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To Bangkok Conference programme

65th IFLA Council and General
Conference

Bangkok, Thailand,
August 20 - August 28, 1999


Code Number: 064-171(WS)-F
Division Number: VI
Professional Group: Preservation and Conservation: Workshop
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 171
Simultaneous Interpretation:   No

Bon pour le service" : le rôle des traitements de stabilisation dans le cadre d'une approche globale de la conservation des collections à la Bibliothèque du Congrès

Debra McKern
Departement reliure et conditionnement des collections
Bibliothèque du Congrès, Washington.


Abstract

Les plans de préservation des collections des bibliothèques mettent traditionnellement en avant deux types d'opérations :

1) les opérations de conservation et de restauration, reposant sur des techniques destinées à préserver l'objet original en tant qu'artefact
2) les opérations de reproduction ou de reformatage, visant à substituer des microformes ou des fichiers numériques aux originaux et destinées à préserver le contenu intellectuel des documents.

Les plans de conservation des collections ont pour priorité le maintien en l'état voire la stabilisation des dégradations qui peuvent menacer les documents utiles aux recherches futures. La rentabilité des traitements peut être accrue grâce à la répartition des documents en lots et à l'étalement des opérations dans le temps ; elle peut également être augmentée par le recours à des produits chimiquement stables, dits permanents, et par l'emploi de méthodes dûment éprouvées.

Cette conception de la conservation des collections sera illustrée ci-dessous par la présentation des traitements mis en oeuvre à la bibliothèque du Congrès et par la comparaison de leur coûts respectifs. Nous évoquerons notamment :

  • la reliure industrielle des collections ;
  • la désacidification de masse ;
  • les réparations et les reliures manuelles réalisées en interne ;
  • la fabrication de boîtes et de conditionnements grâce à des machines automatisées de type CMI ;
  • enfin, le marquage des cotes et des titres à partir des informations bibliographiques déchargé suivant le protocole Z39-50.

Les questions liées à la formation et à la qualification du personnel seront également abordées.


Paper

Aujourd'hui, l'éventail des possibilités de traitements mis à la disposition de la communauté des conservateurs-restaurateurs s'est considérablement élargi et l'attention prêtée à la notion de conservation des collections, dans leur ensemble et non au cas par cas, ("collections conservation") - une expression utilisée aux Etats-Unis pour décrire tout à la foi les mesures de préventives et curatives visant à stabiliser des collections entières - s'est accrue. Des exemples en attestent dans les colonnes situés à gauche et au centre de notre tableau. La conservation des collections partagent avec la conservation traditionnelle, documents par documents, l'obligation de recourir à des matériaux permanents et stables ainsi qu'à des méthodes éprouvées.

La conservation des collections ne se distingue pas moins de la conservation traditionelle par une recherche accrue de la meilleure rentabilité, garantie par le traitement des collections par lots successifs et par la standardisation des procédures. Dans la mesure même où les programmes de conservation des collections font la part belle aux plus routinières des activités de conservation - la formation du personnel et des usagers, le nettoyage, le conditionnement, le contrôle climatique et les plans d'urgence -, ils sont souvent dévalorisés. Dans ce contexte, Il est particulièrement satisfaisant de constater que l'IFLA reconnaît, à travers l'organisation de l'atelier intitulé "Reliure, conditionnement, stockage", le caractère primordial de ces activités routinières dans la préservation des collections.

NIVEAUX DE TRAITEMENT (tableau n1).

Ce tableau n'est pas accessible sur l'internet. Les lecteurs intéressés sont priés de ce rapprocher de l'auteur

Avant d'aborder dans le détail la question posée par cet atelier - celle de la reliure, du conditionnement et du stockage -, il convient de définir le cadre dans lesquels ces possibilités de traitement se déclinent. Habituellement, les programmes de préservation se déploient dans deux directions:

1) celle des techniques de conservation et de restauration destinées à préserver le document original en tant qu'artefact ou objet.
2) celle du reformatage des documents sur des supports différents, microformes ou fichiers numériques, afin d'en préserver le contenu intellectuel ou d'en communiquer au public des copies de substitution. Ces deux directions principales sont indiquées dans la colonne de droite du tableau, intitulée "Traitement document par document".

