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66th IFLA Council and General
Conference

Jerusalem, Israel, 13-18 August

 
 


Code Number: 056-142-F
Division Number: VI
Professional Group: Information Technology
Joint Meeting with:
Meeting Number: 142
Simultaneous Interpretation: Yes

Créer un système d'information pour la Bibliothèque d'état de Russie : un projet pilote défiant les technologies de l'information

Monika Segbert
EU/TACIS, Russian State Library
Moscow, Russian Federation
E-mail: monika@rsl.ru

Alexander Vislyi

Russian State Library
Moscow, Russian Federation
E-mail: avislyi@mail.lib.msu.su


Résumé

Le programme Tacis de la Commission européenne a financé le projet pilote : " Création d'in système d'information pour la Bibliothèque d'Etat de Russie " avec un budget de 1 million d'Euros pour une durée de 18 mois. Une équipe d'experts de l'Union européenne et de la Russie a préparé un programme de travail qui incluait une offre ouverte sur le plan international pour un progiciel de bibliothèque entièrement intégré et des offres restreintes sur le plan local pour le serveur, l'équipement du réseau, les PC et une rétro conversion à petite échelle. Cet article présente le processus de la préparation de l'offre des spécifications du système intégré pour les besoins de la Bibliothèque d'Etat de Russie en particulier, tout en se concentrant sur les futurs besoins du développement des bibliothèques numériques russes. Cet article décrit aussi le côté modèle de ce projet pilote qui introduit les technologies de l'information dans une bibliothèque traditionnelle par une approche réaliste et progressive. Une attention particulière est accordée à l'adaptation du progiciel, ainsi qu'à la migration des données du catalogage du système existant.


Paper

1. La Bibliothèque d'Etat de Russie - mission et faits

    1.1. Mission

    " La Bibliothèque d'Etat de Russie comprend une collection unique et universelle de documents en langue russe et étrangère. C'est surtout un monument précieux de l'héritage culturel du peuple russe. C'est la Bibliothèque Nationale de Russie. Sa mission est de rassembler, conserver et fournir l'accès à la collection universelle des documents qui reflètent la connaissance humaine et qui relient, avant tout, la Russie et ses intérêts nationaux " - ceci est l'introduction à la nouvelle brochure de la Bibliothèque d'Etat de Russie[1].

    En 1990 le rôle de la bibliothèque d'Etat de Russie était décrit pour le Congrès de l'IFLA à Moscou dans les termes suivants [2] : " La Bibliothèque d'Etat V.I. Lénine de l'URSS (maintenant Bibliothèque d'Etat de Russie) (...) a été créée en 1862 à Moscou en tant que Bibliothèque du Muséum Public de Moscou et du Muséum Roumiantsev (...). La Bibliothèque assume les fonctions suivantes : le dépôt national universel des livres ; le Centre fédéral de coordination des travaux de recherche et de méthodologie dans le domaine de la bibliothéconomie, de la bibliographie et de l'histoire du livre ; le centre de bibliographie et de prêt entre bibliothèques ; le Musée central du livre ; l'organe central d'information scientifique sur la culture et les arts. (...). Les fonds sont universels dans les domaines et dans les types de publications ; les acquisitions se font sur la base du dépôt légal des publications nationales (...) et par d'autres sources ".

    1.2. Faits

    L'histoire de la Bibliothèque d'Etat de Russie commence en 1862, lorsque le Comte N.P. Roumiantsev lègue à l'Etat sa riche collection d'ouvrages, de manuscrits, de documents archéologiques et ethnographiques qui en constitue le fonds. Aujourd'hui la Bibliothèque comprend 42 millions d'unités, achetant et conservant les publications nationales et étrangères depuis le début de l'imprimerie jusqu'à nos jours dans 249 langues vivantes et mortes. Elle comprend aussi une collection de manuscrits exceptionnels qui remontent au 6ème siècle. La Bibliothèque et son personnel d'environ 2500 personnes servent avant tout la communauté de chercheurs russes et étrangers, mais aussi remplit la fonction de bibliothèque publique, accueillant quotidiennement jusqu'à 5000 lecteurs c'est à dire 1,5 million de visiteurs russes et étrangers par an, et communicant plus de 35 000 unités. Elle coopère avec les bibliothèques et les institutions dans plus de 100 pays à travers ses programmes d'échanges et fournit près de 2500 prêts partout dans le monde. Selon le Livre Guinness des Records la Bibliothèque d'Etat de Russie est la bibliothèque la plus grande d'Europe et la seconde dans le monde.

