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66th IFLA Council and General
Conference

Jerusalem, Israel, 13-18 August

 
 


Code Number: 069-165-S
Division Number: II
Professional Group: Art Libraries
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 165
Simultaneous Interpretation: No

¿Tiene los folletos de las últimas exposiciones?.Problemas y soluciones para un material descuidado en las bibliotecas de museos.

Javier Docampo
Servicio de Dibujos y Grabados
Biblioteca Nacional
Madrid, Spain

&

Rosario López de Prado

Museo Arqueológico Nacional, Biblioteca
Madrid, Spain


Introducción

Todos los Museos generan una gran cantidad de material impreso y gráfico, de carácter efímero, que proporciona información de primera mano acerca de sus colecciones permanentes y de sus actividades temporales (folletos de exposiciones, material didáctico, anuncios de actividades, postales, etc.). Esta documentación es, con frecuencia, la única fuente de información directa sobre la vida activa de la institución y refleja fielmente su imagen pública. Sin embargo, son pocos los museos que dedican algún esfuerzo a su tratamiento y conservación, y su custodia no siempre está garantizada.

Este trabajo trata de establecer una clasificación de los diferentes tipos de publicaciones efímeras que suelen ser habituales en los Museos (informativas, educativas, publicitarias, comerciales, de carácter interno, etc.). Propone un sistema elemental de tratamiento técnico automatizado que, utilizando el formato MARC (en bibliotecas que dispongan de sistemas normalizados), o bases de datos en ACCESS (para aquellas que no lo estén), permita establecer un sistema seguro de almacenamiento, recuperación y difusión de estos documentos.

Definición e importancia del material efímero

La Encyclopedia of Library and Information Science1 afirma que "en realidad, cada bibliotecario tiene un concepto diferente del material efímero". Y, mientras asegura que su adquisición no suele plantear

1KENT, A; LANCOUR, H: ed. .Encyclopedia of Library and Information Science. New York, Marcel Dekker, 1972. Vol 8, p.131-133

problemas, incide, sin embargo, en las muchas cuestiones que presenta su tratamiento técnico, en parte derivadas, precisamente, de la diversidad de sus enfoques. El Glosario ALA de bibliotecología y ciencias de la información define "Material efímero" como aquel que "tiene interés y valor transitorio y consiste, generalmente, en folletos y recortes que se guardan durante un período de tiempo limitado en ficheros verticales"2. Aunque insuficiente y restrictiva, ya que no tiene en cuenta otros materiales de gran importancia -como los gráficos, audiovisuales o electrónicos-, esta definición puede servir de punto de partida.

La mayoría del material efímero está producido por instituciones, generalmente con fines divulgativos, como se verá más adelante. Los museos, cualquiera que sea su tipo y dimensión, no son una excepción. En una sociedad donde la información es el bien más altamente valorado, estos documentos tienen una importancia creciente, entre otros, por los siguientes motivos:

  • A menudo, son la única información de determinados eventos, como actividades temporales (conferencias, conciertos, etc.), normas o exposiciones sin catálogos (especialmente de arte contemporáneo).
  • Constituyen un elemento básico para reconstruir la historia de la institución, complementando los materiales conservados en archivos.
  • Reflejan la imagen pública del museo y, en consecuencia, constituyen el testimonio gráfico de su evolución a lo largo del tiempo
  • Son los documentos que alcanzan una mayor difusión, por sus tiradas generalmente elevadas y su distribución gratuita.
  • Afectan a todo tipo de público, cualquiera que sea su edad, intereses o situación social.

Conservación y custodia del material efímero

Una vez definido el material efímero y aceptada su función relevante, hay que plantearse la responsabilidad de su recogida, custodia, gestión y difusión. En España, la mayor parte no están sistemáticamente sometido a ningún tipo de control legal (NIPO, ISBN, Depósito Legal, etc.), debido a que se considera una documentación de carácter interno y no venal, lo que favorece su dispersión y pérdida. En el caso del material generado por los museos, el problema se plantea ya dentro de la propia institución, que no suele tener claro sobre qué unidad debe recaer esta responsabilidad: archivos históricos, departamentos de difusión, departamentos científicos, bibliotecas y hasta almacenes de material se han ocupado de ello. La cuestión no carece de importancia, ya que el sistema de gestión que se emplee vendrá dado por la unidad en la que se custodie.

Sin duda, son las bibliotecas quienes ofrecen más ventajas para asegurar un correcto tratamiento documental y facilitar la recuperación, intercambio y difusión de la información: cuentan con herramientas de gestión documental normalizadas y tecnológicamente avanzadas; la presencia del material efímero junto a otros documentos bibliográficos facilita su utilización conjunta y complementaria; y, desde la biblioteca -menos restrictiva que otras unidades del museo- se garantiza el acceso a la información de todo tipo de público.

Tipología y características

La siguiente cuestión que se plantea es la de la clasificación del material efímero. Es evidente que puede recurrirse a numerosos criterios para establecer su tipología, sobre todo de acuerdo con los fines que se persigan. En este artículo se han elegido tres categorías documentales que responden a los criterios de forma, función y contenido de los documentos. Así, un documento determinado con un plano de orientación mostrando las diversas zonas de exposición tendrá: forma (folleto) contenido (plano), y función (material didáctico). La clasificación propuesta sólo pretende ser un ejemplo orientativo; en cada institución será necesario elaborar un cuadro propio, según los requerimientos de cada caso. Se ha querido que fuera convenientemente flexible como para permitir la adaptación a diversas y, a la vez, suficientemente estricta como para no dar lugar confusiones y duplicidades. Al final del artículo se incluye un pequeño cuadro de

2Glosario ALA de bibliotecología y ciencias de la información / Heartsill Young, ed. Madrid, Díaz de Santos, 1988

clasificación convenientemente codificado que puedan servir de orientación para el tratamiento de estos documentos.