Ce graphique illustre les coûts relatifs de quatre catégories de traitement. Le type de traitement le moins onéreux à l'unité est le traitement préventif. Même si le coût d'une rénovation architecturale destinée à assurer le meilleur environnement climatique peut s'élever à plusieurs millions de dollars, ce coût devient dérisoire une fois réparti entre les millions de documents conservés dans ce bâtiment, puis divisé par le nombre d'années de longévité supplémentaire accordées à chacun d'entre eux.

Les traitements de stabilisation rendent également possibles des économies d'échelle. Des traitements de stabilisation au cas par cas sont fréquemment mis en oeuvre lorsque la valeur limitée d'un document ne le rend pas justiciable d'un traitement plus poussé. L'importance du critère de valeur dans la prise de décision en matière de traitement de préservation sera démontrée un peu plus loin (tableau n3).

COUTS RELATIFS (tableau n2).

Ce tableau n'est pas disponible sur l'internet. Les lecteurs intéressés sont priés de s'adresser à l'auteur

Les traitement de reformatage/substitution visent à produire des copies du document (sur des supports identiques ou différents) afin de retirer l'original, trop fragile ou abîmé, de la communication. A titre d'exemple, la Bibliothèque du Congrès a microfilmé les papiers de Margaret Mead, une anthropologue renommée, afin de les rendre accessible à un plus large public et de protéger les originaux de communications ultérieures. Il est à noter que le coût de la reproduction sous forme numérique excède parfois le coût des traitement de conservation les plus sophistiqués.

Les traitements de conservation traditionnels ou de restauration n'en demeurent pas moins les plus coûteux car ils requièrent l'intervention d'un conservateur-restaurateur dans le cadre d'un atelier-laboratoire, la réalisation de tests préalables au traitement puis d'une couverture photographique de chacune des étapes du processus de restauration.

Nous allons maintenant examiner les critères déterminant les priorités en matière de conservation à la Bibliothèque du Congrès, tout en gardant à l'esprit ces quatre niveaux de traitement (prévention, stabilisation, reproduction et restauration) et leur coût relatif. Les trois critères décisifs d'évaluation des documents sont la valeur, l'usage et l'état de conservation.

La valeur peut être distribuée en quatre degrés décroissants, que, par convention, nous dénommerons par analogie avec la cote des métaux précieux : platine, or, bronze et cuivre :

VALEURS DES DOCUMENTS (tableau n3).

Le "Platine" comprend les documents d'une valeur inestimable, aussi désignés comme des "trésors nationaux". Le contenu des poches d'Abraham Lincoln la nuit de son assassinat est un exemple emblématique de ce type de trésors.
L'"Or" comprend les documents d'une grande rareté dont le prix d'achat, s'ils devaient et pouvaient être remplacés, serait prohibitif, dont la valeur sur le marché de l'art est élevé et dont l'importance culturelle, historique et intrinsèque est considérable.
Le "Bronze" comprend les collections destinées à asseoir les travaux de recherche.
Le "Cuivre" comprend les collections qui ne sont pas a priori destinées à être conservées pour l'éternité.

L'usage d'un document peut être mesuré par la fréquence avec laquelle la communication ou le prêt d'un document est sollicitée, en interne ou en externe ; par l'appartenance à une collection de référence ; par le taux de refoulement et des autres processus subis par le document ; par le nombre de sortie pour exposition.

L'état de conservation est déterminé par les traces de dommages ou les lacunes que présente le document, par ses conditions de stockage et de conditionnement plus ou moins bonnes et la plus ou moins grande stabilité de sa composition chimique.

PRIORITES DE PRESERVATION (tableau n4).

