 66th IFLA Council and General
Conference
Jerusalem, Israel, 13-18 August
Code Number: 037-110-S
Division Number: VI
Professional Group: Management and Marketing - Part I
Joint Meeting with: Information Technology and Social Sciences Libraries
Meeting Number: 110
Simultaneous Interpretation: Yes
La Administración del Cambio en las Bibliotecas Electrónicas 1
John Akeroyd
Learning and Information Services, South Bank University,
London, UK
Resumen:
Las bibliotecas están en un proceso de cambio fundamental impulsado por cambios radicales en la tecnología. Esta ponencia esboza los cambios, los cuales han tomado lugar a través de los años y formula algunas hipótesis de cómo se verá el futuro. Las barreras para el uso incrementado de tecnología son analizadas y detalladas. Finalmente la ponencia avisora lo que los administradores necesitan hacer para llevar a cabo estos cambios y revisa los asuntos relevantes clave.
Paper
Introducción
La noción de bibliotecas digitales (o bibliotecas electrónicas o bibliotecas virtuales como son alternativamente conocidas) tiene en algunos sentidos amplia presencia mientras en otros está en la infancia. Varios comentaristas han predicho el arribo de las bibliotecas digitales desde hace un tiempo considerable, pero si argumentamos que las bibliotecas tradicionales contienen más que simples datos, si los definimos como la suma de no sólo fuentes de información, sino también herramientas navegadoras, sistemas de metadatos tales como catálogos, sistemas de soporte humano y un ambiente adaptado dentro del cual la información es entregada, entonces podemos decir que la biblioteca digital está aún en su infancia. Hemos avanzado muy poco en el camino, pero sin ninguna idea real de hacia donde eventualmente nos lleva el camino. En esta ponencia quiero examinar brevemente de cómo hemos llegado a este punto y algunos de los asuntos técnicos que están entorpeciendo nuestro desarrollo. Más importante aún, también quiero examinar los problemas administrativos a corto plazo relacionados con la entrega de bibliotecas digitales.
1 Traducido por Zapopan Muela, zapopanmuela@hotmail.com , zapopanmuela@yahoo.com , http://www.geocities.com/zapopan_muela Bibliotecario y Traductor Profesional, Monterrey, Nuevo Léon, México 2000063006
Crítico para la generación actual de sistemas de información ha sido el progreso estable en computarización de todos o de la mayoría de los aspectos de las funciones bibliotecarias, iniciándose a principios de los 1970s con el desarrollo de los catálogos de bibliotecas computarizados y moviéndose a través del desarrollo de sistemas de circulación hacia el desarrollo de sistemas bibliotecarios integrados que aparecieron en muchas bibliotecas avanzadas hacia el final de los 1970s y principios de los 1980s. Estos sistemas integrados usan una arquitectura de software única para administrar los procesos núcleo de las bibliotecas incluyendo catalogación, circulación, adquisiciones y control financiero y, con ciertos grados de variación, otros asociados, pero tal vez funciones menos críticas tales como sistemas de préstamo Interbibliotecario e información de administración. Uno de los más grandes pasos sobre este período fue el desarrollo del OPAC que revolucionó la búsqueda del catálogo y fue el primero que trajo la noción de que las bibliotecas podrían de cierta forma estar distribuidas y que los catálogos no necesariamente representan sólo la existencia contenida dentro de ese edificio en particular.
Los Sistemas Integrados para Bibliotecas (SIB) han continuado desarrollando una mezcla de funciones altamente sofisticadas, pero al lado de éstas ha sido el surgimiento paralelo de otros sistemas abocados a la entrega de información a los usuarios. Crítico ha sido el desarrollo de los sistemas de información en línea entregados inicialmente a través de CD-ROMs de una sola estación, luego en CD-ROMs en red y ahora en servidores remotos. Más recientemente, muchos de estos, a su vez, han estado resurgiendo como bases de datos adaptables en Web proporcionándole aún a una biblioteca promedio la oportunidad de buscar enormes colecciones de datos. En consecuencia, los ILS se han convertido de cierta forma en menos centralizados, particularmente si no se ha podido adoptar estos nuevos desarrollos.