2. L'Automatisation de la Bibliothèque d'Etat de Russie - histoire et développements

Depuis des années, il y a eu de nombreuses initiatives pour commencer l'automatisation, et de nombreux projets en cours maintenant traitent du développement de la bibliothèque numérique. Cet article ne peut que brièvement décrire ces initiatives courantes, qui sont liées au projet TACIS [3] dans la stratégie cohérente de la Bibliothèque d'Etat de Russie pour introduire les technologies de l'information dans les services quotidiens de la bibliothèque.

    2.1. Histoire

    L'histoire de l'automatisation de la Bibliothèque d'Etat de Russie peut peut-être être considérée comme typique pour le développement dans de nombreuses grandes bibliothèques, c'est à dire comme l'une de ces séries souvent mal coordonnées au départ et de petites initiatives, qui ne réussissent pas à développer des services de première importance ou des systèmes de soutien. La bibliothèque a retenu ces leçons dont le résultat est le projet pilote TACIS qui est vu et soutenu comme une opportunité majeure pour un nouveau départ.

    La Bibliothèque d'Etat de Russie était l'une des premières bibliothèques de l'ex-URSS à commencer à s'intéresser à l'automatisation à la fin des années 60 lorsqu'elle a signé un contrat avec l'une des principales sociétés de développement de logiciel pour créer un système automatisé. Cependant, la base actuelle, la complexité de la demande, le grand volume d'informations et l'absence d'une expérience d'informatisation n'ont pas permis la réussite de cette initiative. En 1990, la Bibliothèque a signé un contrat avec VTLS Company qui devait adapter un système intégré conforme à ses demandes avec les recommandations du personnel de la bibliothèque. Suivant le contrat une version de base du système VTLS était installée sur un ordinateur Hewlett Packard. Le personnel de la bibliothèque a été formé pour utiliser le système. Durant deux années des essais furent faits pour adapter le système, mais en raison d'un faible financement, le travail a été arrêté.

    En avril 1994, l'informatisation des services de la bibliothèque est devenue une partie du programme de modernisation de la Bibliothèque d'Etat de Russie[4]. Ce programme a été développé par une commission internationale d'experts de haut niveau spécialement créée par l'UNESCO. Suivant les recommandations de la Commission, à la fin de 1994-début 1995 une équipe d'experts de la CEE (DGXIII) a fourni une analyse détaillée des principaux problèmes relatifs à l'informatisation et a suggéré un plan pour l'implémentation d'un système intégré de bibliothèque [5]. En 1995 la Bibliothèque d'Etat de Russie a signé un contrat de location avec IBM Europe de l'Est/Asia Ltd pour créer un réseau local.

    Après l'accord officiel du plan de Développement de Stratégie de la Bibliothèque d'Etat de Russie par le Ministre de la Culture en mai 1996, une version révisée du plan de modernisation a été développée avec une participation plus large du personnel de la bibliothèque. L'informatisation et la partie de l'implémentation Technologies de l'Information du programme ont été discutées en détail et reconnues comme les tâches les plus prioritaires par la Commission de l'UNESCO à sa Conférence en septembre 1996. Les projets principaux à implémenter étaient la création du réseau local (Local Area Network), l'implémentation d'un système intégré, la rétro conversion des catalogues, la bibliothèque numérique de la Bibliothèque d'Etat de Russie.

    En 1996-97 avec le soutien de l'entreprise des Télécommunications de Moscou un réseau de câbles à fibre optique reliant d'autres bibliothèques distinctes a été construit. Il a été aussi connecté au réseau de Moscou. Depuis lors la Bibliothèque d'Etat de Russie a eu un accès assez stable à Internet. La première partie du réseau local (Local Area Network) a été créée par IBM Europe de l'Est/Asie Ltd en 1996-1997. Le gouvernement de Moscou a financé la connexion, le réseau de recherche et d'éducation FREEnet a fourni un service gratuit IP de 1996 à 1999.

    Avec le soutien financier de la Fondation russe pour la Recherche de Base une offre a été organisée en 1996-97 pour un système informatisé pour deux bibliothèques nationales de Russie. Le VTLS Virtua System a été choisi, mais suite à un manque de financement le contrat n'a pu être signé. Le projet de rétro conversion a été présenté et discuté à la Conférence générale sur la rétro conversion (Moscou, Bibliothèque d' Etat de Russie, 1996). La première étape du projet a commencé au début de 1997 avec le soutien de la société mixte russe allemande " Prosoft-M ". Le résultat a été un test de 1000 notices bibliographique lisibles en machine en format MARC(de la Bibliothèque)/USMARC réalisé à partir des fiches classiques du catalogue.

