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   64th IFLA General Conference
   August 16 - August 21, 1998

 


Code Number: 052-134-G
Division Number: VI.
Professional Group: Statistics
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 134.
Simultaneous Interpretation:   Yes

Spezialbibliotheksstatistik im Vereingten Königreich: Die Herausforderung, Daten in Bibliotheken am Arbeitsplatz zu Sammeln und zu Analysieren

David Spiller
Abt. Bibliotheks- und Informationsstatistik (ABIS)
Universität Loughborough
Loughborough,Vereinigtes Königreich


ZUSAMMENFASSUNG:

Der Beitrag beschreibt spezielle Probleme bei der Untersuchung von Spezialbibliotheken, er basiert auf drei kürzlich unter Beteiligung der Abteilung Bibliotheks- und Informationsstatistik erstellten Arbeiten. Es werden Probleme der Definition und Beschreibung von Spezialbibliotheken dargestellt, Informationsquellen besprochen sowie eine Klassifizierung von Spezialbibliotheken diskutiert. Es werden die Gründe für mangelnden Rücklauf auf per Post versandte Fragebögen analysiert. Vor- und Nachteile verschiedener Methodiken der Stichprobenerhebung, der Datenerhebung und der Darstellung quantitativer Daten werden diskutiert.


Paper

Hintergrund

In den meisten Ländern gehören Spezialbibliotheken zu dem Teil der Bibliotheks- und Informationswelt, über den am wenigsten bekannt ist. Selbst die Bezeichnung „Spezialbibliothek" ist, obwohl gemeinhin verständlich, nicht klar umrissen, da sie eher zum Ausdruck bringt, worum es sich nicht handelt (öffentliche, wissenschaftliche oder Schulbibliotheken) als, worum es sich handelt. Eine bessere Bezeichnung wäre wohl „Bibliotheken am Arbeitsplatz": Es sind dies Dienste in Wirtschaftsunternehmen, staatlichen oder quasistaatlichen Einrichtungen, die Informationen zur Förderung der Ziele der jeweiligen Einrichtung oder des Unternehmens bereitstellen.

Die Unschärfe liegt im Gegenstand selbst begründet, handelt es sich doch um - nach Größe und Themenstellungen - ganz unterschiedliche Spezialbibliotheken und Informationszentren, ganz zu schweigen vom natürlichen Unwillen kommerzieller Unternehmen, der Öffentlichkeit Informationen über ihre Tätigkeit bereitzustellen. Wird die Vertraulichkeit der Daten jedoch zugesichert, können sich Spezialbibliothekare nicht dem starken nationalen und internationalen Trend entziehen, Benchmarking mit dem Ziel anzuwenden, gute Dienstleistungen anzubieten und ihr Angebot ständig zu verbessern. Eine gewisse wirtschaftliche und gesellschaftliche Bedeutung der entsprechenden Einrichtung und der Information über ihre Arbeit vorausgesetzt, könnte der Bedarf entstehen, einen Überblick über die Qualität ihrer Informationsdienste zu bekommen. Verläßliche Informationen lassen sich spartenübergreifend von Leitern von Spezialbibliotheken bekommen und können diesen wiederum zugänglich gemacht werden. Diese Informationen sind für alle jene von unschätzbarem Wert, die den jeweiligen Bereichen ihre Dienste anbieten: Materialien und elektronische Quellen, Ausstattung, Schulungen und Ausbildung.

Der vorliegende Beitrag deutet an, warum man sich auf dem Gebiet noch schwertut, was im Vereinigten Königreich in den letzten 10 Jahren unternommen wurde und welche Verfahren sich als die effektivsten erwiesen haben.

Jüngste Untersuchungen im Vereinigten Königreich

In den letzten fünf Jahren wurden im Vereinigten Königreich drei Arbeiten zur Spezialbibliotheksstatistik veröffentlicht:
  1. Vereinigtes Königreich: Spezialbibliotheksstatistik (1) von Pamela Berridge und John Sumsion, eine Untersuchung der Statistiken zu Spezialbibliotheken, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung (1994) existierten. Sie wurde vom British Library Research and Innovation Centre (Forschungs- und Innovationszentrum der British Library) gefördert und war entscheidend für spätere Untersuchungen, und es kann gut sein, daß der gewählte Ansatz eine ideale Ausgangsbasis für Länder bildet, die sich dem Thema Spezialbibliothek erstmalig widmen.