Quizás el reto más reciente y significativo de la supremacía de los ILS ha sido el desarrollo de la Web y los recursos y las herramientas de acceso basadas en Web. Las bibliotecas han tenido que ir abarcando estos servicios que están surgiendo y algunas veces adoptarlos dentro del marco de trabajo bibliotecario tradicional. Esta necesidad -poder tratar con libros y revistas convencionales por un lado y recursos electrónicos por el otro-- ha dado nacimiento a lo que ha llegado a conocerse como la biblioteca híbrida (1), el ente que debe tratar en uno y al mismo tiempo tanto la pluralidad de recursos electrónicos, a menudo con diferentes interfases y motores de búsqueda, con verdaderos recursos de Internet a través de servicios de puerta de acceso, por ejemplo portales y aún en trato paralelo con libros de biblioteca y su circulación. La escala de este reto es extraordinario. Las bibliotecas desarrolladas pueden citar toda una serie de servicios discretamente construidos en el pasado reciente, los cuales de cierto modo necesitan estar integrados. Chris Rusbridge por ejemplo, el Director del programa de bibliotecas electrónicas del Reino Unido, destaca (1) más de 18 en un sistema bibliotecario y en mi propia biblioteca podría citar probablemente tantos más e incluir: el catálogo, varios sistemas de CD-ROM (cada uno de los cuales tiene una interfase propietaria diferente), servicios basados en Web, motores de búsqueda de Internet, servicios de puerta de acceso, sistemas de recuperación de recuperación de información en Intranet, etc. Hay una falta distintiva de uniformidad en el acercamiento, de tal forma que los usuarios están enfrascados en aprender una multiplicidad de sistemas de búsqueda para emprender incluso en una pequeña escala búsqueda de literatura, particularmente si están trabajando áreas disciplinarias cruzadas.
Así, hay un número de barreras técnicas, las cuales permanecen en el camino del desarrollo de la verdadera biblioteca digital y es en éstas en lo que deberé enfocarme ahora. El primero es el aspecto de la integración. Las bibliotecas digitales están cada vez más tratando con un ambiente distribuido donde los usuarios requieren acceso transparente tanto a los recursos distribuidos como a los heterogéneos. Lo que usualmente se ha defendido es un solo punto de acceso a la totalidad de las colecciones de la biblioteca digital, el cual es adecuadamente enfocado en satisfacer las necesidades de ese individuo. Tal sistema recuperaría un conjunto de referencias relevantes integradas con anotaciones adaptables, sería adecuadamente depurado de duplicaciones y efectivamente jerarquizado. Mucho esfuerzo técnico ha ido hacia ese fin y aún usted quizás reflexione que es una idea inalcanzable. La investigación sugiere que los usuarios, si se les da la opción, preferirían mejor buscar en subconjuntos discretos por cualquiera razón, en vez de en una sola fuente integrada. Algunos niveles de integración se han logrado, particularmente a través de la Web en sí misma, aunque eso sólo ofrece integración en un nivel algo estrecho. El Z39.50 también permitirá a los usuarios buscar en recursos distribuidos, pero esto no es ampliamente adoptado fuera del sector bibliotecario. Una redefinición del Z39.50 en el contexto del RDF/XML es propuesto, pero el éxito no está garantizado aquí tampoco. Mientras tanto, hemos atestiguado el surgimiento de los portales Web y las tecnologías de recolección, impulsadas por desarrollos de administración del conocimiento, los cuales son capaces de recolectar y cotejar recursos dentro subconjuntos de alta calidad y altamente personalizados.
