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Die Unschärfe liegt im Gegenstand selbst begründet, handelt es sich doch um - nach Größe und Themenstellungen - ganz unterschiedliche Spezialbibliotheken und Informationszentren, ganz zu schweigen vom natürlichen Unwillen kommerzieller Unternehmen, der Öffentlichkeit Informationen über ihre Tätigkeit bereitzustellen. Wird die Vertraulichkeit der Daten jedoch zugesichert, können sich Spezialbibliothekare nicht dem starken nationalen und internationalen Trend entziehen, Benchmarking mit dem Ziel anzuwenden, gute Dienstleistungen anzubieten und ihr Angebot ständig zu verbessern. Eine gewisse wirtschaftliche und gesellschaftliche Bedeutung der entsprechenden Einrichtung und der Information über ihre Arbeit vorausgesetzt, könnte der Bedarf entstehen, einen Überblick über die Qualität ihrer Informationsdienste zu bekommen. Verläßliche Informationen lassen sich spartenübergreifend von Leitern von Spezialbibliotheken bekommen und können diesen wiederum zugänglich gemacht werden. Diese Informationen sind für alle jene von unschätzbarem Wert, die den jeweiligen Bereichen ihre Dienste anbieten: Materialien und elektronische Quellen, Ausstattung, Schulungen und Ausbildung.
Der vorliegende Beitrag deutet an, warum man sich auf dem Gebiet noch schwertut, was im Vereinigten Königreich in den letzten 10 Jahren unternommen wurde und welche Verfahren sich als die effektivsten erwiesen haben.
Tabelle 1 faßt die Ergebnisse von 1994 zusammen. Obwohl sehr grob, bot die Untersuchung zum damaligen Zeitpunkt eine neue und nützliche Vorstellung von Größe und Tätigkeiten der verschiedenen Spezialbibliotheken im Vereinigten Königreich.
Anzahl der Einrichtungen | Erworbene Bücher | Laufend gehaltene Zeitschriften | Zugang zu Online- Datenbanken | Erworbene CD ROMs | ||
---|---|---|---|---|---|---|
Industrie/Kommerzieller Bereich | ||||||
Pharmaindustrie | 166 | 38.000 | 35.000 | 1.780 | 600 | |
Chemie/Kunststoffe | 166 | 34.000 | 31.000 | 1.500 | 750 | |
Energie, Metallindustrie, Hüttenwesen | 130 | 34.000 | 43.000 | 1.180 | 660 | |
Verarbeitende Industrie: Maschinenbau | 239 | 44.000 | 33.000 | 1.310 | 1.460 | |
Verarbeitende Industrie: ohne Maschinenbau | 75 | 22.000 | 15.000 | 520 | 240 | |
Banken & Finanzen | 168 | 24.000 | 28.000 | 1.500 | 600 | |
Jura | 114 | 33.000 | 22.000 | 720 | 330 | |
Beratung/Informationsanbieter | 51 | 8.000 | 6.000 | 360 | 570 | |
Medien | 60 | 11.000 | 3.000 | 260 | 960 | |
GESAMT | 1.169 | 248.000 | 216.000 | 9.130 | 6.170 | |
Andere Bibliotheken | ||||||
Ministerien / Regierung | 590 | 442.000 | 220.000 | 930 | 1.450 | |
Nationales Gesundheitswesen | 515 | 308.000 | 56.000 | 1.080 | 1.410 | |
Berufsverbände | 200 | 90.000 | 58.000 | 620 | 840 | |
Kommunalverwaltung | 118 | 41.000 | 17.000 | 520 | 340 | |
Ehrenamtliche/ohne staatliche Unterstützung | 420 | 124.000 | 60.000 | 760 | 920 | |
Museen | 60 | 90.000 | 42.000 | 110 | 500 | |
GESAMT | 1.903 | 1.095.000 | 453.000 | 4.020 | 5.460 | |
INSGESAMT | 3.072 | 1.343.000 | 669.000 | 13.150 | 11.630 |
Zu den Quellen: Sind die Sparten festgelegt, müssen alle Bibliotheken in Einrichtungen dieser Sparten erfaßt werden. Dies ist ein schwieriges Unterfangen. Spezialbibliotheken sind selten so gut verzeichnet wie ihre wissenschaftlichen und öffentlichen Pendants. Die existierenden Verzeichnisse sind nur selten umfassend. Verzeichnisse der Einrichtungen in diesen Sparten sind oft vollständiger, geben jedoch selten detailliertere Auskünfte über die Bibliotheken. Für das o.g. Projekt haben sich die folgenden Quellen als nützlich erwiesen:
Mit einigen der Anbieter muß der Zugang zu den gewünschten Informationen ausgehandelt, die Informationen müssen ggf. bezahlt werden. Dies gilt für kommerzielle Anbieter und vertrauliche Informationen.