    La conception de la bibliothèque numérique a été développée et présentée au Congrès russo-japonais des bibliothèques numériques (Moscou, Bibliothèque d'Etat de Russie, 1996). Le projet pilote de la bibliothèque numérique a en tout premier lieu renforcé le projet Mémoire de la Russie commencé en 1994 comme une partie du programme mondial de Mémoire de l'UNESCO. En 1995, l'UNESCO a financé le matériel informatique et le logiciel pour le scanning ; en 1997, l'Open Society Institute a présenté son soutien pour le stockage d'images numérisées et la numérisation ultérieure en coopération avec l'Institute of High Performance Computing and Data Bases (Saint-Pétersbourg). Tous les premiers livres imprimés en cyrilliques ont été numérisés et sont disponibles sur Internet dès maintenant [7].

    2.2. Les derniers développements

    La Bibliothèque d'Etat de Russie possède à peu près 400 postes de travail (allant de l' AT286 au Pentium III) et un nombre de serveurs sur différentes plates-formes : un IBM RS6000 avec un système d'exploitation AIX est utilisé pour le courrier et le serveur FTP (File Transfer Protocol); le Pentium avec Windows NT est utilisé comme serveur du Web ; le Pentium avec Novell Netware est utilisé sur les stations de travail qui fonctionnent avec MEKA, et le serveur Sun Microsystems Enterprise 450 avec le système d'exploitation Solaris est utilisé pour ALEPH-500.

    Un nombre de projets différents qui introduisent, utilisent ou qui ont pour objectif les technologies de l'information et l'environnement de la bibliothèque numérique sont actuellement en cours à la Bibliothèque d'Etat de Russie dont le projet TACIS est partie intégrante. Nombreux de ces projets sont menés en partenariat avec d'autres interlocuteurs russes. Ce qui suit est une brève description de ces projets :

      Centre of Legal and Business Information : Le Centre d'information législatif et des affaires [8] a été créé en 1998 pour aider le public dans la recherche d'information des lois russes. Les usagers de ce centre peuvent consulter les bases de données législatives et recevoir l'information sur les derniers développements des producteurs de logiciel et leur matériel promotionnel.

      OREL Project : La Bibliothèque d'Etat de Russie a lancé un projet de création d'une bibliothèque numérique " Open Russian Electronic Library " (OREL)[9]. L'objectif principal de ce projet est de conserver les documents numérisés les plus importants (les documents incluent les textes numérisés, les graphiques, les fichiers vidéo et audio) en langue russe, et de les maintenir sur Internet si leurs auteurs ne peuvent le faire. Ces ressources sont très importantes pour tous les usagers parlant russe et ils représentent le début de l'ère numérique en Russie. Avec le projet OREL, la Bibliothèque donne accès aux travaux des prix Nobel en physique, chimie, littérature, économie, physiologie, médecine et les prix Nobel de la Paix.

      Russky Courier : L'objectif du service Courrier Russe est de fournir aux usagers les copies électroniques qu'ils demandent. Les demandes sont reçues via Internet et les documents copiés sont trouvés dans les collections de la Bibliothèque d'Etat de Russie et des autres bibliothèques à l'intérieur ou à l'extérieur de la Russie. Les autres participants au projet sont Hewlett Packard et Inter.

      Meeting of Frontiers Project : " La Rencontre des Frontières " est un projet pour créer une bibliothèque bilingue (russe et anglais) des différents médias de l "information" [10]. Les documents de la bibliothèque décrivent l'histoire de la découverte et du peuplement dans l'Ouest des Etats-Unis qui s'est produit en parallèle avec un processus similaire en Sibérie et dans les parties extrêmes orientales de la Russie et a permis de faire rencontrer les Russes et les Américains en Alaska et sur la côte Nord Ouest de l'Amérique.

      Internet and Electronic Document Room : La Salle a été ouverte officiellement le 2 décembre 1999. Elle permet à 40 utilisateurs d'avoir un accès immédiat aux ressources électroniques internationales dans un environnement confortable. Les ressources électroniques incluent : Internet, les Cédéroms en dépôt à la Bibliothèque d'Etat de Russie, les catalogues en ligne et les autres bases de données de la Bibliothèque.

      Digital Library of Ancient Slavic Books of 15th-16th Centuries : Le projet de bibliothèque numérique des livres en vieux slavon des 15e-16e siècles résultera de la création d'une base de données des premiers livres imprimés slaves des 15e-16e siècles. La base sera accessible par Internet. Le projet est financé par l'Open Society Institute et vise à créer des copies numérisées de texte complet des documents les plus précieux et les plus rares avec des matériaux de référence et des facilités de recherche en russe et dans l'une des langues européennes.

      Memory of Russia Project : En 1994, la Bibliothèque d'Etat de Russie a commencé à travailler sur le projet Mémoire de la Russie[7], qui est une partie du programme mondial de l'Unesco. Le résultat est la préparation d'un Cédérom avec des images numérisées des manuscrits du 15e siècle, des affiches et des éditions bon marché.