Un segundo asunto técnico, el cual quizás sea incorrectamente considerado trivial, es que nosotros de hecho no sabemos quién es el usuario. En el dominio electrónico este no es un asunto sencillo. Necesitamos garantías en cuanto al hecho de que los usuarios son quiénes ellos dicen que son. Deben estar validados adecuadamente por alguna otra organización y nosotros debemos tener sistemas instalados que les permitan hacer sólo lo que desearíamos. El primer nivel de eso es la autentificación, la cual es el proceso de identificar a los usuarios en la red y es usualmente llevada a cabo mediante la combinación de acercamientos clave de usuario/contraseña o búsqueda y restricción de dominio IP. Sistemas de acreditación más sofisticados están saliendo, pero estos son escasamente usados en estas áreas y son más comunes en aplicaciones de comercio electrónico. Una vez que hayamos identificado al usuario, hay un segundo proceso de autorización que esencialmente dice lo que él o ella puede hacer una vez que tenga acceso. Esto es particularmente importante para los administradores de recursos con licencia y es aún más crítico en el contexto de la provisión de fuentes primarias y secundarias y multimedia. El reto final es la necesidad de unas herramientas de navegación altamente efectivas para crear rutas transparentes lógicas y comprensibles a través de la biblioteca digital.
¿Desaparecerán las bibliotecas en el futuro completamente? Rusbridge (2) argumenta que las bibliotecas pueden ser definidas de tres formas: como concepto, una organización, como espacio físico. Aunque el concepto de una biblioteca como una colección de fuentes de información definida por ciertos límites se mantendrá, las definiciones de límites serán más complejas, derivando más en tratos con consorcios, publicaciones en usos y de compromisos históricos, hasta colecciones dentro de un edificio. La biblioteca digital será un concepto más fluido capaz de cambio continuo y modificación y aún definida por el usuario final tanto como por el bibliotecario intermediario.
En un nivel organizacional, los recursos con licencia requerirán ser aún seleccionados y evaluados, los contratos negociados y todos colocados dentro del contexto de un sistema de navegación mas adaptado tal como un portal Web o un ambiente de aprendizaje. Por otra parte, aún la biblioteca virtual debe tener un contexto dentro del cual opera que quizás pueda ser el contexto corporativo organizado, pero podría ser también el contexto más local de un grupo de investigación o de una asignatura de una universidad o aún en un nivel individual. Los registros favoritos registrados en un navegador Web o a través de ambientes personalizados (3) son en efecto bibliotecas digitales personalizadas.
Finalmente las bibliotecas como ambiente físico aparecen aparentemente con las menos posibilidades de existir en un futuro digital. El acceso a servicios Web pueden ser obtenidos desde la mayoría de los lugares con una conectividad adecuada la cual, con el impacto en incremento de comunicaciones móviles, significa literalmente cualquier lugar. Las bibliotecas digitales estarán libres de las restricciones de la entrega de audio y gráficos y universalmente portátiles en tanto los individuos puedan accesarlas y mantener su propia visión institucional de la biblioteca. Los contra-argumentos de esta visión son el algo triste futuro que se centra en la soledad y aislamiento que puede engendrar. El argumento menciona que aún necesitamos espacios donde los usuarios puedan reunirse, incluso si están trabajando independientemente, y las cuales son conducentes por largos periodos de uso de pantalla, están ergonómicamente diseñadas y tienen en el lugar sistemas de apoyo y ayuda navigacional acompañados con dispositivos de salida asociados como impresoras en color o pantallas de alta definición. Estos centros están ya surgiendo como Internet cafés, centro de recursos, centros de aprendizaje y así sucesivamente. Además, tales centros están más en posibilidades de coexistir con un aprovisionamiento más tradicional permitiendo facilidad de uso.
Administración del Cambio
Los aspectos administrativos y de cambio que abarcan el movimiento a las bibliotecas digitales son sustanciales e involucran tanto factores humanos como de recursos. Además, los cambios son a menudo difíciles de predecir, dependientes como siempre son de la naturaleza siempre cambiante de la tecnología.
En el nivel de ahorro económico, las bibliotecas en servicios desarrollados ya están conscientes de los problemas, los cuales se derivan de la necesidad de mantener suscripciones duales tanto en materiales electrónicos como tradicionales durante este periodo de transición, el cual podría durar por algunos años. Los usuarios generalmente no están inclinados a hacer cambios radicales en el uso de materiales y resienten los formatos electrónicos como si les fueran impuestos; también requieren conectividad, maquinaria o habilidades frecuentemente para hacer el mejor uso de lo que está disponible. Además los precios ascendentes en espiral de las revistas se agregan a la carga de costo extra de tal forma que cualesquiera ahorros potenciales que se pudieran sentir en la labor de la biblioteca serían conseguidos a través de la entrega electrónica, son a menudo difíciles de concretarse.