  2. Die TFPL-Studie zur Spezialbibliotheksstatistik des Vereinigten Königreichs (2) von Claire Creaser und David Spiller. Sie nutzte die Informationen, die 1994 und 1996 von wichtigen Informationsberatern (TFPL) erhoben wurden.

  3. Bibliotheken am Arbeitsplatz (3), ebenfalls vom British Library Research and Innovation Centre gefördert. Hierbei handelt es sich um ein noch laufendes Projekt: eine Zufallserhebung in 10 Sparten von Spezialbibliotheken, die an Ergebnisse der TFPL-Studie anknüpft und sich insbesondere mit der Darstellung und Nutzung elektronischer Medien befaßt.

Tabelle 1 faßt die Ergebnisse von 1994 zusammen. Obwohl sehr grob, bot die Untersuchung zum damaligen Zeitpunkt eine neue und nützliche Vorstellung von Größe und Tätigkeiten der verschiedenen Spezialbibliotheken im Vereinigten Königreich.

Tabelle 1 Spezialbibliotheken im Vereinigten Königreich - Ergebnisse der verschiedenen Sparten - 1994

 Anzahl der EinrichtungenErworbene BücherLaufend gehaltene ZeitschriftenZugang zu Online- DatenbankenErworbene CD ROMs
Industrie/Kommerzieller Bereich
Pharmaindustrie 166 38.000 35.000 1.780 600
Chemie/Kunststoffe 166 34.000 31.000 1.500 750
Energie, Metallindustrie, Hüttenwesen 130 34.000 43.000 1.180 660
Verarbeitende Industrie: Maschinenbau 239 44.000 33.000 1.310 1.460
Verarbeitende Industrie: ohne Maschinenbau 75 22.000 15.000 520 240
Banken & Finanzen 168 24.000 28.000 1.500 600
Jura 114 33.000 22.000 720 330
Beratung/Informationsanbieter 51 8.000 6.000 360 570
Medien 60 11.000 3.000 260 960
GESAMT1.169 248.000 216.000 9.130 6.170
Andere Bibliotheken
Ministerien / Regierung 590 442.000 220.000 930 1.450
Nationales Gesundheitswesen 515 308.000 56.000 1.080 1.410
Berufsverbände 200 90.000 58.000 620 840
Kommunalverwaltung 118 41.000 17.000 520 340
Ehrenamtliche/ohne staatliche Unterstützung 420 124.000 60.000 760 920
Museen 60 90.000 42.000 110 500
GESAMT 1.903 1.095.000 453.000 4.020 5.460
INSGESAMT 3.072 1.343.000 669.000 13.150 11.630

Probleme

Zur Definition: Stellt man Untersuchungen von Spezialbibliotheken an, stößt man zwangsläufig auf Bestimmungs- und Definitionsprobleme. Zunächst ist zu entscheiden, welche Typen von Spezialbibliotheken in die Untersuchung einbezogen werden. Der oben vorgeschlagene Terminus „Bibliotheken am Arbeitsplatz" schließt automatisch einige Kategorien - etwa Privatbibliotheken und Clubbibliotheken - aus und muß wiederum in Sparten untergliedert werden, so daß einander ähnliche Dienste miteinander verglichen werden können. Die von Pamela Berridge und John Sumsion entwickelte und für die ersten beiden ABIS-Veröffentlichungen verwendete Klassifizierung hat sich als praktikabel erwiesen. Dies sind die Kategorien: Für die Zuordnung der Bibliotheken in Industrie und Wirtschaft zu einzelnen Sparten wurden die Codes der vom Staatsministerium für Handel und Industrie 1992 erstellten „Standard Industrie-Klassifikation" benutzt, so wurden mögliche Überschneidungen ausgeschlossen. Einige Bibliotheken entziehen sich jedoch - aus verschiedenen Gründen - einer eindeutigen Zuordnung, denn die Grenze zwischen dem „kommerziellen" und dem „nichtkommerziellen" Bereich verschwimmt zunehmend, da Einrichtungen, die zu 100% aus öffentlichen Mitteln gefördert werden, verpflichtet sind, ihre Finanzquellen zu diversifizieren; in Bereichen wie Jura und Medizin sind wissenschaftliche Bibliotheken häufig kaum von Spezialbibliotheken zu unterscheiden und werden oft zusammengefaßt, wie z.B. in dem sehr hilfreichen Verzeichnis des Britischen und Irischen Verbandes juristischer Bibliotheken (4). Forschungsbibliotheken sind besonders schwer zuzuordnen und würden fast eine eigene Kategorie rechtfertigen. Man könnte noch eine Menge ähnlicher Probleme ansprechen.

