätig war. Der Bibliotheks-ausschuß besaß einen eigenen Vorsitzenden, der zuerst unter den Mitgliedern gewählt wurde, während später der Parlamentspräsident diesen Posten übernahm, was auch mit der Verstärkung des fachlichen Gewichts des Ausschusses erklärt werden kann.
Der Bibliotheksausschuß hatte ein Mitspracherecht in jeder bedeutenden, die Bibliothek berührenden Frage. Dazu gaben ihm die jeweilige Geschäftsordnung des Parlaments und die sonstigen einschlä-gigen Parlamentsdokumente eine Vollmacht. Die Befugnis des Ausschusses erstreckte sich auf die Schaffung des Statuts der Bibliothek, in dem die Aufgaben und Pflichten der Institution, die Kompe-tenz des Bibliotheksleiters und der Bibliotheksmitarbeiter und des weiteren die sonstigen Regelungen für den Betrieb (z.B. die auf den Verleih bezogenen Vorschriften) verankert wurden.
Der Bibliotheksausschuß konnte in Abhängigkeit von seinen jeweiligen Aufgaben Unterausschüsse bilden und solche waren die sich mit dem Statut oder der Beschaffung beschäftigenden Unterausschüsse. Mit der Bestandserweiterungspolitik beschäftigte man sich besonders und ein Beispiel dafür ist, daß die Parlamentsbibliothek, indem sie sich auf den internationalen Austausch stützte, bereits von 1878 an begann, die Dokumente ausländischer Parlamente zu sammeln. Ein anderes wichtiges Beispiel ist, daß das Recht der Beteiligung der Bibliothek an den Pflichtexemplaren in das Parlamentsgesetz aufgenommen wurde - was erstmals 1922 erfolgt ist.
Bei der Analyse der für diesen Zeitraum charakteristischen Mandate des Bibliotheksausschusses ist es interessant, festzustellen, daß sie bestimmte Ähnlichkeiten mit der jetzigen Praxis der einen Kammer des deutschen Parlaments (dem Bundestag) oder des türkischen Parlaments (Türkiye Bülük Millet Meclisi) aufweisen. Die Bibliotheksausschüsse der erwähnten Parlamente sind für die Ausgestaltung der Regeln der Bibliotheksnutzung und des Katalogsystems, für die Lagerung und den Verleih verantwortlich. Im Sinne der 1909 in Kraft getretenen Satzung des Bibliotheksausschusses des Parlaments war die Zustimmung des Ausschusses zur Schaffung jedes äußeren Dokumentenlagers notwendig, da diese Frage als ein die Schnelligkeit der Dienstleistungen riskierender Faktor behandelt wurde. Ebenso schuf der Bibliotheksausschuß die Vorschriften der Katalogisierung bzw. entschied über die Prinzipien und die Praxis des Dokumentenaustauschs, über die Zusammensetzung der Bibliotheksmitarbeiter nach der Qualifikation usw.
Der Ausschuß fertigte einen Bericht für das Parlament an, in dem er die Tätigkeit der Bibliothek und die Hauptkennziffern des Betriebs (Bestandsumfang, Ausgaben, Kauf, Tausch, Verleih usw.) darlegte. Dieser Bericht wurde zu Beginn zum Abschluß der einzelnen Sitzungsperioden und später dann jährlich vorgelegt. Diese sich wiederholenden Berichte haben mit Hinblick auf die im Kreis der Ausschußmitglieder pro Sitzungsperiode erfolgenden Veränderungen, auf den Eintritt eines neuen Parlamentspräsidenten bzw. Ausschußvorsitzenden und neuer Ausschußmitglieder und auch auf die in der Mitarbeitergarde der Bibliothek ablaufenden personellen Veränderungen einen besonderen Wert. Sie haben auch die die Tätigkeit des Ausschusses festhaltenden Protokolle aufgewertet, die zu nützlichen Mitteln der rückwirkenden Information wurden und als kollektives Gedächtnis dienen.
Der Bibliotheksausschuß legte der Plenartagung seinen Bericht vor, den das Parlament diskutierte, annahm, Änderungen vorschlug oder ablehnte. Sofern der eingebrachte Bericht angenommen und seine Beschlüsse verkündet wurden, traten diese in Kraft und ihre Durchführung wurde verbindlich.