Rücklauf: Ein kürzlich von deutschen Kollegen publizierter Beitrag (5) klagt über Schwierigkeiten, auf Befragungen von deutschen Spezialbibliotheken mehr als 35% Rücklauf zu bekommen. Dies wird durch Untersuchungen im Vereinigten Königreich bestätigt. Ein Problem liegt darin, die richtigen Abteilungen innerhalb größerer Einrichtungen anzuschreiben. Das hängt auch mit der unterschiedlichen Bezeichnung dieser Einheiten zusammen (Bibliothek, Informationsabteilung, Ressourcenzentrum, Forschungs- und Dokumentationszentrum usw.) Telefonische Nachfragen ergeben nicht selten, daß der Fragebogen die verantwortliche Person nie erreicht hat.
Es versteht sich von selbst, daß ein Fragebogen zum Bibliotheks- und Informationswesen nicht ausgefüllt wird, wenn die angeschriebene Einrichtung gar keine Bibliothek hat. Auch dies kann man, wenn überhaupt, nur durch telefonisches Nachfragen ermitteln. Bei der noch laufenden Untersuchung Bibliotheken am Arbeitsplatz gaben 14% der befragten 897 Einrichtungen an, keine Bibliothek zu haben, die Zahl erhöhte sich auf 17%, wenn Bibliotheken erst ab einer bestimmten Größe aufgenommen wurden. Das vollständige Ergebnis zeigt Tabelle 2. 26 der 98 ehrenamtlichen Einrichtungen hatten keine Bibliothek, während es in der Fertigungsindustrie 58 von 97 waren, was eine eigenständige Untersuchung dieser Sparte notwendig erscheinen läßt.
Code Sparte Anzahl der Rücklauf Antwort versandten in % „Keine Fragebögen Bibliothek" 1 Ministerien 29 58,6 0 2 Verwaltung/nicht Min. 96 45,8 2 3 Ehrenamtliche 98 26,5 26 4 Handelsorganisationen 101 49,5 4 5 Jura 90 25,8 8 6 Kommerz/Finanzen 99 24,5 11 7 Energie 90 36,7 7 8 Pharmaindustrie 97 33,0 3 9 Management & Informationsberater 100 33,0 9 10 Lebensmittelindustrie 97 3,1 58 Gesamt 897 31,8 128
Neben den technischen Aspekten gibt es andere mögliche Gründe für schwachen Rücklauf. In vielen Spezialbibliotheken arbeiten nur ein oder zwei - stark beanspruchte - Mitarbeiter, für die ein Fragebogen keinen Grund zum Jubel darstellt. Bibliotheken im kommerziellen Bereich liefern verständlicherweise nur widerwillig vertrauliche Informationen, die für Wettbewerber von Nutzen sein können. (Aus diesem Grunde sollten Fragebögen am besten von außen kommen, d.h. aus Einrichtungen, von denen bekannt ist, daß sie Informationen nicht öffentlich machen.) Außerdem hat Benchmarking - abgesehen vom kommerziellen Bereich - in Spezialbibliotheken noch keine Tradition. Hinzu kommt mglw., daß Spezialbibliotheken erkennen, daß der Mehrwert, den sie produzieren, indem sie für ihre Benutzer Informationen bündeln oder auswerten, nicht durch Umfragen ermittelt werden kann, womit sie sicher Recht haben.