      ADAMANT Project : En 1999, la Bibliothèque d'Etat de Russie a signé un contrat avec l'entreprise ADAMANT pour créer une collection numérisée sur la base de la numérisation de ses collections. Le projet inclut l'installation de 100 postes de travail pour la numérisation avec des PC et en matière de performance des scanners avec une vitesse de balayage de 7 secondes par page. Il est prévu de scanner 10 000 ouvrages par mois. En parallèle avec la production de publications numérisées, le personnel de la Bibliothèque a constitué une base de données bibliographique de documents décrits qui tel un catalogue en ligne spécifique sera disponible sur le réseau local et via Internet.

      Project for the Development of National Bibliographic Record Format : Le projet de développement d'un format bibliographique national a pour but d'établir des normes russes pour les notices bibliographiques lisibles en machine. Le projet a été lancé en 1997. L'idée de ce projet est commune au Ministère de la Culture, à l'Association des bibliothécaires russes et à l'Open Society Institute. L'équipe d'experts inclut des représentants des principales bibliothèques russes, dont la Bibliothèque d'Etat de Russie. Ainsi le projet a développé des formats de notices électroniques pour les différents types de publications.

      Centre for the National Bibliography in the Internet : En 1999, le projet d'un Centre bibliographique national a été créé. Son but est de créer un centre spécial de maintenance d'une base de données sur Internet avec la bibliographie nationale sur la base d'un accord entre les trois institutions bibliographiques principales : la Bibliothèque d'Etat de Russie, la Bibliothèque nationale russe et la Chambre du livre russe. Le projet est financé par l'Open Society Institute, le Ministère de la Culture et TACIS (avec l'utilisation de quelques fonds pour le projet TELRUS 9705).

      Cataloguing of Internet Resources : Le projet[11] de catalogage des ressources sur Internet est financé par la Fondation russe pour la recherche et son objectif est de cataloguer les ressources d'information sur la partie russe de l'internet avec l'utilisation du Dublin Core et du schéma de la classification russe, BBK, Bibliotecno-bibliograficeskaâ klassifikaciâ. Le projet a débuté en 1998. Le format de présentation de l'information sur Internet a été développé en même temps que le logiciel d'aide pour la saisie des données, le logiciel pour le transfert de l'information et la recherche dans le catalogue.

 

3. Le Projet TACIS :

Les changements considérables dans le stockage et l'accès à la connaissance ont été provoqués par la convergence des technologies et des médias qui montre que les bibliothèques tout autour du monde sont magnifiées à travers une bibliothèque de la taille de la Bibliothèque d'Etat de Russie : les deux choses, les bénéfices et les risques d'introduire les technologies de l'information dans les pratiques quotidiennes, sont proportionnelles à l'importance des problèmes existants : installer un câblage dans un bâtiment classé, mettre les technologies de l'information au service de la conservation, former le personnel et les usagers.

    3.1. Historique

    La proposition de projet était basée sur l'automatisation et la partie implémentation des Technologies de l'Information du programme de modernisation de la Bibliothèque d'Etat de Russie et soumise au programme Tacis[12] de la Commission Européenne au début de 1997. Une décision positive est arrivée à l'automne 1997 et le projet Tacis a été attribué à la Bibliothèque pour une durée de 18 mois pour l'aider à moderniser les processus et les services de la bibliothèque, et commencer à ouvrir l'accès de ses collections inestimables à une audience nationale et internationale. A ce jour, la Bibliothèque a reçu la visite d'experts de l'Union Européenne qui ont commencé à préparer les Termes de Référence en coopération avec les membres de la Bibliothèque. L'offre a été lancée à la fin de 1997 et gagnée par un consortium mené par le British Council. L'implémentation du projet a commencé en décembre 1998.

    3.2. Plan de travail

    Le plan de travail du projet Tacis a été élaboré dans les deux premiers mois du projet par une coopération intensive d'investigation et analytique entre les experts de l'Union Européenne et de la Bibliothèque d'Etat de Russie pour définir ce qui suit :

    • Analyse des demandes de l'usager, mise au point de l'infrastructure courante et des services d'information, examen des besoins futurs et attendus des usagers de la bibliothèque en tenant compte des changements sociaux et culturels à l'intérieur de la société et en dressant la carte de la situation courante de la bibliothèque.