Von 1920 an wurde die Vorbereitung der Sitzungen des Bibliotheksausschusses zur Aufgabe des Bibliotheksleiters, der als Sekretär des Ausschusses die früheren Berichte sammelte bzw. die auf die Zukunft bezogenen Pläne und die zu erörternden Fragen unterbreitete. Zu seinen Aufgaben gehörte die formelle Vorbereitung der Sitzungen, die mit der vorherigen Abstimmung eines Zeitpunktes mit dem Parlamentspräsidenten begann und später mit der Aussendung der Einladungen an die Ausschußmitglieder abgeschlossen wurde.
Weitere charakteristische Tagesordnungspunkte der damaligen Ausschußsitzungen:
Sonstige interessante behandelte Themen:
Dem Bibliotheksleiter fiel auf den Ausschußsitzungen die Rolle des Vorlageneinbringers zu. Die aufgrund der Tagesordnung eingebrachten Vorschläge und Berichte wurden von den Ausschuß-mitgliedern erörtert, angenommen oder in einzelnen Fällen geändert oder abgelehnt. Jedes Aus-schußmitglied besaß das Recht zur Einbringung eigener Anträge und Vorschläge. Diese Vorschläge bezogen sich hauptsächlich auf die Anschaffung konkreter Dokumente oder auf die Einstellung ihres Abonnements und spiegelten im allgemeinen die persönlichen Informationsbedürfnisse des gegebenen Abgeordneten wider. Wenn der Parlamentspräsident den Vorschlag als von öffentlichem Interesse bewertete und annahm, stellte er ihn auch zur Abstimmung. Der durch mehrere Abgeordneten einge-brachte Vorschlag wurde sofort ein Entwicklungsplan - doch zum Glück besaß der Bibliotheksleiter vor den Abstimmungen ein Äußerungsrecht.
Über jede Sitzung wurde ein Protokoll angefertigt, das der Ausschußvorsitzende und der Sekretär signierten und die zu Beginn der Sitzung dazu gewählten Ausschußmitglieder beglaubigten. Diese beglaubigten Protokolle wurden zu wichtigen Quellen der Geschichte der Parlamentsbibliothek.
b) Die Regeln der Sitzungen des Bibliotheksausschusses nahmen ebenfalls eine wichtige Rolle ein. Die auf die Regelmäßigkeit der Sitzungen bezogenen Vorschriften garantierten eine kontinuierliche Arbeit des Ausschusses und sicherten einen Rahmen für die Kontrolle der Durchführung der früheren Ausschußbeschlüsse und für die Behandlung der besonders wichtigen Probleme.
c) Der Austausch der Ausschußmitglieder wurde stufenweise realisiert. Zu Beginn jeweils einer neuen Sitzungsperiode wurden nur einige neue Abgeordnete gewählt, die Mehrheit der Mitglieder setzte die frühere Ausschußarbeit fort. Wenn nur ein Drittel des früheren Ausschusses übrig blieb, diente das auch dann noch als Sicherheit für die Übergabe der Erfahrungen, der Sachkenntnis und der Orts-kenntnisse. Die längste Ausschußmitgliedschaft bekleidete ein solcher Abgeordneter, der (auch) in dieses Amt viermal neugewählt wurde.
d) Zwischen dem Parlamentspräsidenten und der Bibliothek gab es einen ständigen Kontakt. Die exekutive Macht des Parlamentspräsidenten (Ausschußvorsitzenden) ermöglichte die kontinuierliche Weiterführung ihrer Bibliothekstätigkeit auch zwischen zwei Ausschußsitzungen.
e) Das protokollarische Festhalten der Beschlüsse und der Tätigkeit des Bibliotheksausschusses und die Aufbewahrung der Protokolle spielten ebenso eine wichtige Rolle, wie die Archivierung der den Plenartagungen vorgelegten Jahresberichte des Ausschusses.