Zu den Quellen: Sind die Sparten festgelegt, müssen alle Bibliotheken in Einrichtungen dieser Sparten erfaßt werden. Dies ist ein schwieriges Unterfangen. Spezialbibliotheken sind selten so gut verzeichnet wie ihre wissenschaftlichen und öffentlichen Pendants. Die existierenden Verzeichnisse sind nur selten umfassend. Verzeichnisse der Einrichtungen in diesen Sparten sind oft vollständiger, geben jedoch selten detailliertere Auskünfte über die Bibliotheken. Für das o.g. Projekt haben sich die folgenden Quellen als nützlich erwiesen:

Mit einigen der Anbieter muß der Zugang zu den gewünschten Informationen ausgehandelt, die Informationen müssen ggf. bezahlt werden. Dies gilt für kommerzielle Anbieter und vertrauliche Informationen.

Rücklauf: Ein kürzlich von deutschen Kollegen publizierter Beitrag (5) klagt über Schwierigkeiten, auf Befragungen von deutschen Spezialbibliotheken mehr als 35% Rücklauf zu bekommen. Dies wird durch Untersuchungen im Vereinigten Königreich bestätigt. Ein Problem liegt darin, die richtigen Abteilungen innerhalb größerer Einrichtungen anzuschreiben. Das hängt auch mit der unterschiedlichen Bezeichnung dieser Einheiten zusammen (Bibliothek, Informationsabteilung, Ressourcenzentrum, Forschungs- und Dokumentationszentrum usw.) Telefonische Nachfragen ergeben nicht selten, daß der Fragebogen die verantwortliche Person nie erreicht hat.

Es versteht sich von selbst, daß ein Fragebogen zum Bibliotheks- und Informationswesen nicht ausgefüllt wird, wenn die angeschriebene Einrichtung gar keine Bibliothek hat. Auch dies kann man, wenn überhaupt, nur durch telefonisches Nachfragen ermitteln. Bei der noch laufenden Untersuchung Bibliotheken am Arbeitsplatz gaben 14% der befragten 897 Einrichtungen an, keine Bibliothek zu haben, die Zahl erhöhte sich auf 17%, wenn Bibliotheken erst ab einer bestimmten Größe aufgenommen wurden. Das vollständige Ergebnis zeigt Tabelle 2. 26 der 98 ehrenamtlichen Einrichtungen hatten keine Bibliothek, während es in der Fertigungsindustrie 58 von 97 waren, was eine eigenständige Untersuchung dieser Sparte notwendig erscheinen läßt.

Tabelle 2 Rücklauf

Code    Sparte                 Anzahl der      Rücklauf       Antwort  
                               versandten        in %         „Keine
                               Fragebögen                    Bibliothek"
							 
1       Ministerien                29            58,6            0
2       Verwaltung/nicht Min.      96            45,8            2
3       Ehrenamtliche              98            26,5           26
4       Handelsorganisationen     101            49,5            4
5       Jura                       90            25,8            8
6       Kommerz/Finanzen           99            24,5           11
7       Energie                    90            36,7            7
8       Pharmaindustrie            97            33,0            3
9       Management &
         Informationsberater      100            33,0            9
10      Lebensmittelindustrie      97             3,1           58
				
