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En la Conferencia que la IFLA llevó a cabo en Copenhague en 1997, el tema del papel que juegan los Comités de Biblioteca -o sus equivalentes- atrajo un interés considerable. Annalise Quistorff, Jefe de la Biblioteca del Parlamento Danés, distribuyó un documento (2) basado en un cuestionario que la Biblioteca de Folketing había enviado con el apoyo del ECPRD (3), a las bibliotecas parlamentarias del Centro, Este y Oeste de Europa y a las de los Estados Unidos de América. Este cuestionario buscaba información sobre el grado en que los miembros del parlamento (MPs) estaban involucrados en la administración de la biblioteca o en otras formas de estar al tanto del trabajo de ésta. Desafortunadamente el cuestionario no llegó al Parlamento Húngaro, donde hay tanto una vieja tradición de los comités de biblioteca como un gran interés en el tema debido al desarrollo actual. El autor distribuyó un cuestionario ad hoc a quienes estuvieron presentes en el Taller de la Sección de Servicios de Biblioteca e Investigación llevada a cabo en Folketing. La encuesta ad hoc preguntaba sobre cuáles parlamentos tenían un Comité de Biblioteca y también tenía algunas otras preguntas sobre el estatus del Comité (permanente, consejero, etc.).
Diagrama 1
Diagrama 2
Qué nos enseñan estos diagramas? Los primeros dos nos muestran que los comités de biblioteca son ampliamente utilizados; en 32 de los 57 parlamentos que respondieron, los comités o comisiones tratan con la biblioteca desde la elaboración de sus estrategias hasta sus actividades cotidianas. El tercer diagrama contiene un análisis por continente de los parlamentos con algún tipo de biblioteca o junta consultiva, aquí se muestra que más de la mitad son asambleas nacionales de Europa.
Diagrama 3:
Con estos datos llegamos a la conclusión de que los comités de biblioteca son una especialidad europea? No, debido a que la mayoría de los parlamentos que contestaron afirmativamente (18) a la pregunta sobre si tenían un comité permanente son de Australia, Asia y Norte América (11). Unicamente 7 parlamentos europeos tienen un "Comité de Biblioteca permanente", y en Europa hay 15 asambleas nacionales y una internacional con una nula participación de los parlamentarios en la administración de la biblioteca. Además, a continuación examinamos la proporción de continentes en donde no hay comités de biblioteca parlamentarios o que los MPs no están involucrados en su administración:
Diagrama 4
Por tanto, podemos llegar a la conclusión de que el comité de biblioteca no es una especialidad europea.
Los comités de biblioteca permanentes son los más comúnmente utilizados en los casos de las bibliotecas parlamentarias encuestadas. Un comité de biblioteca "permanente" es el que generalmente está constituido por MPs, pero algunas veces los jefes del staff administrativo también son elegidos o designados. Estos comités permanentes tienen obligaciones cotidianas y sus miembros pueden recibir remuneraciones extraordinarias. Ellos pueden estar trabajando más cercanamente a la biblioteca que aquellos de un consejo consultivo.
Cuales son las funciones principales de un comité de biblioteca? O porqué debe tener un papel importante en la vida de la biblioteca parlamentaria? En los casos analizados estos comités son:
En los casos donde el comité de biblioteca es un Consejo consultivo (comités de carácter comunicativo, supervisor, consultivo, propositivo), estos comités también incluyen a los MPs. Comparándolos con los comités permanentes, la principal diferencia se puede encontrar en sus atribuciones. Los comités consultivos generalmente tienen sólo competencia supervisora, por ejemplo, llevan a cabo la revisión del presupuesto y son consultados sobre los cambios en los servicios de información, o sirven de canal de información entre los grupos parlamentarios y la admininstración parlamentaria. Aunque estos comités también tienen obligaciones constantes así como los comités permanentes, sus decisiones no son obligatorias. Los miembros del comité trabajan como "voluntarios" -generalmente no son apoyados con remuneraciones extras-. Hay un número importante de comités tipo consultivo en las bibliotecas parlamentarias encuestadas.
Se podría citar un caso europeo: el ejemplo de Alemania, donde el Bundestag tiene tres comités que se relacionan con asuntos de la biblioteca (La Comisión del Consejo de Mayores para los Asuntos Internos, otro comité relacionado con los asuntos de cómputo y el que se aboca a la mudanza de Bonn a Berlin), sin que los MPs estén involucrados en la administración de la biblioteca.