Die Teilnahme der Ausschußmitglieder war unterschiedlich, auf den Sitzungen erschienen sie im allgemeinen zu 50 %. Zu einzelnen Anlässen erschien fast jedes Mitglied, während es manchmal vorkam, daß auch die an die Eindrittel-Teilnahme gebundene Beschlußfähigkeit gefährdet war. (4)
Im Herbst 1996 bildete der Parlamentspräsident das Bibliotheksberatungsgremium. Die Mitglieder des Gremiums wurden von den einzelnen Fraktionen durch Delegierung bestimmt. Die unabhängigen Abgeordneten wurden nicht in die Arbeit des Ausschusses einbezogen und so wird ihre Interessen-vertretung indirekt realisiert. Das Amt des Vorsitzenden des Bibliotheksberatungsgremiums nimmt der Parlamentspräsident ein. Der Sekretär des achtköpfigen Gremiums ist der Leiter der Bibliothek. Die Berufszusammensetzung des Gremiums gestaltet sich wie folgt: Juristen-Rechtsanwälte (3), Historiker (2). Bibliothekar (1), Lehrer (1) und eine Mitglied mit technischem Abschluß (1). (5) An den Sitzungen nehmen der Geschäftsführer und der Leiter für Ökonomie und Computertechnik des Amtes sowie die Direktoren der Bibliothek regelmäßig teil. Dieses Gremium kann auf so feste Traditionen bauen, die die früheren Bibliotheksausschüsse des Parlaments begründet haben, obwohl es neben der Beratungs- und Anregungsrolle (noch) über keine Überprüfungskompetenz verfügt. Das Gremium hat seit seiner Neuauflage im Jahre 1996 die Jahrespläne und Berichte durchgesehen sowie zahlreiche bedeutende Beschlüsse gefaßt, so z.B. den Budgetrahmen der Bibliothek angehoben, einen auf die Versorgung der Bibliothek mit Pflichtexemplaren bezogenen Vorschlag eingebracht, eine Bibliotheks-gebühr eingeführt usw.
Das Parlament hat Mitte März ihre Tätigkeit zwischen 1994-98 infolge der für Mai angesetzten Wahlen abgeschlossen. Heute ist noch nicht klar zu erkennen, wie das Bibliotheksberatungsgremium in der Zukunft seiner Berufung nachkommen kann. Man kann nur hoffen, daß nach der Konstituie-rung des neuen Parlaments auch dieses Gremium neu gebildet wird, vielleicht auch unter bestimmteren rechtlichen Rahmenbedingungen, in Form eines (ständigen) Bibliotheksausschusses.
Im allgemeinen ist einzusehen, daß die Kompetenz des Bibliotheksausschusses eng mit der Zusam-mensetzung der Mitglieder verbunden ist. Mit dieser Kompetenz steht oder fällt die Schaffung und Aufrechterhaltung des Einvernehmens zwischen den Abgeordneten und der Parlamentsadministration.
Der Bibliotheksausschuß kann für die Bibliothek strategische Richtungen und Ziele festsetzen, die Bibliothekspolitik festlegen und über eine übergreifende Rolle verfügen. Im Interesse einer effektiven, schnellen, korrekten und vollständigen Informationsversorgung der Abgeordneten kann er daneben auch eine Unterstützung in praktischen Fragen geben, was z.B. der Erwerb spezieller Kopierrechte oder der Fragenkreis der speziellen Anwendung des Copyrights in der Parlamentsbibliothek sein kann. Der Bibliotheksausschuß kann die Bedingungen für die Pflichtexemplarversorgung der traditio-nell und elektronisch publizierten Dokumente schaffen. Die Bedeutung der Tätigkeit des Bibliotheks-ausschusses kann für die Bibliothek sehr positiv sein, da die Erfolge und die Ergebnisse bzw. der Nutzen zu einem gemeinsamen Erlebnis der Bibliothek und ihrer Nutzer werden können.
Nach der vorliegenden Analyse und Fallstudie bleiben noch viele offene Fragen, wie z.B.: "Wie arbeiten die Parlamentsbibliotheken, bei denen keinerlei Bibliotheksausschuß tätig ist?" oder "Wem soll der Bibliotheksleiter seinen Bericht einreichen? Wer wird ihn bewerten können?" oder "Über welche Erfahrungen verfügen die Parlamentsbibliotheken, bei denen dieses Überprüfungsgremium aufgelöst worden ist?". Und aus allen diese Gründen ist es wahrscheinlich, daß diese Studie nicht die letzte ist, die sich mit den Bibliotheksausschüssen beschäftigt.
Jonas, Karoly - Veredy Katalin. Az Orszaggyulesi Konyvtar tortenete 1870-1995. Budapest, Hungary; Magyar Orszaggyules, 1996. 492 p.
Quistorff, Annalise. The role of Members of Parliament in parliamentary library administration. Paper in IFLA '97, Folketing Day, 1997. 1-8.