    • Analyse du processus du document, incluant la désignation d'un projet de conversion pour les catalogues anciens de la bibliothèque et spécifiant les structures d'organisation et les fonctionnalités requises pour un système intégré

    • Développement d'une stratégie commerciale et d'un plan en analysant le marché des opportunités pour des services clés

    • Implémentation du projet pilote incluant l'étude d'un modèle de réseau local (Local Area Network) et la conception, l'acquisition et l'installation d'un système intégré de bibliothèque

    3.3. Parties composantes

    Les principaux fils du projet pilote couvrent toutes les caractéristiques essentielles d'un système informatisé de base :

    • Réseau : un réseau local pour un projet pilote intégré avec les autres réseaux de la Bibliothèque d'Etat de Russie

    • Un logiciel de bibliothéconomie intégré : l'étude des spécificités techniques, l'implémentation, la personnalisation

    • Conversion rétrospective : un modèle méthodologique pour convertir un échantillon de 10 000 fiches sous le projet pilote

    • Conversion des données actuelles lisibles en machine du système MEKA propre à la Bibliothèque d'Etat de Russie vers un nouveau catalogue en ligne, OPAC

    • Formation : un groupe de 15 personnes formées qui elles-mêmes formeront les autres personnels de la Bibliothèque

    • Support : des plans prévisionnels et d'études de marchés pour les nouveaux services de Technologies de l'Information et une stratégie de collecte de fonds pour assurer le développement du projet pilote

    EDS Germany et leur partenaire local Lanit ont assuré un rôle clé des systèmes intégrés, responsable pour l'élaboration et l'implémentation d'un nouveau projet pilote de réseau local (Local Area Network) et son intégration avec d'autres projets de Technologies de l'Information comme le nouveau cyber café ou le réseau local (Local Area Network) pour l'administration. Le progrès du projet a grandement bénéficié du fait que Lanit a toujours été prêt à travailler avec la Bibliothèque d'Etat de Russie pour un système d'intégration et aussi était familier du travail.

    Le logiciel intégré Aleph 500 du fournisseur Ex Libris a été choisi dans une offre ouverte dans lequel fournisseurs internationaux et nationaux ont pris part. Les spécifications pour l'offre ont été élaborées suite à de nombreuses discussions techniques réunissant la Bibliothèque d'Etat de Russie, l'Union Européenne et les experts locaux. Les principes de définition des fonctionnalités du logiciel ont été guidés par les conseils de l'étude de faisabilité d'origine de la Communauté Européenne, c'est à dire prendre une approche pratique et réaliste de ce qui est possible d'achever dans les délais et selon le budget du projet pilote.

    L'une des composantes du projet était la rétro conversion de 10 000 fiches du catalogue du 19e siècle des livres russes. Ce catalogue a été choisi comme étant d'un intérêt spécial pour les audiences nationales et internationales, et une priorité a été définie dans le programme de modernisation de la Bibliothèque d'Etat de Russie. Suivant un atelier interne sur la rétro conversion, l'équipe a formulé un relevé de propositions à deux fournisseurs locaux pour participer à un test essai. L'entreprise ProSoft-M a de nouveau été choisie et a réussi la conversion des notices sur fiches en des notices électroniques en format USMARC.

    La conversion des notices bibliographiques existantes lisibles en machine à partir du système MEKA inclut le " Current Russian Books " (les livres russes courants) acquis depuis mai 1998, le " Current Foreign Books "(les livres étrangers courants) depuis janvier 1999 et la base de données des thèses et des résumés de thèses. Le résultat est un catalogue en ligne, OPAC d'à peu près 500 000 notices bibliographiques.

    La formation est une des clés du projet, pour assurer le fonctionnement et le soutien du projet pilote. Le processus de définition du programme de formation du personnel de la Bibliothèque d' Etat de Russie qui mettra en route le projet pilote a commencé avec un audit des compétences, suivi par la définition des besoins de formation et l'identification du contenu et qui le transmettra du mieux possible. La formation couvre les besoins de la gestion du système et du personnel de l'administration ainsi que le personnel des services en relation avec les lecteurs et les opérateurs de saisie des données. UNIX, Oracle, Aleph 500, Windows, Internet et " comment former " font partie du plan général de formation. Ayant présenté l'importance du problème, l'approche a été faite de former un groupe de 15 formateurs qui à leur tour formeront les autres. De plus, 20 personnes clés du personnel de la Bibliothèque d'Etat de Russie impliquées dans le projet pilote au niveau stratégique et technique participent à deux voyages d'études en Grande-Bretagne et en France leur permettant d'échanger avec de nombreux collègues de l'Union Européenne leurs points de vue sur les problèmes communs à l'informatisation des bibliothèques et à propos de la création d'une bibliothèque numérique.

