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   64th IFLA General Conference
   August 16 - August 21, 1998

 


Code Number: 085-126-F
Division Number: IV.
Professional Group: Cataloguing
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 126.
Simultaneous Interpretation:   No

Acces en Ligne du Public et Gestion des Ressources Documentaires, un Role Nouveau pour les Fichiers d'autorites des Agences Bibliographiques nationales dans les Catalogues Locaux :
L'experience de la Bibliotheque Publique de Fresnes

Thierry Giappiconi
Bibliothèque municipale de Fresnes,
Fresnes, France


Abstract:

La bibliothèque municipale de Fresnes a choisi de construire son catalogue bibliographique à partir de la récupération complète et de la mise à jour régulière des fichiers d'autorité de la BNF. Cette solution à ce jour encore originale, lui a permis de mettre fin au catalogage local (notamment à l'indexation sujet et au maintien d'index) et de faire baisser ainsi considérablement le "coût par titre catalogué" selon le calcul proposé par la norme ISO 11620 : Information et documentation - Mesure des performances des bibliothèques.

Les fichiers d'autorité améliorent la qualité des services en ligne : Ils limitent le nombre de recherches insatisfaites, évite les réponses aberrantes et permettent de nombreuses possibilités d'OPAC ; ils offrent au personnel un auxiliaire précieux dans ses missions de médiation auprès du public ; ils facilitent et améliorent les tâches de développement et de gestion des collections.

Le nouveau système d'information prévu pour l'ouverture de la nouvelle bibliothèque en mars 1999 attribuera aux bases d'autorité un rôle plus large. Au-delà de la simple interrogation des catalogues les autorités feront fonction de moteur de recherche, sur l'ensemble du réseau. Les lecteurs de CD-ROM et DVD-ROM, et une sélection de sites INTERNET sélectionnés seront en effet reliés aux bases d'autorité (notamment sujet et collectivité auteur) par les numéros de notices d'autorité, au même titre que les collections de la bibliothèque.


Paper

1. La suppression du catalogage local

La nouvelle bibliothèque municipale de Fresnes (France), ouvrira ses portes au printemps 1999. La reconstruction du bâtiment est l'occasion d'une réforme profonde du management touchant toutes les fonctions de l'organisation et visant à la recherche du meilleur rapport entre coût et efficacité. C'est à ce titre que le dispositif stratégique a d'abord visé à la suppression du catalogage local par l'importation complète et cohérente de la production bibliographique offerte par la Bibliothèque nationale de France. Cet objectif s'est traduit dans un premier temps par l'importation de la totalité des fichiers d'autorité de la base BN-OPALE et par la mise en place d'un processus régulier de leur mise à jour. Périodiquement des lots de requête de notices bibliographiques sont envoyés au service informatique de la BNF à partir de données de gestion saisies par les acquéreurs lors de la commande des documents. Cette saisie se limite pour la plupart des documents à la cote validée (se référant au plan de développement des collections), le titre, la première mention de responsabilité (éventuellement suivie du lien avec l'autorité auteur correspondante), la date d'édition, la collection (éventuellement suivie du lien avec la notice de publication en série correspondante), le numéro dans la collection, le prix, l'ISBN. Les notices envoyées en retour se substituent automatiquement aux notices de gestion. Elles se relient alors aux fichiers d'autorité par les numéros de notices d'autorité contenus dans les champs de lien des notices bibliographiques. Le contrôle des points d'accès est ainsi assuré de façon automatique et fiable. Cette solution permet d'éviter toute attribution d'autorité et toute gestion d'index ; elle réduit ainsi la saisie bibliographique à celle des éléments nécessaires à l'acquisition des documents et à la production des clefs de requête. Afin d'éviter des pertes d'information ou la déformation des notices, le transfert, la récupération et l'intégration dans la base locale se font dans leur format INTERMARC d'origine.

La bibliothèque bénéficiera, à l'ouverture du nouveau bâtiment, d'un renouvellement de son informatisation qui lui permettra de tirer parti des ressources les plus modernes de l'information en ligne. Dans cette nouvelle configuration, les fichiers d'autorité joueront un rôle décisif dans la cohérence et la qualité de l'offre documentaire de l'établissement.

2. Les ressources des fichiers d'autorité de la BNF

Les fichiers d'autorité de la base BN-OPALE de la BNF offrent des ressources particulièrment riches. Ils comportent notamment pour les "personnes physiques" (APP), la vedette et ses formes rejetées, les titres et qualité, les dates de naissance (et le cas échéant de décès), la nationalité, la langue d'expression de l'auteur et les renvois aux pseudonymes ; pour les " auteurs collectivité " (ACO), la vedette et ses formes rejetées, une note de présentation de l'institution (avec parfois son adresse et son numéro de téléphone), ses dates de création (et le cas échéant de fin), sa nationalité, sa langue de publication et les renvois à ses appellations successives ; pour les "titres uniformes" (ATU), la vedette titre et ses formes rejetées, les titres parallèles, une note de présentation de l'oeuvre, la mention éventuelle de l'auteur auquel l'oeuvre est attribuée, la nationalité et la langue de l'oeuvre, ainsi que les formes associées (par exemple dans le cas de titres appartenant à un cycle ou une saga littéraire) ; pour les autorités "matière" (AMA), basé sur la liste d'autorité matière RAMEAU, la vedette et ses formes rejetées (éventuellement la vedette anglaise de référence de la LCSH avec sa date de création), une note précisant le champs d'application de la vedette, les renvois aux termes généraux, associés et spécifiques.