Ce tableau n'est pas disponible sur l'internet. Les lecteurs intéressés sont priés de s'adresser à l'auteur

Le tableau ci-dessus met en évidence les recoupements entre les trois critères cités (valeur, usage et état de conservation), zones d'intersection qui correspondent naturellement aux cibles de conservation prioritaires. Grâce à ce "ciblage", la Bibliothèque du Congrès est en mesure d'assurer une sélection des documents à la fois les plus précieux (en terme de contenu) et les plus vulnérables (en terme d'état physique et d'usage présent et futur). Nous caractériserons cette approche par l'expression "Bon pour le service". Ce qui signifie qu'un document de grande valeur, en mauvaise condition physique ou doté d'un support instable, fréquemment exposé ou communiqué, recevra un traitement digne d'une "Rolls Royce" tandis qu'un quotidien en passe de se détériorer, mais dont les microformes de substitution sont disponibles, sera abandonné à son sort inéluctable. Le recours à cette partition permet d'éviter de "mettre la charrue avant les boeufs" ou de confondre les moyens avec la fin, phénomène qui survient couramment lorsque qu'un mode de traitement en vogue (le microfilmage hier, la numérisation aujoud'hui) détermine le processus de sélection des documents alors que ce devrait être l'inverse.

Les collections de trésors nationaux ("le platine"), à cause de leur extrême rareté, se voient accordées la plus haute priorité, indépendamment de leur valeur d'usage ou de leur état physique. Le plus souvent, elles sont dupliquées, ce qui suppose que les originaux peuvent se voir appliquer un traitement intensif de conservation, être isolés dans des réserves climatisées, et que des documents de substitution les remplacent pour la majorité des usages. Examinons, à titre d'exemple, le bâtiment du Capitole qui abrite la collection des "Washingtoniana". L'impératif de protection de ces collections exceptionnelles a entraîné le retrait des revêtements muraux, qui étaient de qualité médiocre, le lavage complet des locaux et la construction de réserves.

Les collections de documents rares et précieux ("l'or") sont réparties selon des degrés de priorité déterminés par la fréquence de communication et par l'état de détérioration. Les archives de Georges Washington, par exemple, sont sans cesse utilisés par les historiens (usage intensif) mais sont en bon état et conservées sur un support stable (papier de bonne qualité). C'est pourquoi, un traitement de stabilisation est tout indiqué dans ce cas (catégorie 3). Pour autant, un autre document issu de ces collections rares et précieuses, en l'occurrence un cylindre en cire enregistré par Thomas Edison, pourra être considéré comme plus vulnérable, voire en danger, car fréquemment exposé (usage intensif) et conservé sur un support instable (mauvais état). Il sera donc placé dans la catégorie 2 et devra être dupliqué et stabilisé.

Les collections de 3ème et 4ème catégorie (le "Bronze" et le "Cuivre") sont la cible principale des opérations de stabilisation à la Bibliothèque du Congrès. En raison de la vaste taille des collections, le choix d'un traitement économique tel que la stabilisation devient une nécessité. Le tableau n5 montre la corrélation entre les types de documents prioritaires pour la préservation et les quatre catégories de traitement.

PRIORITES DE PRESERVATION ET OPTIONS DE TRAITEMENT (tableau n5).

Ce tableau n'est pas accessible sur l'internet. Les lecteurs intéressés sont priés de ce rapprocher de l'auteur.

Le contexte étant dressé, nous reviendrons sur trois des principales possibilités de traitement : reliure, conditionnement et désacidification de masse (la question du stockage, quant à elle, est traitée par les autres intervenants dans le cadre de cet atelier)

LA RELIURE.

Pour les collections de recherche (catégorie n3), la Bibliothèque du Congrès estime plus judicieux de relier les livres brochés dès leur acquisition et ce pour les raison suivantes :

1) la faible qualité des reliures d'éditeurs
2) les conditions de stockage en rangs serrés sur les rayonnages
3) le manque de fiabilité des notices accessibles en ligne qui ne permet pas de vérifier si d'autres exemplaires sont déjà conservés.

A la Bibliothèque du Congrès, les livres brochés ne sont pas reliés et ne bénéficient, par ailleurs, que d'un catalogage minimal. En outre, certains documents ne peuvent être reliés. Ces derniers peuvent être des documents qui ont une valeur en tant qu'objet et dont la forme originelle doit être respectée ; ceux qui sont accompagnés de documents annexés sur d'autres supports ou formats ; ceux dont les marges sont trop étroites ; enfin ceux dont le matériau constitutif est trop raide ou trop glissant pour être relié. En ce cas, une pochette protectrice sera préférée à une reliure.