    Les plans prévisionnels et de marketing pour les services basés sur les Technologies de l'Information de la Bibliothèque d'Etat de Russie et la stratégie de collecte de fonds constituent la partie hors Technologies de l'Information, mais cependant la partie restante vitale de ce projet. Les groupes de travail sur les plans prévisionnels ont maintenu les discussions sur les théories de marché et la situation courante s'attachant à la commercialisation des services de bibliothèque en Russie, ainsi qu'à la promotion et l'évaluation des services.

    3.4. L'équipement informatique et le logiciel

    Durant le projet trois processus individuels ont permis d'acquérir un système intégré, un serveur les postes de travail et l'équipement du réseau.

      Le système intégré

      Les fonctionnalités du système intégré ont été définies au cours d'une phase préparatoire intensive de discussions qui ont suivi la définition du plan de travail au cours des deux premiers mois. Même s'il était nécessaire de continuer résolument à travailler rapidement, car les exigences des règles de Tacis signifiaient que l'acquisition d'un système d'information de bibliothèque, ILS, avait été soumise à une offre ouverte, c'est à dire à un long processus, il était aussi de première importance de prendre grand soin des spécifications. La base de l'information pour rédiger cette spécification technique a été fournie par une double approche :

      • Par la première offre commune Bibliothèque d'Etat de Russie et Bibliothèque nationale de Russie en 1996. Cependant, pour ne pas dépasser le calendrier prévisionnel et le budget, cette offre très élaborée et complexe à du être revue en grande partie

      • Par une demande d'information envoyée à tous les principaux fournisseurs de système d'information de bibliothèque, ILS, à l'intérieur et à l'extérieur de la Russie pour engager leur intérêt et clarifier les questions comme le traitement des caractères cyrilliques.

      Certaines discussions vives dans l'équipe d'experts de l'Union Européenne et de la Bibliothèque d'Etat de Russie ont surtout porté sur le futur format interne de la Bibliothèque : USMARC a été choisi, car le format MARC de la Bibliothèque est presque similaire, et l'impression des fiches du catalogue, le format standard d'Etat, GHOST, Gosudarstvennyj obsesoûznyj standart. L'approche adoptée partout a été d'écarter les exigences essentielles, et définir les choses qui étaient souhaitables, afin d'obtenir les résultats en temps et en budget. Les demandes essentielles ont été définies :

      • Traduction en russe de toute la documentation, des écrans d'interface et des écrans d'aide

      • Soutien des jeux de caractères cyrilliques et latins étendus à tous les stades du travail

      • Technologie client serveur

      • Export et import des données en RUSMARC

      • Entrée des données en ligne en RUSMARC

      • Export et l'import des données en USMARC

      L'offre pour le système d'information de bibliothèque[13] a été publiée le 17 mai 1999 et fermée le 2 août 1999. Sept offres furent reçues d'entreprises russes et étrangères. La semaine d'évaluation avec l 'équipe russe (Bibliothèque d'Etat de Russie et Bibliothèque nationale) et les experts de l'Union Européenne a été réalisée en stricte conformité avec les règles de Tacis pour une évaluation indépendante et s'est conclue par le choix d'Aleph 500[14] de Ex-Libris, proposée par l'entreprise Ex Libris en Allemagne.

      Le contrat avec Ex Libris a été conclu en novembre 1999, suivi par un programme intensif de formation, de traduction, de conversion des données, de télé déchargement, d'adaptation à l'écran et de tests, à l'intérieur d'une structure de coopération très constructive entre la Bibliothèque d'Etat de Russie et Ex Libris. A la date de rédaction de cet article une base de données de 500 000 notices bibliographiques a été créée et toutes les fonctions du catalogue en ligne, l'OPAC de la Bibliothèque[16] sont en permanence testées et remaniées. Les programmes de conversion des bases de données existantes du format MARC de la Bibliothèque en USMARC ont été écrits et testés par d'excellents experts locaux en coopération avec les experts des formats de la Bibliothèque.

      Il faut mentionner ici que Microsoft Russie[17] a été d'un grand soutien dans le projet en offrant nombre de logiciels.

      L'équipement informatique

      Le choix du système d'information de bibliothèque a déterminé le choix de la plate forme et des spécifications du serveur. Cependant, dès que l'évaluation du rapport a été déterminée un processus de consultation informel a été lancé sur le serveur ce qui a permis d'élaborer et d'envoyer les spécifications techniques à un nombre de fournisseurs potentiels en Russie. Comme le budget était limité (généralement seulement 15% du total du budget du programme Tacis pouvait être dépensé pour l'équipement), une approche réaliste devait être prise et a abouti aux spécifications suivantes :

      • 450 Serveurs Sun Microsystems Enterprise en tour, 4 CPU slots, un dérouleur interne de 18.2 Go

      • Un équipement en réseau et 2 PC pour faire fonctionner le serveur.