Le fichier bibliographique des publications en série fait fonction de fichier d'autorités pour les collections et périodiques nationaux. Il comporte en effet, outre le titre clef et le titre clef abrégé, des formes rejetées, une note de présentation, les dates de début (et éventuellement de fin) de publication des publications en série reliées, par les zones de liens, aux notices bibliographiques des monographies. Tous les renvois sont associés aux numéros des notices d'autorités (ou, lorsque tel est le cas aux autres notices bibliographiques) auxquels ils renvoient, ce qui permet de les gérer sous forme de liens hypertextuels dans le système.

Ces fichiers sont ceux de l'actuelle base BN-OPALE. Les ressources offertes par la BNF comprennent encore les fichiers de la base BN-OPALINE qui ne sont pas encore récupérés par la bibliothèque, notamment ceux des marques (ACL) des éditions phonographiques et des "titres uniformes musicaux" (ATUM). Les fichiers des deux bases font l'objet d'une fusion dans le nouveau système informatique de la BNF. La bibliothèque de Fresnes se prépare à récupérer l'ensemble de ces fichiers fusionnés et mutuellement enrichis dans son futur système.

3. L'impact des ressources des fichiers d'autorité sur la gestion et les services

6. La fonction des autorités dans le nouveau système d'information

L'objectif du nouveau système d'information de la bibliothèque municipale de Fresnes est de pérenniser les acquis des étapes précédentes d'informatisation et de tirer parti des diverses sources d'information en ligne pour mieux servir, comme le recommande le manifeste de l'UNESCO, ses missions de formation, d'information et de culture. C'est dans cette perspective que le nouvel OPAC est conçu comme un produit diversifié par ses supports d'information, cohérent par son contenu et de qualité par sa sélection. Le nouveau système d'information, confié aux société françaises OPSYS et MEDIADOC, offrira sur un réseau INTRANET, trois innovations majeures :

A ces modifications structurelles s'ajoutent des améliorations de forme (graphisme, localisation des documents en libre accès dans le plan de la bibliothèque). Cependant, la véritable originalité de la solution réside dans le fait que l'accès à ces trois types de ressources transite par les fichiers d'autorité fournis et mis à jour par la BNF. La structure du dispositif répond ainsi au schéma suivant :

Chart

Pratiquement, l'usager qui entreprendra une recherche à partir d'un sujet, d'une collectivité auteur, d'un titre uniforme etc., pourra obtenir sur un même écran une sélection comprenant des documents tangibles (qu'il pourra alors localiser, écouter, voir et dont il pourra consulter une partie numérisée), des CD-ROM et des sites INTERNET (qu'il pourra consulter directement en cliquant sur une icône ou une adresse). Le rôle de moteur de recherche dévolu aux autorités permet ainsi à la bibliothèque d'offrir un produit original par rapport à l'offre commerciale et la navigation directe sur INTERNET. Le réseau de la bibliothèque présentera en effet l'avantage de rassembler des sources documentaires complémentaires, offrant un contenu maîtrisé et desservi par une logique commune d'interrogation.

La recherche par l'intermédiaire des notices d'autorité ne sera cependant pas exclusive. Une solution de recherche alternative, en plein texte sur les parties numérisées des documents, est à l'étude. Toutefois, pour tenir compte du bruit généré par ce type d'investigation, la bibliothèque ne le recommandera qu'aux usagers maîtrisant suffisamment leur sujet pour sélectionner les croisements susceptibles de les conduire à une réponse exploitable.

L'ensemble du produit documentaire ainsi constitué sera accessible à l'intérieur (avec des paramétrages diversifiés selon l'usage dévolu aux divers écrans tactiles ou traditionnels) et à l'extérieur (extension "EXTRANET", c'est à dire à certains usagers collectifs du réseau interne) de la bibliothèque. La partie proprement bibliographique et les liens INTERNET devraient être accessibles sur le site WEB.

7. Bilan et perspectives

Cette expérience illustre combien le rôle des fichiers d'autorité de la BNF peut dépasser leur simple usage à des fins internes à l'établissement. Le contenu de leur information et la logique de leurs liens de renvois et d'orientation en font un outil de vulgarisation performant, capable de rapprocher et de proposer, selon une même logique de recherche, une information diversifiée par ses sources, cohérente par son contenu et de qualité par sa sélection.

Il s'avère ainsi que les fichiers d'autorité peuvent contribuer à l'efficacité et à l'efficiences de domaines importants de l'action et du fonctionnement des bibliothèques. Ils acquièrent par-là même une importance nouvelle et, à terme, la plus durable parmi les fonctions de catalogage. En effet, il est permis de penser que la généralisation de formats de type SGML, pourrait à l'avenir conduire à récupérer plus ou moins directement la structure, et de larges parts sinon la totalité du contenu du document. Cependant, si les tâches de description bibliographiques traditionnelles perdaient ainsi leur raison d'être, la gestion cohérente des accès n'en demeurerait pas moins nécessaire.

L'importation et la mise à jour des fichiers d'autorité répondent pour la bibliothèque publique de Fresnes, à des objectifs stratégiques. Ce choix visait d'abord à améliorer la qualité des catalogues, alléger ses coûts et standardiser ses points d'accès. Il visait encore à recentrer les valeurs du personnel vers une meilleure compétence dans les domaines documentaires dont il est en charge ainsi que dans ses tâches d'accueil, d'orientation et de conseil auprès du public. Ces buts atteints, il est désormais possible de concevoir un nouveau système d'information particulièrement performant.

Cette expérience montre par là même, s'il en était encore besoin, que les options bibliographiques ou informatiques ne peuvent être appréhendées isolement mais en liaison étroite avec les objectifs, la stratégie et le dispositif d'évaluation et de contrôle de l'établissement.

Paris, le 12 mai 1998.

Footnote

  1. International Organisation for Standardization, Norme internationale ISO 11620 : Information et documentation - Indicateurs de performances des bibliothèques (B.3.3.1 : Coût par titre catalogué), 1998.