Die noch laufende Untersuchung Bibliotheken am Arbeitsplatz (RR) beschränkt sich auf zehn Sparten von Spezialbibliotheken. Die Beiträger wurden nach dem Zufallsprinzip aus einer Reihe von Quellen ausgewählt. Der Fragebögen war umfangreicher, er umfaßte 4 Seiten. Der ursprüngliche Rücklauf war denn auch wesentlich geringer: 150 Fragebögen, das sind 15%. Die Zahl erhöhte sich nach telefonischer Rückfrage (außer bei Bibliotheken, die angegeben hatten, nicht über eine Bibliothek zu verfügen) auf 31,8%.
Abgesehen vom unterschiedlichen Ansatz sind doch die Ergebnisse in Bereichen, die in beiden Untersuchungen erfaßt wurden, weitgehend vergleichbar. In Bereichen, in denen dies nicht möglich war, erklären sich die Widersprüche aus dem unterschiedlichen Vorgehen. Z.B. führte der Ansatz von TFPL, Fragebögen gezielt an Vertreter der Berufsgruppe zu verschicken, dazu, daß folgerichtig Antworten aus Einrichtungen kamen, die über eine ausgebaute Bibliothek verfügen. Die zufällige Auswahl von Einrichtungen in Bibliotheken am Arbeitsplatz förderte Informationen über Einrichtungen zutage, die keine Bibliothek haben oder aber nur über sehr kleine Bibliotheks- und Informationsangebote verfügen, im Ergebnis waren die Durchschnittswerte entsprechend niedriger.
Auch quantitative Informationen (zu Etats, Bestand, Zugang usw.) wurden unterschiedlich abgefragt. Die TFPL-Studie nutzte die Ankreuzmethode, bei der die Bearbeiter jeweils eine von fünf oder sechs möglichen Vorgaben ankreuzen mußten. Dies erklärt mglw. den guten Rücklauf, insbesondere wenn es um sensible Themen wie die Etatsituation geht. Man kann sich allerdings schon bei der Gestaltung des Fragebogens sowohl nach oben als auch nach unten verschätzen (wenn etwa die Auswahlmöglichkeit „5.000 + £" Summen von 5.000 £ bis 50.000 £ umfassen kann). Bibliotheken am Arbeitsplatz erhob spezifizierte, genauere Zahlenangaben.
Wie immer sie erhoben werden, quantitative Informationen müssen eingehend analysiert werden. Die Unterschiede zwischen den Antworten sind größer als in anderen Sparten des Bibliotheks- und Informationswesens und fast jede Sparte wurde von einer kleinen Zahl sehr großer Bibliotheken an der Spitze bestimmt, was die Sache verzerrt. Daher sind mittelgroße Einrichtungen meistens ein besserer Indikator für zu bestimmende Durchschnittswerte.
Da Untersuchungen von Spezialbibliotheken selten durchgeführt werden, lassen sich kaum Aussagen zu Trends machen. Die TFPL-Daten, die sich auf die Jahre 1994 und 1996 beziehen, sind der Beginn einer Serie von Erhebungen und Bibliotheken am Arbeitsplatz hat eine kleine Gruppe von Spezialbibliotheken hervorgebracht, die bereit ist, jährlich Informationen zu liefern, so daß in einigen Jahren Trendanalysen möglich sein dürften. Vorerst wurde in beiden Untersuchungen versucht, Anzeichen für bestimmte Trends zu ermitteln, indem z.B. gefragt wurde, ob Etats und Zugänge gestiegen oder gesunken sind und sich die Personalausstattung verbessert oder verschlechtert hat.