      La firme locale Heliomaster[18] a remporté la consultation informelle et a fourni le serveur rapidement pour permettre une configuration rapide et le système d'information de bibliothèque a été installé par ftp, file transfer protocol peu de temps après la signature du contrat.

      Un autre processus de consultation informelle pour les postes de travail des usagers et du personnel pour la recherche dans le nouveau catalogue en ligne, l'OPAC a abouti à un reste dans le budget d'équipement prévisionnel devant être dépensé pour 45 PC avec les spécifications suivantes :

      • Intel x86 processeur compatible, Pentium III ou similaire, min. 266 MHz, une capacité de 3 Go minimum sur disque dur, un minimum 64 Mo de RAM

      La compagnie locale Redlab[19] fut l'adjudicataire et a livré juste à temps avant que la rénovation de la nouvelle salle de l'OPAC soit terminée et à temps pour que l'installation soit prête pour la fin du projet de la conférence internationale " Gérer le futur numérique des bibliothèques " (17-19.04.2000).

    3.5. Les Partenaires

    Le budget de 1 million d'Euros de ce projet provient du Secteur Télécommunications du programme Tacis. Tacis encourage le développement des liens entre les pays de l'Union Européenne et les Etats de l'ex-URSS et la Mongolie. Un secteur clé de l'activité de Tacis est le transfert du savoir-faire, transmis par une politique d'avis, d'équipes de consultants, de formation, d'études, de partenariat et aussi par des projets pilotes.

    Le British Council [20] en collaboration étroite avec les partenaires à la Bibliothèque a constitué un groupe d'experts de l'Union Européenne et de Russie pour l'implémentation de ce plan de travail. Le projet de consortium inclut des partenaires de la Bibliothèque nationale d'Ecosse [21], de Jouve SA (France) [22] et de EDS (Allemagne) [23]. Les sous-contrats pour des composantes spécifiques ont été conclus avec Lanit (Moscou) [24], IPA - International Procurement Agence (Hollande) [25], IPF - Institute of Public Finance (Londres) [26] et la firme de rétro conversion ProSoft-M (Moscou et Allemagne) [27]. Les experts de la Bibliothèque des sciences naturelles de l'Académie des Sciences de Russie [28], l'Université d Etat de Moscou [29], la Bibliothèque Nationale de Russie à Saint-Pétersbourg ainsi que de nombreux experts du personnel de la Bibliothèque d'Etat de Russie elle-même ont participé aux différents aspects de l'implémentation.

    3.6. Projet de gestion

    Les rigueurs de Tacis ont imposé une discipline stricte de 3 planning mensuels et des rapports d'avancement. La gestion des saisies diverses et hautement spécialisées ont demandé une structure disciplinée des réunions générales et des réunions techniques spécialisées, soutenue par des ordres du jour définis et des points d'action. Les experts de l'Union Européenne ont souhaité planifier les objectifs de chaque visite et rédiger les rapports techniques des résultats. Dans la phase d'élaboration et d'implémentation les spécialistes des équipes de l'Union Européenne et de la Bibliothèque d' Etat de Russie se sont occupé des aspects de la rétro conversion, de la conversion des données lisibles en machine, de la création d'un réseau et d'un plan prévisionnel.

    Le soutien sans faille de la Direction et des cadres intermédiaires de la Bibliothèque a apporté une forte motivation à l'équipe tout au long du projet.

    Le PR aspect du projet - le projet du site web, le lancement de la conférence de presse, la fin du projet de conférence internationale " Gérer le futur numérique des Bibliothèques ", les nombreux articles et documents dans les journaux nationaux et internationaux, les conférences[31]-[33] ont contribué à percevoir le succès général de la gestion d'un projet aussi complexe.

 

4. Les Résultats du projet pilote Tacis

A la fin du projet pilote en juin 2000 les résultats suivants devront être atteints:

  • Un nouveau réseau local, LAN, de PC pour le personnel et les usagers avec la mise au point du câblage incluant l'amélioration de l'installation électrique et un plan pour l'architecture globale du réseau local de la Bibliothèque pour les développements futurs

  • 45 nouveau PC pour le personnel et les usagers dans la salle du nouveau catalogue en ligne, l'OPAC

  • Un centre de gestion des systèmes et des opérations en réseau abritant le nouveau serveur Sun et dirigé par un groupe de gestion du système

  • L'implémentation du système intégré Aleph 500 adapté aux besoins russes, incluant le traitement du jeu de caractères étendus cyrilliques et la traduction intégrale de la documentation et des écrans en langue russe

  • Un modèle de conversion pour les catalogues (sur fiches et lisibles en machine)

  • La rétro conversion de 10 000 fiches du catalogue du 19e siècle des écrivains russes