L'adage "bon pour le service" s'applique également aux différentes catégories de reliures pour bibliothèques. La Bibliothèque du Congrès a conclu un contrat de fourniture avec un prestataire de service privé, lui permettant de commander divers styles de reliures. Le personnel trie les livres brochés ainsi que les publications périodiques dès leur arrivée afin de leur assigner à chacun un type de reliure adéquat, tenant compte de leur structure physique originelle (soit en volume paginé, soit en feuilles individuelles) et de leur usage prévisible.

Une série de diapositives présente la gamme des produits disponibles ainsi que leur coût. Trois catégories principales peuvent être distinguées : supérieure, standard et économique. Ces catégories sont utilisées pour différencier les produits qui répondent à la norme NISO/LBI régissant la reliure pour bibliothèques et les produits qui n'y répondent pas. La catégorie "standard" répond aux exigences de la norme. La catégorie "supérieure" les outrepassent, tandis que la catégorie "économique" ne les remplit pas. Le délai d'indisponibilité demandé par le prestataire est de quatre semaines mais une option "reliure urgente" permet de réduire ce délai à deux semaines.

De plus en plus, la Bibliothèque du Congrès commande pour les ouvrages les moins consultés des reliures dites "économiques". La méthode de reliure (c'est-à-dire la méthode de liaison des feuillets) est identique à celle de la reliure standard. Les coûts se trouvent réduits par le recours à des matériaux moins durables (par exemple de la toile à relier plutôt que du buckram) et à une structure à dos plat plutôt qu'une structure à dos rond endossé.

Les bibliothécaires américains se réjouissent d'avoir pu se doter d'une association très puissante ,"l'Institut pour la Reliure en Bibliothèques", qui travaille en étroite coopération avec les conservateurs spécialistes de préservation, afin de maintenir la plus haute qualité tout en minimisant les coûts. Pour rester compétitives sur le marché de la reliure pour bibliothèques, les entreprises commerciales de reliure doivent constamment se perfectionner. Des économies substantielles ont été faites, ces dernières années, grâce à l'amélioration des chaînes automatisées permettant de capturer les données bibliographiques des catalogues sans avoir à les ressaisir. La Bibliothèque du Congrès utilise désormais la norme Z39.50 qui sert de passerelle universelle pour décharger less informations nécessaires à l'étiquetage (l'auteur, le titre et la cote) dans le système automatisé de reliure, ce qui élimine tout risque d'erreur à l'impression. Ce détail revêt toute son importance lorsque l'on songe à la quantité énorme de données mobilisables dans le cadre d'un programme de reliure. La Bibliothèque du Congrès achemine ainsi chaque semaine environ 5000 volumes vers l'entreprise contractante.

Pour accomplir son programme de reliure, la bibliothèque du Congrès dispose aussi de plusieurs ateliers internes qui servent au traitement des collections de recherche. La reliure des livrets et brochures est effectuée par des techniciens de maintenance des collections, en utilisant des reliures "prêtes à servir", d'une qualité compatible avec la préservation des documents et commercialisées dans toute une gamme de tailles normalisées. Les brochures d'un seul cahier sont cousues avec un point en huit, piqué dans la reliure, de façon à rendre le procédé non destructeur et complètement réversible. Le "renforcement" est une technique utilisé en interne pour la reliure des périodiques ou pour d'autres documents très demandés et d'une espérance de vie limitée. Le procédé de renforcement consiste en la fixation d'un carton de fort grammage et d'une charnière en Tyvek sur le contreplat inférieur et supérieur de l'ouvrage broché afin de fournir un support au volume. Le renforcement est réservé aux documents qui sont réclamés par les lecteurs immédiatement après leur parution et qui ne peuvent pas être immobilisés le temps nécessaire à la réalisation d'une reliure commerciale. Dans la mesure où ce type de documents se périme rapidement, il est parfaitement inutile de les munir d'une couverture rigide destiné à un usage prolongé.