Die Benutzer: Benutzer von Spzialbibliotheken sind schwer zu quantifizieren und heterogener in ihrer Zusammensetzung als es zunächst scheint. Zum einen will man herausbekommen, welchen Nutzen die Bibliotheks- und Informationsdienste für die Mitarbeiter der entsprechenden Einrichtung haben, zugleich, welchen Nutzen sie für ganz unterschiedliche externe Nutzer haben: externe Mitglieder (sie bilden z.B. den Kundenkreis für 92% der Einrichtungen bei Berufsverbänden); externe Kunden (82% der Einrichtungen bei Ministerien und 75% der Bibliotheken im Bereich Finanzen versorgen externe Kunden); die Öffentlichkeit (69% der ehrenamtlichen Bibliotheken versorgen die Öffentlichkeit). Siehe hierzu Abbildung 1 zu Benutzergruppen.
Die Unterhaltsträger von Spezialbibliotheken sind zugleich an aktuellen Benutzerzahlen im Vergleich zu den Zielsetzungen der jeweiligen Bibliotheks- und Informationsdienste interessiert. In Bibliotheken am Arbeitsplatz reichten die Zielsetzungen von 13.000 Benutzern in Einrichtungen bei Berufsverbänden bis zu 300 in ehrenamtlichen Einrichtungen. Prozentsätze von ständigen Benutzern im Vergleich zu den Zielsetzungen bewegen sich zwischen 46% in Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung und 24% in Einrichtungen bei Berufsverbänden.
Ausgaben pro Benutzer: Nutzerdaten sind noch interessanter, wenn man sie mit anderen Informationen in Beziehung setzt. Abb. 2 zeigt die durchschnittlichen Ausgaben pro ständigem Benutzer. Zwischen den einzelnen Sparten bestehen sowohl bei den Gesamtausgaben als auch bei den Ausgaben pro Medienart deutliche Unterschiede. Die höchsten Etats, insbesondere für Zeitschriften, haben Einrichtungen der Pharmaindustrie. Ihnen folgen Einrichtungen im Bereich Finanzen, wo allerdings die meisten Ausgaben in Online-Quellen fließen. Lediglich die ehrenamtlichen Einrichtungen wenden den Hauptanteil ihres Etats für Bücher auf..
Datenbankzugriff: Wenden wir uns nun den elektronischen Informationsquellen zu, von denen angenommen wird, daß sie für Spezialbibliotheken - im Vergleich zu anderen Bibliotheken - eine immer größere Rolle spielen. Abbildung 3 zeigt nach Sparten, wo die Nutzung von elektronischen Medien am meisten „gestiegen" oder „gesunken" ist.
Hier sollte folgendes erwähnt werden: Wie erwartet, wächst in vielen Einrichtungen die Nutzung von Internetquellen ebenso wie die Nutzung von CD-ROMs. Aber sowohl in der Pharmaindustrie als auch bei Unternehmensberatern sank sie. Am interessantesten ist die Entwicklung bei Online-Diensten. Man erwartet, daß die Nutzung von Online-Diensten durch die steigende Nutzung des Internet am meisten zurückgeht, was auch auf einige Bereiche zutrifft; aber bei Unternehmensberatern, im Bereich Finanzen und in ehrenamtlichen Einrichtungen stieg die Nutzung von Online-Diensten. Es gibt offensichtlich kein allgemeingültiges Muster für die Nutzung von Informationsquellen, bestimmten Situationen entsprechen bestimmte Medien.
Auch bei Betrachtung der absoluten Benutzerzahlen offenbaren sich beachtliche Unterschiede zwischen den einzelnen Sparten. Die CD-ROM ist insgesamt das gängigste Medium, außer in der Pharmaindustrie, wo Online-Hosts am häufigsten genutzt werden. Im Bereich Energie wird das Internet häufiger als in anderen Bereichen genutzt. Unternehmensberater machen insgesamt den meisten Gebrauch von unterschiedlichsten Suchmöglichkeiten.