  • Le catalogue en ligne, l'OPAC d'environ 500 000 notices bibliographiques accessibles par Intranet et Internet résultant de la conversion des bases de données existantes de la Bibliothèque

  • L'encadrement de 15 groupes de formateurs

  • 2 voyages d'étude pour le personnel de la Bibliothèque en Grande Bretagne et en France

  • Des réunions de travail sur la rétro conversion et le plan prévisionnel

  • Un centre d'expertise pour la Russie sur le développement des bibliothèques numériques et une conférence internationale discutant les résultats pertinents

  • Un plan prévisionnel et une stratégie de marché pour de nouveaux services de Technologie de l'Information

  • Une stratégie de collecte de fonds pour assurer le soutien et l'expansion du projet pilote

  • Des demandes à Tacis et aux autres agences pour un financement supplémentaires afin d'étendre le projet pilote

 

5. Conclusions

De nombreuses leçons doivent être tirées par tous les membres de l'équipe qui a implémenté le projet. Ensemble nous avons exploité une opportunité unique de travailler de manière constructive pour présenter des résultats rencontrés par toutes les bibliothèques sur le point d'introduire les Technologies de l'Information et les processus d'informatisation. Les points qui suivent n'ont pas d'ordre de priorité, car chaque membre de chaque équipe a ses priorités différentes:

  • Un plan de travail réaliste et défini basé sur une compréhension commune et partagée par les experts de l'Union Européenne et de la Bibliothèque d'Etat de Russie qui couvre tous les stades de développement du Système d'information. Le but est d'obtenir un résultat pratique, c'est à dire l'implémentation du module du catalogue en ligne, l'OPAC, comme un premier pas vers un système intégré d'information de bibliothèque complet. Cet accomplissement doit être considéré comme un élément clé dans le projet réussi de l'implémentation, soutenu par une approche constructive et souple pour trouver des solutions aux problèmes, et montrant que " cela peut être fait " était une force de motivation importante.

  • Les principes d'une équipe complètement intégrée de spécialistes russes (la Bibliothèque d'Etat et les experts locaux) et de l'Union Européenne et la reconnaissance de deux voies réelles et vivantes de connaissance ont permis la construction positive d'une coopération russe et étrangère qui a fourni une expérience précieuse à tous ceux qui se sont impliqués dans un projet interculturel

  • Un intérêt continu par la direction de la Bibliothèque pour le progrès du projet pilote a entraîné une approche stratégique et cohérente pour coordonner tous les projets de Technologies de l'Information de la Bibliothèque réalisant ainsi des économies de gamme et un impact de synergie entre les différentes initiatives

  • Une adhésion stricte aux recommandations de Tacis a assuré un processus ouvert et transparent de l'offre et de la fourniture de l'équipement, stimulant la compétition parmi les fournisseurs de bibliothèque et finalement profitable à toutes les bibliothèques de Russie

  • L'approche de l'équipe de projet pour exploiter l'expertise des Technologies de l'Information locales afin d'optimiser les résultats a étendu l'expérience du projet au-delà de la Bibliothèque d'Etat de Russie et a permis d'adopter un rapprochement de 5 bibliothèques russes ayant recours à un nouveau projet de réseau de bibliothèques à l'intérieur du programme Tacis.

 

Références

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  31. Leninka gets a new lease of life // LAR, July 1999

  32. Exploitation sans frontiers // Exploit Interactive. October 1999. Issue 3. - http://www.exploit-lib.org/issue3/tacis/

  33. International Conference 'Managing the Digital Future of Libraries'. - http://www.rsl.ru/tacis/conf.htm

Monika Segbert MBE FLA(hon) est responsable de l'équipe du projet Tacis " Création d'un système d'information pour la Bibliothèque d'Etat de Russie " (10-12-1998 /9-06-2000). De 1995 à 1998 elle a travaillé à la Commission européenne DGXIII " Télématique pour les services de bibliothèques " avec la principale responsabilité de développer la coopération pour le secteur de l'adhésion des pays d'Europe centrale et orientale. Auparavant elle occupait le poste de responsable Bibliothèques, Information et Livres au British Council en Allemagne avant d'être engagée dans de nombreuses affectations professionnelles autour du monde.

Alexander Vislyi est directeur adjoint de la Bibliothèque d'Etat de Russie et directeur adjoint de la Bibliothèque de recherche de l'Université d'Etat de Moscou et le directeur du projet du projet Tacis " Création d'un système d'information pour la Bibliothèque d'Etat de Russie ". En 1999 il a été nommé Conseiller du Ministre de la Culture pour l'informatisation des instituts culturels de la Fédération de Russie qui sont sous l'égide de ce ministère.

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Latest Revision: July 17, 2000 Copyright © 1995-2000
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