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64th IFLA General Conference
August 16 - August 21, 1998
Code Number: 085-126-F
Division Number: IV.
Professional Group: Cataloguing
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 126.
Simultaneous Interpretation: No
Acces en Ligne du Public et Gestion des Ressources Documentaires, un Role Nouveau pour les Fichiers d'autorites des Agences Bibliographiques nationales dans les Catalogues Locaux :
L'experience de la Bibliotheque Publique de Fresnes
Thierry Giappiconi
Bibliothèque municipale de Fresnes,
Fresnes, France
Abstract:
La bibliothèque municipale de Fresnes a choisi de construire son catalogue bibliographique à partir de la récupération complète et de la mise à jour régulière des fichiers d'autorité de la BNF. Cette solution à ce jour encore originale, lui a permis de mettre fin au catalogage local (notamment à l'indexation sujet et au maintien d'index) et de faire baisser ainsi considérablement le "coût par titre catalogué" selon le calcul proposé par la norme ISO 11620 : Information et documentation - Mesure des performances des bibliothèques.
Les fichiers d'autorité améliorent la qualité des services en ligne : Ils limitent le nombre de recherches insatisfaites, évite les réponses aberrantes et permettent de nombreuses possibilités d'OPAC ; ils offrent au personnel un auxiliaire précieux dans ses missions de médiation auprès du public ; ils facilitent et améliorent les tâches de développement et de gestion des collections.
Le nouveau système d'information prévu pour l'ouverture de la nouvelle bibliothèque en mars 1999 attribuera aux bases d'autorité un rôle plus large. Au-delà de la simple interrogation des catalogues les autorités feront fonction de moteur de recherche, sur l'ensemble du réseau. Les lecteurs de CD-ROM et DVD-ROM, et une sélection de sites INTERNET sélectionnés seront en effet reliés aux bases d'autorité (notamment sujet et collectivité auteur) par les numéros de notices d'autorité, au même titre que les collections de la bibliothèque.
Paper
1. La suppression du catalogage local
La nouvelle bibliothèque municipale de Fresnes (France), ouvrira ses portes au printemps 1999. La reconstruction du bâtiment est l'occasion d'une réforme profonde du management touchant toutes les fonctions de l'organisation et visant à la recherche du meilleur rapport entre coût et efficacité.
C'est à ce titre que le dispositif stratégique a d'abord visé à la suppression du catalogage local par l'importation complète et cohérente de la production bibliographique offerte par la Bibliothèque nationale de France. Cet objectif s'est traduit dans un premier temps par l'importation de la totalité des fichiers d'autorité de la base BN-OPALE et par la mise en place d'un processus régulier de leur mise à jour. Périodiquement des lots de requête de notices bibliographiques sont envoyés au service informatique de la BNF à partir de données de gestion saisies par les acquéreurs lors de la commande des documents. Cette saisie se limite pour la plupart des documents à la cote validée (se référant au plan de développement des collections), le titre, la première mention de responsabilité (éventuellement suivie du lien avec l'autorité auteur correspondante), la date d'édition, la collection (éventuellement suivie du lien avec la notice de publication en série correspondante), le numéro dans la collection, le prix, l'ISBN. Les notices envoyées en retour se substituent automatiquement aux notices de gestion. Elles se relient alors aux fichiers d'autorité par les numéros de notices d'autorité contenus dans les champs de lien des notices bibliographiques. Le contrôle des points d'accès est ainsi assuré de façon automatique et fiable. Cette solution permet d'éviter toute attribution d'autorité et toute gestion d'index ; elle réduit ainsi la saisie bibliographique à celle des éléments nécessaires à l'acquisition des documents et à la production des clefs de requête. Afin d'éviter des pertes d'information ou la déformation des notices, le transfert, la récupération et l'intégration dans la base locale se font dans leur format INTERMARC d'origine.
La bibliothèque bénéficiera, à l'ouverture du nouveau bâtiment, d'un renouvellement de son informatisation qui lui permettra de tirer parti des ressources les plus modernes de l'information en ligne. Dans cette nouvelle configuration, les fichiers d'autorité joueront un rôle décisif dans la cohérence et la qualité de l'offre documentaire de l'établissement.