LA DESACIDIFICATION

La Bibliothèque du Congrès estime à 500% du prix le surcoût inhérent au microfilmage d'un volume friable par rapport au microfilmage d'un volume dont le papier est encore solide. Cette philosophie a orienté notre programme vers une politique audacieuse de désacidification de larges portions de nos collections. A la suite d'une longue période de mise au point et de tests, la Bibliothèque du Congrès a conclu un contrat jusqu'en 2001 avec l'entreprise Preservation Technologies Limited Partnership (PTLP), chargée de mettre en oeuvre le procédé Bookkeeper sur nos collections. Jusqu'à présent, la Bibliothèque du Congrès a désacidifié plus de 200 000 livres appartenant à ces collections permanentes. Une nouvelles série de tests est actuellement en cours afin d'évaluer l'efficacité d'un traitement, basé sur le procédé PTLP et effectué dans une cuve spécialement conçue à cet effet, qui serait applicable aux documents fragiles, tels que les manuscrits et les archives.

L'éventail de documents choisis pour être désacidifiés comprend trois pans :

1) collections de documents rares dont le remplacement entraînerait des dépenses prohibitives ; dont la valeur marchande, culturelle, historique ou esthétique est considérable ; dont la fréquence d'utilisation est élevée et dont l'état physique est satisfaisant.
2) collections de recherche de faible fréquence d'utilisation et en mauvais état physique,
3) collections de recherche de fréquence d'utilisation élevé mais en bon état physique.

A l'intérieur même de ces trois catégories, priorité est donnée aux documents relevant des Americana et donc des missions primordiales de la Bibliothèque du Congrès. Le traitement est déjà complet pour les sections suivantes :

  • Section E histoire de l'Amérique
  • Section F1-975 Histoire locale américaine
  • SectionCS71 Histoire des familles américaines
  • Section PZ3-4 Fiction de langue anglaise

Un traitement est d'ores et déjà prévu pour les sections citées ci-dessous :

  • Section PS Littérature américaine
  • Section KF Législation fédérale américaine
  • Section JK Science politique américaine
  • Section PN Histoire et collections littéraires

Jusqu'à présent l'accent a été porté sur le traitement rétrospectif des collections. A l'occasion du renouvellement du contrat, la Bibliothèque du Congrès commencera le traitement des collections dès leur acquisition, en particulier les documents acquis par les annexes décentralisées de la Bibliothèque du congrès.

MISE EN BOITE ET CONDITIONNEMENT

Une des autres principales solutions de stabilisation repose sur la fabrication d'enveloppes protectrices. Ces enveloppes sont utilisées dans les cas suivants :

  • Lorsqu'un document ne peut être relié, tel que les cartes pliées ou les portefeuilles de planches ;
  • Lorsqu'un document requiert une protection particulière ;
  • Lorsqu'un document encourt des risques de dommages mais que les crédits nécessaires à un traitement plus complet ne sont pas disponibles ;
  • Enfin, lorsqu'un document est constitué de plusieurs parties inséparables tels que les livres accompagnés de cassettes.

La Bibliothèque du Congrès a le privilège de posséder une machine automatique de fabrication de boîtes qui permet de stabiliser les conditions de conservation d'une grande partie des collections. Des machines similaires fonctionnent à Saint-Pétersbourg, en Russie, ainsi qu'aux Pays-Bas. Cette machine peut produire des boîtes en carton à articuler, des pochettes à rabats ou encore des chemises. Des diapositives illustrent le mode opératoire de cette machine.

Prise de mesures pour l'emboîtage et le conditionnement.

L'opérateur saisit les dimensions de la boîte sur un ordinateur un portable soit en entrant les hauteur, largeur et profondeur, soit les mémorisant directement par une prise de mesure électronique. L'auteur, le titre et la cote, informations nécessaires au marquage ultérieur des boîtes, sont saisis sur l'ordinateur portable au même moment.

Fabrication des boîtes et conditionnement.