Tal vez más positivamente ha sido el crecimiento de la compra mediante consorcios de servicios empaquetados los cuales, en consecuencia, reflejarían algo de economía en los presupuestos y también servirían para democratizar la provisión de recursos, especialmente para las instituciones más pequeñas las cuales pueden estar a cuestas sobre los requerimientos de recursos de organizaciones más grandes. Sin embargo, debemos ser cautelosos de las políticas de compras que crean duplicación en la provisión y que tal compra empaquetada potencialmente posibilita el acceso a grandes cantidades de material que quizá sea poco necesitado. Una alternativa es esa de la venta de trabajo parcial, aunque en este punto parece que hay poco entusiasmo en los niveles bibliotecarios para cobrarles a los usuarios o aún en las bibliotecas de mediar en un arreglo similar. Mi sospecha es que esto se llevará a cabo con el tiempo, al menos como una forma de proveer respaldo a los materiales núcleo posibilitará el cambio para que suceda más rápidamente.
Un tercer segmento es un crecimiento de la publicación en Web a nivel individual o corporativo universitario. Tales actividades pueden suceder bien la publicación tradicional. Hay un crecimiento estable de materiales de calidad ahora disponibles en la Web y accesibles a través de los motores de búsqueda principales o a través de portales Web más especializados. Tal publicación personalizada socavará, con el tiempo, las estructuras editoriales tradicionales y bajará con mayor certeza los mecanismos de precios por un periodo de tiempo. Para los administradores de bibliotecas, las economías de la entrega mediante biblioteca digital son complejas y cambiantes, pero argumentaría que los señales de más largo alcance son más saludables en lo que hemos visto al menos el fin de los costos ascendentes en espiral de la publicación académica desde una mezcla de aquellos recursos a los cuales el acceso ha sido negociado y aquellos que han sido definidos teniendo como requisito un nivel de calidad a aquellos que han sido auto definidos por un autor incluyendo las descripciones correctas así en cuanto a ser recuperadas a través de un agente o tecnologías similares.
¿Qué es entonces lo que el administrador de biblioteca necesita hacer para asegurarse que este cambio hacia la entrega electrónica sea tan suave como sea posible? ¿Cuáles son entonces los factores que hay que afrontar? He categorzado mis propias visiones bajo cuatro encabezamientos distitinvos los cuales se derivan del análisis hecho arriba. Estos son cambio estratégico, tecnología de la información, personal y desarrollo del personal.
Administración estratégica.
Para llevar a cabo la transición hacia nuevas formas de biblioteca sugiero que el administrador de biblioteca debería proveer una visión clara y articulada de cómo debería verse el servicio, cómo se ejecutaría y cómo será evaluado en el futuro. No debería estar demasiado encantado o demasiado atrás de la imaginación del personal como para excluir su aceptación, pero será un asunto de conducir el servicio adelante y asegurar que aquellos encargados con la entrega del cambio sientan que son algo dueños de él. También importante es que tendrá que abarcar los puntos de vista de los usuarios, muchos de los cuales quizás deseen retener una perspectiva de la entrega tradicional. Los planes estratégicos necesitarán ser vendidos sobre una base de clientes y lograr al menos un nivel respetable de aceptación particularmente de los ejecutivos, aunque al final no gane la total aceptación de todos dentro de la organización. Un buen ejemplo de esto sería nuestro motivo hacia la entrega de revistas electrónicas en lugar de impresas. Esto ha sido formulado en el centro pero estamos teniendo que emprender un programa de vender efectivamente la noción a varias escuelas dentro de la universidad, para asegurar cierta aceptación de las revistas electrónicas cuando debidamente llegan. Esto a la fecha ha probado algo de éxito y ahora estamos en la posición donde entregamos más revistas electrónicas que tradicionales. El administrador de biblioteca, involucrado en la administración estratégica debe estar bien enfocado y la visión debería ser reforzada en el personal de todos los niveles.