2. Les ressources des fichiers d'autorité de la BNF
Les fichiers d'autorité de la base BN-OPALE de la BNF offrent des ressources particulièrment riches. Ils comportent notamment pour les "personnes physiques" (APP), la vedette et ses formes rejetées, les titres et qualité, les dates de naissance (et le cas échéant de décès), la nationalité, la langue d'expression de l'auteur et les renvois aux pseudonymes ; pour les " auteurs collectivité " (ACO), la vedette et ses formes rejetées, une note de présentation de l'institution (avec parfois son adresse et son numéro de téléphone), ses dates de création (et le cas échéant de fin), sa nationalité, sa langue de publication et les renvois à ses appellations successives ; pour les "titres uniformes" (ATU), la vedette titre et ses formes rejetées, les titres parallèles, une note de présentation de l'oeuvre, la mention éventuelle de l'auteur auquel l'oeuvre est attribuée, la nationalité et la langue de l'oeuvre, ainsi que les formes associées (par exemple dans le cas de titres appartenant à un cycle ou une saga littéraire) ; pour les autorités "matière" (AMA), basé sur la liste d'autorité matière RAMEAU, la vedette et ses formes rejetées (éventuellement la vedette anglaise de référence de la LCSH avec sa date de création), une note précisant le champs d'application de la vedette, les renvois aux termes généraux, associés et spécifiques.
Le fichier bibliographique des publications en série fait fonction de fichier d'autorités pour les collections et périodiques nationaux. Il comporte en effet, outre le titre clef et le titre clef abrégé, des formes rejetées, une note de présentation, les dates de début (et éventuellement de fin) de publication des publications en série reliées, par les zones de liens, aux notices bibliographiques des monographies. Tous les renvois sont associés aux numéros des notices d'autorités (ou, lorsque tel est le cas aux autres notices bibliographiques) auxquels ils renvoient, ce qui permet de les gérer sous forme de liens hypertextuels dans le système.
Ces fichiers sont ceux de l'actuelle base BN-OPALE. Les ressources offertes par la BNF comprennent encore les fichiers de la base BN-OPALINE qui ne sont pas encore récupérés par la bibliothèque, notamment ceux des marques (ACL) des éditions phonographiques et des "titres uniformes musicaux" (ATUM). Les fichiers des deux bases font l'objet d'une fusion dans le nouveau système informatique de la BNF. La bibliothèque de Fresnes se prépare à récupérer l'ensemble de ces fichiers fusionnés et mutuellement enrichis dans son futur système.
3. L'impact des ressources des fichiers d'autorité sur la gestion et les services
Impact sur l'efficacité de la recherche en ligne par le public
La gestion des accès par les notices d'autorité réduit considérablement les possibilités d'échec de la recherche en ligne. Tout usager peut d'abord accéder par la vedette ou les formes rejetées au point d'accès qui lui permettra de rassembler les documents relatifs à la recherche d'un auteur, d'une oeuvre anonyme ou d'un sujet (cette recherche est en outre localement facilitée par le module de reconnaissance phonétique intégré au logiciel).
La possibilité offerte par les liens hypertexte d'afficher, puis de lire les informations contenues dans la notice font ensuite du catalogue un fichier biographique, voire (s'agissant des adresses et numéros de téléphone des collectivités auteurs) un annuaire.
La même possibilité d'afficher, puis de lire les informations contenues dans les notices reliées font enfin du catalogue un outil raisonné et méthodique de recherche. En effet la recherche par mot, en plein texte, suppose une érudition que l'on ne peut attendre de tous les usagers d'un établissement non spécialisé. Les fichiers d'autorité permettent au contraire de préciser une recherche par le passage, par exemple, d'un terme général à un terme particulier ou, à l'inverse, d'élargir un point de vue par le recours à un terme générique ou associé. Cette démarche répond tout autant aux besoins des usagers autodidactes qui doivent bâtir leur parcours de recherche qu'à ceux, qui suivant un cycle de formation, approfondissent et diversifient les connaissances qu'ils ont acquises. L'affichage des notes explicatives du fichier des auteurs et titres uniformes permet au lecteur de dissiper tout malentendu dans l'identification d'une œuvre ou d'un auteur et de poursuivre sa recherche sans avoir à consulter une base ou un dictionnaire historique ou littéraire.
Impact sur la qualité des services de renseignement et d'accueil
Cependant, quelle que soit la qualité des catalogues, une large partie du public ne sait ou ne veut, comme on le constate, recourir directement à la recherche en ligne mais s'adresse au personnel de la bibliothèque. Cet usage indirect n'est pas moins important que le recours direct à l'interrogation en ligne. La volonté d'offrir au public des horaires d'ouvertures adaptées à ses besoins nécessite, surtout à cette échelle, une large polyvalence du personnel en contact avec le public. Or celui ci ne peut exceller que dans les domaines documentaires dont il est en charge. Il lui faut donc, pour être efficace dans des disciplines qui ne lui sont pas familières, disposer d'un outil fiable. Les informations et les renvois des fichiers d'autorité constituent alors pour les professionnels l'auxiliaire précieux d'un exercice difficile.