Gesamt                            897            31,8          128

Neben den technischen Aspekten gibt es andere mögliche Gründe für schwachen Rücklauf. In vielen Spezialbibliotheken arbeiten nur ein oder zwei - stark beanspruchte - Mitarbeiter, für die ein Fragebogen keinen Grund zum Jubel darstellt. Bibliotheken im kommerziellen Bereich liefern verständlicherweise nur widerwillig vertrauliche Informationen, die für Wettbewerber von Nutzen sein können. (Aus diesem Grunde sollten Fragebögen am besten von außen kommen, d.h. aus Einrichtungen, von denen bekannt ist, daß sie Informationen nicht öffentlich machen.) Außerdem hat Benchmarking - abgesehen vom kommerziellen Bereich - in Spezialbibliotheken noch keine Tradition. Hinzu kommt mglw., daß Spezialbibliotheken erkennen, daß der Mehrwert, den sie produzieren, indem sie für ihre Benutzer Informationen bündeln oder auswerten, nicht durch Umfragen ermittelt werden kann, womit sie sicher Recht haben.

Methodik

Interessant und aufschlußreich sind die verschiedenen Ansätze der TFPL-Studie (2) und von Bibliotheken am Arbeitsplatz (3). TFPL verfolgte die Idee, einige statistische Fragen aus ihrem Fragebogen zu Beruf und Biographie einzubeziehen, der für Wer ist wer in der Informationswelt des Vereinigten Königreiches" (6) verschickt wurde. Dieser wurde dann gemeinsam mit der ABIS weiterentwickelt. Der beeindruckende Rücklauf auf den statistischen Fragebogen - von Beiträgern aus 1.076 Einrichtungen im Jahre 1994 und aus 772 Einrichtungen im Jahre 1996 - war ohne Zweifel Ergebnis sowohl dieses zweigleisigen Vorgehens als auch der Kürze des Fragebogens, der nämlich nur eine Seite umfaßte. Man muß nur vermeiden, daß Daten von mehreren Bearbeitern aus ein und derselben BIS-Abteilung gedoppelt werden.

Die noch laufende Untersuchung Bibliotheken am Arbeitsplatz (RR) beschränkt sich auf zehn Sparten von Spezialbibliotheken. Die Beiträger wurden nach dem Zufallsprinzip aus einer Reihe von Quellen ausgewählt. Der Fragebögen war umfangreicher, er umfaßte 4 Seiten. Der ursprüngliche Rücklauf war denn auch wesentlich geringer: 150 Fragebögen, das sind 15%. Die Zahl erhöhte sich nach telefonischer Rückfrage (außer bei Bibliotheken, die angegeben hatten, nicht über eine Bibliothek zu verfügen) auf 31,8%.

Abgesehen vom unterschiedlichen Ansatz sind doch die Ergebnisse in Bereichen, die in beiden Untersuchungen erfaßt wurden, weitgehend vergleichbar. In Bereichen, in denen dies nicht möglich war, erklären sich die Widersprüche aus dem unterschiedlichen Vorgehen. Z.B. führte der Ansatz von TFPL, Fragebögen gezielt an Vertreter der Berufsgruppe zu verschicken, dazu, daß folgerichtig Antworten aus Einrichtungen kamen, die über eine ausgebaute Bibliothek verfügen. Die zufällige Auswahl von Einrichtungen in Bibliotheken am Arbeitsplatz förderte Informationen über Einrichtungen zutage, die keine Bibliothek haben oder aber nur über sehr kleine Bibliotheks- und Informationsangebote verfügen, im Ergebnis waren die Durchschnittswerte entsprechend niedriger.