Financiamiento
Los ahorros económicos de los servicios electrónicos son descritos arriba y en algunos contextos podrían implicar bien un periodo difícil de incremento de gastos en cuanto a lograr ahorros de medio alcance. Una ruta a través de ese proceso es buscar compra cooperativa con bibliotecas con intenciones similares. Tales arreglos de consorcios se han convertido en globales comúnmente y no son la única manera de reducir los costos a gastar de la provisión de materiales, pero pueden también absorber la carga de arreglos de licencia y las cuestiones legales en torno a diferentes acercamientos resultantes de las bibliotecas electrónicas. Para ser efectivos los consorcios probablemente necesitan bibliotecas con capacidad de compra similar o clientela similar de tal manera que los cargos recaudados por los miembros constituyentes comiencen a ser equitativos. Los acercamientos a los consorcios pueden también ser utilizados para desarrollar contenido digital, suscribir el costo de digitalización de material de conversión retrospectiva y así sucesivamente y están en posibilidades de convertirse más en una característica de servicios bibliotecarios en tanto ellos se hagan más distribuidos.
Tecnología de la Información (TI)
La TI puede ser problemática desde varios puntos de vista. Puede ser por ejemplo sin el control de los bibliotecarios en cuyo caso uno es abandonado con la necesidad de alcanzar acuerdos sensibles con aquellos que apoyan y entregan TI donde la TI sirva para asegurar que los servicios sean confiables y estén disponibles. Aún y si hubiese control local de la biblioteca relacionada con TI, el control institucional quizá no dependa del bibliotecario. En algunos países esto ha sido más el caso, pero aún no está diseminado. De nuevo, si la TI está fuera del control del bibliotecario esto puede ser un factor que impida en general la implementación de servicios basados en Web. Hay una necesidad de tratar de asegurar al menos un acercamiento común y que el software básico como dispositivos de carga automática, etc. estén disponibles en toda la institución.
Personal y Desarrollo de Personal
Tal vez más crítico que cualquiera de estos es asegurar que las estructuras de personal estén en su lugar que cumplan con los nuevos retos de la entrega electrónica. Esto implicará analizar cada función dentro del servicio y cuestionar, ¿es apropiado continuar trabajando de esta manera o hay alternativas que nos ayudarán a lograr la meta estratégica de mecanismos de entrega? La naturaleza del núcleo de negocios de una biblioteca cambiará y las funciones tales como catalogación, que podría argumentarse que ha sido la absolutamente fundada en las bibliotecas desde los pasados 100 años o más, bien podría ser realizada por agencias subsidiarias tales como los centros de Catalogación Nacional o servicios globales proporcionados al uso público. Los departamentos de servicios técnicos quizá deban encontrar roles alternativos que podrían implicar recursos de Internet para catalogar, aún cuando esto nos obligue a preguntarnos si se lograría mejor con recursos cooperativos. Sería tonto lograr ahorro con los métodos tradicionales de catalogación meramente para reemplazarlos con otros formatos y el desarrollo de los portales vuelve esto innecesario. Muchos empleados bibliotecarios necesitarán ser re-instruidos, tanto para asegurar su conocimiento e incrementar su actualización en el acento de apoyo al usuario.
En resumen, estamos atravesando un periodo de rápido cambio en la entrega de servicios bibliotecarios y necesitamos repensar y constantemente reinventar lo que somos. La biblioteca del futuro estará más enfocada a agregar valor a los recursos informativos y proveer apoyo y orientación de la misma forma que lo haría al actuar como guardianes del material impreso.
Referencias
Rusbridge, C. Towards the Hybrid Library, D Lib Magazine July/August 98
Rusbridge, C. Of Arms and the Man We Sing, _ HYPERLINK http://www.ariadne.ac.uk/issue18/rusbridge/intro.htm
HYPERLINK http://www.headline.ac.uk/public/diss/nl-pie.pdf
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