Los primeros dos diagramas muestran que cerca de un tercio de las 57 bibliotecas parlamentarias que respondieron son administradas sin ninguna participación formal de los MPs. Dentro de éstas destacan dos ejemplos europeos en los que esta situación es cambiante: en el Stortinget de Noruega los MPs no han estado involucrados en la administración de la biblioteca desde 1992, cuando el consejo de supervisión fue abolido y "el bibliotecario parlamentario fue el responsable de presentar el presupuesto de la biblioteca y la asignación de nuevo personal. Asimismo, en 1988 el Parlamento Suizo reemplazó la supervisión previa del Comité de Documentación con una Comisión de Administración, cuya tarea quedó circunscrita a la supervisión del presupuesto de la biblioteca". (4)
El primer comité de biblioteca fue establecido por el Parlamento en 1867 con el fin de que supervisara a la biblioteca. Los miembros de este comité originalmente eran designados por el Presidente del Congreso, pero desde 1875 eran elegidos libremente al instalarse el nuevo parlamento. El comité de biblioteca posterior a 1875 fue establecido como un comité permanente. El número de miembros permanentes variaba: trabajaba de manera óptima con 5 - 11 MPs, pero desde los 1930's la tasa de participación ha crecido a 33 miembros. Después de la Segunda Guerra Mundial hasta su abolición en 1950, el comité tenía 17 miembros. El comité de biblioteca tenía su propio presidente: al principio era elegido de entre sus miembros, después -probablemente como una consecuencia de su poder y atribuciones crecientes- el propio presidente del Congreso lo presidía.
El comité de Biblioteca tenía el derecho de intervenir en toda materia de importancia referente a las actividades bibliotecarias. Este derecho estaba basado en Las Reglas de Procedimiento y en otros documentos parlamentarios. Los poderes del comité incluían el establecimiento de los estatutos de la biblioteca, que definían las obligaciones y tareas de la misma, los límites de las acciones y atribuciones del Bibliotecario y del personal, así como otras regulaciones tales como el Reglamento de Préstamo. Dependiendo de las tareas del momento, el Comité de Biblioteca establecía subcomités de estatutos, adquisiciones, etc. La supervisión de la política de adquisiciones fue particularmente importante, por ejemplo, desde 1878 la biblioteca comenzó a reunir documentos de parlamentos extranjeros en base al intercambio y por primera vez en 1922 el parlamento legisló sobre el depósito legal de los materiales publicados.
Examinando las responsabilidades del Comité de Biblioteca de aquel tiempo, se observa alguna semejanza con la práctica actual del Parlamento Alemán (Bundestag) o el Parlamento Turco (Türkiye Bülük Millet Meclisi) donde el Comité de Biblioteca es responsable de las políticas referentes al uso de la biblioteca, sistemas de catalogación, bodegas, préstamo de libros, etc. Los Estatutos del Comité de Biblioteca Húngaro que entraron en vigor en 1909 dictaban que cualquier medida referente al almacenaje externo de los materiales bajo jurisdicción de la biblioteca estaba sujeto a la aprobación del Comité, debido a que la velocidad del servicio podría arriesgarse. El Comité de Biblioteca hacía las reglas de catalogación, decidía las políticas y prácticas del intercambio, y definía la composición de la plantilla de personal de acuerdo a las habilidades, edad, etc.
El Comité de Biblioteca sometía sus reportes a la sesión plenaria, donde el Parlamento los debatía, aprobaba, modificaba o votaba en su contra. Cuando el reporte era aprobado y promulgado como fue propuesto, entraba en vigor y su ejecución era obligatoria.
Desde 1920, el trabajo de preparación de las reuniones del Comité de Biblioteca era uno de los encargos del Bibliotecario (Bibliotecario en Jefe/Director General). Como secretario del Comité, recolectaba los reportes previos, los planes a futuro y los problemas que serían discutidos. Acordaba entonces una fecha para la reunión con el presidente del Congreso, y enviaba una carta de invitación a los miembros del Comité.
Otros asuntos ordinarios de la agenda incluían:
Otros asuntos que se discutían eran:
El papel del bibliotecario era el de servir como moderador. Las propuestas y reportes sometidos en base a la agenda eran discutidos por los miembros del Comité quienes las aceptaban o, en algunos casos los modificaban o votaban en contra. Cada miembro del Comité tenía el derecho de proponer una iniciativa. Estas propuestas se relacionaban principalmente con la adquisición o cancelación de documentos, frecuentemente ligadas a las necesidades de información particulares de algún MP. Cuando el Presidente estaba de acuerdo en que la propuesta era para el bien común se votaba sobre ella. Algunas de estas propuestas sometidas por los MPs eran proyectos sin esperanza de ser aceptados -todas las propuestas recibían un comentario del bibliotecario antes de que se tomara una decisión-.