Auch quantitative Informationen (zu Etats, Bestand, Zugang usw.) wurden unterschiedlich abgefragt. Die TFPL-Studie nutzte die Ankreuzmethode, bei der die Bearbeiter jeweils eine von fünf oder sechs möglichen Vorgaben ankreuzen mußten. Dies erklärt mglw. den guten Rücklauf, insbesondere wenn es um sensible Themen wie die Etatsituation geht. Man kann sich allerdings schon bei der Gestaltung des Fragebogens sowohl nach oben als auch nach unten verschätzen (wenn etwa die Auswahlmöglichkeit „5.000 + £" Summen von 5.000 £ bis 50.000 £ umfassen kann). Bibliotheken am Arbeitsplatz erhob spezifizierte, genauere Zahlenangaben.

Wie immer sie erhoben werden, quantitative Informationen müssen eingehend analysiert werden. Die Unterschiede zwischen den Antworten sind größer als in anderen Sparten des Bibliotheks- und Informationswesens und fast jede Sparte wurde von einer kleinen Zahl sehr großer Bibliotheken an der Spitze bestimmt, was die Sache verzerrt. Daher sind mittelgroße Einrichtungen meistens ein besserer Indikator für zu bestimmende Durchschnittswerte.

Da Untersuchungen von Spezialbibliotheken selten durchgeführt werden, lassen sich kaum Aussagen zu Trends machen. Die TFPL-Daten, die sich auf die Jahre 1994 und 1996 beziehen, sind der Beginn einer Serie von Erhebungen und Bibliotheken am Arbeitsplatz hat eine kleine Gruppe von Spezialbibliotheken hervorgebracht, die bereit ist, jährlich Informationen zu liefern, so daß in einigen Jahren Trendanalysen möglich sein dürften. Vorerst wurde in beiden Untersuchungen versucht, Anzeichen für bestimmte Trends zu ermitteln, indem z.B. gefragt wurde, ob Etats und Zugänge gestiegen oder gesunken sind und sich die Personalausstattung verbessert oder verschlechtert hat.

Einige Ergebnisse

Ich kommentiere hier nur einige ausgewählte Ergebnisse der Bibliotheken am Arbeitsplatz-Studie. Ich hoffe, daß sie einige der o.g. Punkte erhellen und ein, zwei spezielle Probleme bei der Untersuchung von Spezialbibliotheken erläutern, die insbesondere für Spezialbibliothekare von Interesse sind.

Die Benutzer: Benutzer von Spzialbibliotheken sind schwer zu quantifizieren und heterogener in ihrer Zusammensetzung als es zunächst scheint. Zum einen will man herausbekommen, welchen Nutzen die Bibliotheks- und Informationsdienste für die Mitarbeiter der entsprechenden Einrichtung haben, zugleich, welchen Nutzen sie für ganz unterschiedliche externe Nutzer haben: externe Mitglieder (sie bilden z.B. den Kundenkreis für 92% der Einrichtungen bei Berufsverbänden); externe Kunden (82% der Einrichtungen bei Ministerien und 75% der Bibliotheken im Bereich Finanzen versorgen externe Kunden); die Öffentlichkeit (69% der ehrenamtlichen Bibliotheken versorgen die Öffentlichkeit). Siehe hierzu Abbildung 1 zu Benutzergruppen.

Abb. 1 Klientel

Chart

Die Unterhaltsträger von Spezialbibliotheken sind zugleich an aktuellen Benutzerzahlen im Vergleich zu den Zielsetzungen der jeweiligen Bibliotheks- und Informationsdienste interessiert. In Bibliotheken am Arbeitsplatz reichten die Zielsetzungen von 13.000 Benutzern in Einrichtungen bei Berufsverbänden bis zu 300 in ehrenamtlichen Einrichtungen. Prozentsätze von ständigen Benutzern im Vergleich zu den Zielsetzungen bewegen sich zwischen 46% in Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung und 24% in Einrichtungen bei Berufsverbänden.

Ausgaben pro Benutzer: Nutzerdaten sind noch interessanter, wenn man sie mit anderen Informationen in Beziehung setzt. Abb. 2 zeigt die durchschnittlichen Ausgaben pro ständigem Benutzer. Zwischen den einzelnen Sparten bestehen sowohl bei den Gesamtausgaben als auch bei den Ausgaben pro Medienart deutliche Unterschiede. Die höchsten Etats, insbesondere für Zeitschriften, haben Einrichtungen der Pharmaindustrie. Ihnen folgen Einrichtungen im Bereich Finanzen, wo allerdings die meisten Ausgaben in Online-Quellen fließen. Lediglich die ehrenamtlichen Einrichtungen wenden den Hauptanteil ihres Etats für Bücher auf..