Les dimensions exactes et les informations nécessaires au marquage, une fois collectées dans la base de données de l'ordinateur portable, sont exportées vers l'ordinateur pilotant la machine. La liste des dimensions de chaque livre s'affiche sur l'écran de l'ordinateur. l'opérateur ajuste la forme des boîtes de façon à minimiser la perte de matériau. En moyenne, 8 à 10 boîtes peuvent être fabriquées à partir d'une feuille de carton standard (pour des livres de tailles habituelles).

L'opérateur charge alors une feuille de dimension standard de carton d'archives dans la machine. Les rouleaux de la machine amène la feuille sur le plan de découpe. L'opérateur sélectionne la commande qui déclenche le processus de fabrication des boîtes. Un programme informatique contrôle le processus tout au long de la fabrication. Les rouleaux déplacent les feuilles d'avant en arrière, afin de permettre leur découpage, leur pliage et leur marquage à des emplacements précis. Ces opérations sont effectuées par la tête de la machine qui coulisse d'avant en arrière sur un rail. La tête est munie d'un cutter, d'un plieur et d'un crayon qui appose une marque de contrôle sur chaque boîte. L'ordre des opérations est le suivant : marquage, pliage, puis découpage jusqu'à ce que toutes les boîtes fabriquées à partir d'une feuille de carton soient prêtes. Lorsque toutes ces opérations sont accomplies, l'opérateur presse sur un bouton et la machine éjecte la feuille de carton prête à être séparée en autant de boîtes.

Pliage

Chaque boîte, avant d'être montée, doit être séparée manuellement de la feuille de carton. Les boîtes sont alors montées et assemblées, chacune s'adaptant à un livre précis.

Marquage.

Un troisième ordinateur intervient dans la chaîne de fabrication des boîtes afin d'imprimer le dos des boîtes à partir des données importées de la base de données alimentée à partir de l'ordinateur portable. Un numéro de contrôle identique est porté sur chaque boîte et sur l'étiquette de dos permettant ainsi un contrôle de l'adéquation entre la boîte et sa signalisation au point de jonction des deux programmes.

La Bibliothèque du Congrès achète également une grand variété de pochettes de formats standardisés. Ces pochettes sont plus économiques que des boîtes aux normes de conservation, même lorsque ces dernières sont produites automatiquement. Cependant, l'utilisation des pochettes standard est limitée aux documents qui n'ont pas souffert de dommages physiques. Des spécifications techniques spécifiques à chaque sorte et taille de pochettes ont été adoptées par l'équipe de recherche et de contrôle en conservation de la Bibliothèque du Congrès et publiées. Ces spécifications établissent des modèles répondant aux normes qui ont été développées en collaboration avec les distributeurs et avec les fabricants. Dans un avenir proche, la Bibliothèque du Congrès devrait publier de nouvelles spécifications couvrant toute la gamme des produits de marquage acceptables par une bibliothèque de conservation.

RESUME

L'accent mis sur les mesures de stabilisation - pierre de touche du programme de préservation de la Bibliothèque du Congrès - permet à plus de documents de bénéficier d'une protection répond à une philosophie du "mieux est l'ennemi du bien" ou du "mieux vaut peu que rien". L'application du triple critère usage/état physique/valeur s'avère cruciale dans la mesure où elle aide à déterminer à quelles tâches affecter en priorité un personnel technique trop peu nombreux. Le programme de conservation des collections de la Bibliothèque du Congrès n'a pas encore atteint son complet développement. L'idéal serait de pouvoir se reposer sur des techniciens de conservation plus nombreux et bien formés, alors que ceux-ci sont encore rares sur le marché de l'emploi. Au fur et à mesure de l'émergence d'une nouvelle catégorie de spécialistes de la préservation, l'accent pourrait bien se déplacer vers la conservation des collections dans leur ensemble, tandis que le rôle des techniciens au sein des équipes de conservation devrait être revalorisé.

Traduction : Sylvie LE RAY, direction du livre et de la lecture, Paris.

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Latest Revision: July 27, 1999 Copyright © 1995-2000
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