Las minutas se elaboraban para todas las reuniones y éstas eran firmadas por el Presidente del Comité de Biblioteca y el secretario, siendo confirmadas por los miembros del Comité que eran elegidos al inicio de cada reunión. Estas minutas confirmadas por el Comité se convirtieron en fuentes muy importantes de la historia de la Biblioteca.
b) También eran importantes las reglas para las reuniones de los Comités de Biblioteca. Las reglas sobre la frecuencia de las reuniones garantizaban una actividad permanente del Comité, y proveían disposiciones para la encuesta anual relativa a la evaluación de las decisiones del comité anterior e indicaba cómo se habían manejado los problemas principales.
c) El cambio de los miembros ocurría gradualmente. Al inicio de una nueva legislatura solo se elegían unos cuantos nuevos miembros, la mayoría del comité anterior permanecía. Normalmente de menos un tercio de ellos no cambiaba, lo cual permitía transmitir su experiencia, conocimientos y profesionalismo, de un Comité de Biblioteca al siguiente. El miembro que registró el servicio mas largo en el Subcomité de Adquisiciones fue reelegido cuatro veces.
d) La relación entre el Presidente del Congreso y la biblioteca, era continua, y su poder de ejecución aseguraba que la actividad de la biblioteca continuara entre una otra reunión del comité.
e) Era importante registrar y archivar las acciones y decisiones del Comité de Biblioteca para las minutas, como también lo era el reporte anual que sometía el Comité a la sesión plenaria.
El nivel de participación de los miembros variaba, las reuniones se caracterizaban por tener un promedio de 50% de participación. En algunas ocasiones estaban presentes casi todos los miembros del Comité, pero algunas veces el quorum se vió amenazado (el quorum requerido era de un tercio de los miembros). (5) En todas las legislaturas había algunos miembros del comité que no participaban en ninguna de sus reuniones. Posiblemente no tuvieron interés, o pudieron haber tenido algunos encargos mas importantes, o no conocían las actividades ni de la biblioteca ni del comité. Por otro lado algunos MPs estaban presentes en todas las reuniones del comité.
En Otoño de 1996 el Presidente del Congreso estableció un Consejo Consultivo de la Biblioteca compuesto de MPs delegados de cada uno de los grupos parlamentarios. Los MPs independientes no se involucran, sus intereses se encuentran representados solo indirectamente. El Presidente del Congreso es el Presidente del Consejo Consultivo de la Biblioteca y el Bibliotecario es el secretario. El Consejo se compone de ocho miembros. Las profesiones de los miembros del Consejo Consultivo son: abogados (3), historiadores (2), bibliotecario (1), maestros (2) e ingeniero (1). (6) El Secretario General, el gerente de finanzas, el gerente del sistema de cómputo y los directores de la Biblioteca participan regularmente en las reuniones. Este Consejo guarda nexos con la tradición de los anteriores comités del Parlamento Húngaro. Después de su reaparición en 1996, adoptó varias resoluciones importantes. El Consejo tiene atribuciones de consultor y de proposición de iniciativas, sin derechos de supervisión. Ha aprobado planes y reportes anuales, incrementado el presupuesto de adquisiciones, sometido una propuesta para la legislación sobre el depósito legal de materiales publicados en la jurisdicción del Parlamento, y fundado un premio especial de la Biblioteca.
El Parlamento Húngaro terminó su legislatura (1994-1998) a mediados de Marzo de 1998 debido a las elecciones parlamentarias generales que tendrían lugar en Mayo. Aún no queda claro cómo el Consejo Consultivo continuará cumpliendo su papel. En principio podemos esperar el restablecimiento del Consejo Consultivo de la Biblioteca o de un nuevo Comité de Biblioteca (¿permanente?) con una estructura legal más ágil.
Todos se darán cuenta de que el buen desempeño del Comité de Biblioteca tiene una estrecha relación con su composición. De ese buen desempeño depende el logro de consensos entre los MPs y la administración parlamentaria. Un comité de biblioteca puede ser un órgano supervisor que diseña políticas, puede proporcionar metas y guías estratégicas para la biblioteca. Al mismo tiempo puede ofrecer una asistencia práctica para asegurar que los servicios de información sean correctos y oportunos para los MPs, por ejemplo, en relación a la aplicación de los derechos de autor en la biblioteca parlamentaria. El Comité de Biblioteca puede ayudar en asegurar que se cumpla el depósito legal de materiales publicados a través de las formas tradicionales o en su forma electrónica. Las actividades del comité de biblioteca pueden ser muy positivas para la biblioteca, debido a que los resultados y beneficios se derivarán de la experiencia común de la biblioteca y sus usuarios.
Después de este análisis y estudio de caso, quedan por resolverse algunas preguntas: "¿cómo funcionan las bibliotecas parlamentarias que no tienen ningún tipo de comité de biblioteca?"; "¿a quién reporta el bibliotecario en esta instancia?"; "¿cuál es la experiencia de las bibliotecas parlamentarias cuyo órgano supervisor ha sido abolido?". Es muy poco probable que este documento sea la última palabra sobre los comités de biblioteca legislativos.
Jonas, Karoly - Veredy Katalin. Az Orszaggyulesi Konyvtar tortenete 1870-1995. Budapest, Hungary; Magyar Orszaggyules, 1996. 492 p.
Quistorff, Annalise. The role of Members of Parliament in parliamentary library administration. Paper in IFLA '97, Folketing Day, 1997. 1-8.
Traducción al Español por Dulce María Liahut Baldomar
Directora General del Sistema Integral de Información y Documentación de la Cámara de Diputados de México.