Abb. 2 Durchschnittsausgaben pro ständigem Benutzer

Chart

Datenbankzugriff: Wenden wir uns nun den elektronischen Informationsquellen zu, von denen angenommen wird, daß sie für Spezialbibliotheken - im Vergleich zu anderen Bibliotheken - eine immer größere Rolle spielen. Abbildung 3 zeigt nach Sparten, wo die Nutzung von elektronischen Medien am meisten „gestiegen" oder „gesunken" ist.

Abb. 3 Datenbankzugang

Chart

Hier sollte folgendes erwähnt werden: Wie erwartet, wächst in vielen Einrichtungen die Nutzung von Internetquellen ebenso wie die Nutzung von CD-ROMs. Aber sowohl in der Pharmaindustrie als auch bei Unternehmensberatern sank sie. Am interessantesten ist die Entwicklung bei Online-Diensten. Man erwartet, daß die Nutzung von Online-Diensten durch die steigende Nutzung des Internet am meisten zurückgeht, was auch auf einige Bereiche zutrifft; aber bei Unternehmensberatern, im Bereich Finanzen und in ehrenamtlichen Einrichtungen stieg die Nutzung von Online-Diensten. Es gibt offensichtlich kein allgemeingültiges Muster für die Nutzung von Informationsquellen, bestimmten Situationen entsprechen bestimmte Medien.

Auch bei Betrachtung der absoluten Benutzerzahlen offenbaren sich beachtliche Unterschiede zwischen den einzelnen Sparten. Die CD-ROM ist insgesamt das gängigste Medium, außer in der Pharmaindustrie, wo Online-Hosts am häufigsten genutzt werden. Im Bereich Energie wird das Internet häufiger als in anderen Bereichen genutzt. Unternehmensberater machen insgesamt den meisten Gebrauch von unterschiedlichsten Suchmöglichkeiten.

Schluß

Ich hoffe, daß diese kurze Zusammenfassung der drei Pojekte - ihrer Ansätze, Probleme und Methodiken - die speziellen Probleme bei der Untersuchung von Spezialbibliotheken ein wenig beleuchtet haben. Ich denke, daß die hier vorgestellten Ergebnisse - neben den aus Platzgründen nicht vorgestellten - den Wert von Untersuchungen in diesem Bereich erkennbar werden lassen und auch zeigen, daß auf diesem Felde weiter gearbeitet werden muß. Details können nachgelesen werden: Die beiden erstgenannten Veröffentlichungen sind bei der ABIS erhältlich (1)(2), die dritte wird in Kürze erscheinen (3). Die ABIS Webseite mit den neuesten Informationen hat die folgende URL: „http://info.lboro.ac.uk/department/dils/lisu/lisuhp.html"

Literatur

  1. Berridge, Pamela J & Sumsion, J. UK special library statistics, ISBN 0 948848 64 2, Loughborough: LISU, 1994.

  2. Creaser, Claire & Spiller, D J. TFPL survey of special library statistics, ISBN 0 948848 93 6, Loughborough: LISU, 1997.

  3. Libraries in the workplace. LISU project in progress, publication Summer 1998.

  4. British and Irish Association of Law Libraries. Directory of British and Irish law libraries, 5th ed, Hebden Bridge, Legal Information Resources Ltd for BIALL, 1995.

  5. Deutsche Bibliotheksstatistik. Janke, E. "Revising the German special library statistics: a quantity -to-quality initiative, Discussion paper for the European workshop for suppliers and users of library statistics". In: Telematics for Libraries - From Quantity to Quality: Collection, Analysis and Use of Statistics for Libraries, Workshop Luxembourg, 9/10 December 1997. European Commission DG XIII - E/4.

  6. Nordin, Jorund B, ed. Who's who in the UK information world, 6th ed. 1997, London: TFPL, 1997.