Impact sur l'efficacité et l'efficience des tâches d'acquisition
Le personnel maîtrise d'autant mieux la navigation dans les fichiers d'autorité, qu'il la pratique pour la sélection des documents. Les fichiers d'autorité sont en effet accessibles dans le module de gestion des commandes. Les bases permettent ainsi de disposer en ligne et au cours des procédures de saisie des acquisitions des informations nécessaires à un développement pertinent des collections. Il est par exemple possible de s'assurer de la qualité d'un auteur, puis naviguer dans la base pour se donner une idée de son domaine de publication et des titres déjà possédés par la bibliothèque ; d'apprécier, par le truchement de la recherche matière, dans quelle mesure un sujet et ses différentes composantes sont correctement représentés dans la collection ; d'identifier de mêmes oeuvres présentées sous des titres différents ou de même auteurs mentionnés sous des pseudonymes ; d'appliquer rapidement et sûrement une autorité à une mention de responsabilité ou un titre anonyme à une notice de gestion ou une notice importé d'une autre base que celle de la BNF ou encore de regrouper rapidement des auteurs ou des oeuvres par langue d'expression ou par pays pour vérifier, par exemple, la représentativité d'un fonds par rapport à une littérature nationale, etc.
Ces mêmes bases leurs permettent encore de réaliser des bibliographies (par nationalité, pays, sujets, etc.) par tri automatique dans le système et transfert dans un fichier WORD afin de répondre ainsi rapidement à des besoins ou des opportunités ponctuelles et, pour des objectifs plus durables, de façon plus simple et plus fiable. Cette simplification des tris et des extractions constitue une optimisation non négligeable des ressources humaines et matérielles de l'établissement.
Impact sur les coûts de production des catalogues
L'importation des fichiers s'avère ainsi extrêmement satisfaisante, non seulement du point de vue de la qualité mais encore du point de vue des coûts. En matière de coût du catalogage, le calcul du "coût par titre catalogué", sur les bases de la norme ISO 11620 Information et documentation : mesure des performances des bibliothèques (1), permet d'évaluer le coût par titre catalogué à 15,03 FF. Ce résultat est sans commune mesure avec le coût du catalogage local, précédemment évalué à plus de 78 FF pour une qualité évidemment inférieure à celle offerte par les services de l'agence bibliographique nationale. Ce faible coût de catalogage repose essentiellement sur la suppression des tâches de maintenance d'index locaux (par l'intégration de fichiers d'autorité complets), et sur la fourniture de notices bibliographiques par lots (et non une par une). La livraison de lots de notices par clef numériques (ISBN) et dont les zones de liens se réfèrent à des fichiers d'autorité livrés intégralement et régulièrement mis à jour convient tout particulièrement aux bibliothèques publiques qui acquièrent essentiellement des documents décrits par la BNF (qui les reçoit par le dépôt légal pour les documents français et par ses acquisitions et échanges pour les documents étrangers). Cette offre constitue pour la BNF un avantage concurrentiel décisif par rapport aux autres fournisseurs dont les produits nécessitent, lors de leur insertion dans la base locale, le maintien d'une procédure d'attribution et de contrôle d'accès. Cet atout peut lui permettre de jouer pleinement son rôle de fournisseur et de coordinateur de l'information bibliographique nationale. On ne peut que le souhaiter. En effet si les bibliothèques confiaient le contrôle des accès de leurs catalogues aux fichiers d'autorité de leur bibliographie nationale la coopération nationale et internationale se répercuterait sur les réseaux locaux. Les catalogues collectifs n'en deviendraient alors que plus cohérents et leur usage à des fins de recherche et de politiques d'acquisition partagées s'en trouveraient facilitées et encouragées.
6. La fonction des autorités dans le nouveau système d'information
L'objectif du nouveau système d'information de la bibliothèque municipale de Fresnes est de pérenniser les acquis des étapes précédentes d'informatisation et de tirer parti des diverses sources d'information en ligne pour mieux servir, comme le recommande le manifeste de l'UNESCO, ses missions de formation, d'information et de culture. C'est dans cette perspective que le nouvel OPAC est conçu comme un produit diversifié par ses supports d'information, cohérent par son contenu et de qualité par sa sélection.
Le nouveau système d'information, confié aux société françaises OPSYS et MEDIADOC, offrira sur un réseau INTRANET, trois innovations majeures :
- L'enrichissement des notices bibliographiques par des objets associés "image" (essentiellement utilisés pour offrir la consultation en ligne de photographies relatives à l'histoire de la ville) son (essentiellement utilisé pour la consultation en ligne de la plage sonore d'un disque), et texte (essentiellement utilisé pour offrir la consultation des sommaires des documents les plus complexes) ;
- L'accès à une baie de 20 lecteurs de CD-ROM et de 10 DVD-ROM accessibles en permanence sur le réseau ;
- L'accès à une sélection de sites INTERNET également accessibles sur le même réseau.
A ces modifications structurelles s'ajoutent des améliorations de forme (graphisme, localisation des documents en libre accès dans le plan de la bibliothèque). Cependant, la véritable originalité de la solution réside dans le fait que l'accès à ces trois types de ressources transite par les fichiers d'autorité fournis et mis à jour par la BNF. La structure du dispositif répond ainsi au schéma suivant :
Pratiquement, l'usager qui entreprendra une recherche à partir d'un sujet, d'une collectivité auteur, d'un titre uniforme etc., pourra obtenir sur un même écran une sélection comprenant des documents tangibles (qu'il pourra alors localiser, écouter, voir et dont il pourra consulter une partie numérisée), des CD-ROM et des sites INTERNET (qu'il pourra consulter directement en cliquant sur une icône ou une adresse). Le rôle de moteur de recherche dévolu aux autorités permet ainsi à la bibliothèque d'offrir un produit original par rapport à l'offre commerciale et la navigation directe sur INTERNET. Le réseau de la bibliothèque présentera en effet l'avantage de rassembler des sources documentaires complémentaires, offrant un contenu maîtrisé et desservi par une logique commune d'interrogation.
La recherche par l'intermédiaire des notices d'autorité ne sera cependant pas exclusive. Une solution de recherche alternative, en plein texte sur les parties numérisées des documents, est à l'étude. Toutefois, pour tenir compte du bruit généré par ce type d'investigation, la bibliothèque ne le recommandera qu'aux usagers maîtrisant suffisamment leur sujet pour sélectionner les croisements susceptibles de les conduire à une réponse exploitable.
L'ensemble du produit documentaire ainsi constitué sera accessible à l'intérieur (avec des paramétrages diversifiés selon l'usage dévolu aux divers écrans tactiles ou traditionnels) et à l'extérieur (extension "EXTRANET", c'est à dire à certains usagers collectifs du réseau interne) de la bibliothèque. La partie proprement bibliographique et les liens INTERNET devraient être accessibles sur le site WEB.
7. Bilan et perspectives
Cette expérience illustre combien le rôle des fichiers d'autorité de la BNF peut dépasser leur simple usage à des fins internes à l'établissement. Le contenu de leur information et la logique de leurs liens de renvois et d'orientation en font un outil de vulgarisation performant, capable de rapprocher et de proposer, selon une même logique de recherche, une information diversifiée par ses sources, cohérente par son contenu et de qualité par sa sélection.
Il s'avère ainsi que les fichiers d'autorité peuvent contribuer à l'efficacité et à l'efficiences de domaines importants de l'action et du fonctionnement des bibliothèques. Ils acquièrent par-là même une importance nouvelle et, à terme, la plus durable parmi les fonctions de catalogage. En effet, il est permis de penser que la généralisation de formats de type SGML, pourrait à l'avenir conduire à récupérer plus ou moins directement la structure, et de larges parts sinon la totalité du contenu du document. Cependant, si les tâches de description bibliographiques traditionnelles perdaient ainsi leur raison d'être, la gestion cohérente des accès n'en demeurerait pas moins nécessaire.
L'importation et la mise à jour des fichiers d'autorité répondent pour la bibliothèque publique de Fresnes, à des objectifs stratégiques. Ce choix visait d'abord à améliorer la qualité des catalogues, alléger ses coûts et standardiser ses points d'accès. Il visait encore à recentrer les valeurs du personnel vers une meilleure compétence dans les domaines documentaires dont il est en charge ainsi que dans ses tâches d'accueil, d'orientation et de conseil auprès du public. Ces buts atteints, il est désormais possible de concevoir un nouveau système d'information particulièrement performant.
Cette expérience montre par là même, s'il en était encore besoin, que les options bibliographiques ou informatiques ne peuvent être appréhendées isolement mais en liaison étroite avec les objectifs, la stratégie et le dispositif d'évaluation et de contrôle de l'établissement.
Paris, le 12 mai 1998.
Footnote
- International Organisation for Standardization, Norme internationale ISO 11620 : Information et documentation - Indicateurs de performances des bibliothèques (B.3.3.1 : Coût par titre catalogué), 1998.