Según su forma:

  • Textuales: documentos en los que la mayor parte de la información se presenta en forma de texto (folletos, hojas sueltas, etc.). Generalmente proporcionan información precisa, relevante y detallada y a menudo se publican periódicamente: convocatoria, boletines de actividades, etc. Con frecuencia es el único material efímero que llega a tener el privilegio de la conservación y el tratamiento.
  • Gráficos: documentos en los que la información está constituida mayoritariamente por imágenes (planos, postales, diapositivas, carteles, calendarios, puntos de lectura3 ,, etc.). Junto al textual, es el material más frecuentemente generado por las actividades del museo y suelen ser fuentes de información insustituibles aunque su tratamiento documental ha estado habitualmente descuidado
  • Audiovisuales: constituidos fundamentalmente por imagen fija o en movimiento y sonido (vídeos didácticos, diapositivas, discos, etc.). Los documentos audiovisuales son desde hace años un grupo muy importante en las bibliotecas de museos y tienen especial interés para llevar a cabo tareas de tipo didáctico y divulgativo, gracias a su gran capacidad de comunicación.
  • Electrónicos: documentos, sea cual sea su contenido, que aparecen en soporte digital o electrónico. En realidad, participan de las características de los apartados anteriores, pero son mucho más manejables, fácilmente transportables y permiten la interactividad con el usuario. En este tipo de documentos se incluyen desde las páginas web hasta los CD-ROM y DVD. Tanto su tratamiento documental como su conservación y acceso presentan características propias y no están exentos de problemas
  • Las páginas web. Prácticamente todos los documentos que se han mencionado hasta aquí pueden tener presencia en Internet a través de la página del Museo, por lo que es necesario considerar también la necesidad de conservar y gestionar esta nueva clase de documentos. No entraremos aquí en las características de la catalogación de esta nueva clase de material, asunto que en estos momentos se debate en muchos foros profesionales, pero sí es necesario incidir en la necesidad de conservarlo y tenerlo disponible en un tipo de soporte que permita acceder a él conservando todas las características propias (sonidos, navegación, enlaces, applets, etc.). Por eso, es preciso, sea cual sea las normas que se usen en su tratamiento documental, respetar dos condiciones: 1) que se haga una copia de la página web del museo cada vez que se incluyen modificaciones (o, al menos, se guarde testimonio de la modificación); y 2) que se haga en un soporte que permita acceder a él realmente (CD-ROM, cinta, etc.). Como conclusión, hay que tener presente que no se puede considerar íntegro un documento si no se respetan sus características físicas y de contenido.

Según su función:

  • De información general, que ofrecen información de cualquier tipo acerca del museo: actividades, exposiciones, circulación de visitas, colecciones, etc. Entre estos documentos se encuentran las guías, catálogos, folletos de horarios, planos, etc.
  • Didácticos, documentos que persiguen objetivos de carácter educativo, sea por sí mismos o a través de actividades: hojas didácticas, recortables, maletas de juegos, etc.
  • Comerciales, que tienen como objetivo conseguir beneficios de carácter material por lo que son para venta o intercambio. Exigen la existencia de una tienda, real o virtual y suelen ofrecer una enorme diversidad de forma.

    3Ejemplos de las posibilidades informativas de los puntos de lectura en "The best in bookmarks: art and information in a traditional format", en Art documentation: bulletin of the Art Libraries Society of North America, vol. 18, nº 2, 1999, pp. 22-27.

  • Publicitarios, aquellos que pretenden dar a conocer al museo y captar nuevos clientes (visitantes y usuarios próximos o remotos): calendarios, puntos de lectura, carteles, etc.
  • Tramitaciones y comunicación directa, para la comunicación con los usuarios: formularios, cuestionarios, cartas, etc. Aunque no es un sistema demasiado extendido, tiende a aumentar gracias a la posibilidades que ofrece al museo de conocer los requerimientos de su público.

Según su contenido:

  • De fondos. Proporcionan información acerca de los fondos del museo, tengan carácter temporal o permanente, y estén expuestos o no.
  • De actividades: informan acerca de las actividades que lleva a cabo el museo -a las que en algunos casos sirven de apoyo-, sean éstas de investigación, de difusión, comerciales o carácter profesional (congresos, seminarios, etc.)
  • Información generada fuera del Museo. A veces, los museos recogen información que no han generado ellos mismos, pero que les resulta de interés: día mundial de los museos, piezas relacionadas con sus colecciones, cursos o ciclos de conferencias de interés, etc. En general, suele tratarse de información complementaria.

¿A quién interesan los documentos efímeros?

Los documentos efímeros o menores se caracterizan, entre otras cosas por tener dos etapas de vida muy claramente diferenciadas; en cada una de ellas, el público objetivo es cualitativa y cuantitativamente distinto. La primera etapa -vida activa-, cumple con una misión definida y breve en el tiempo: informan acerca de una actividad, documentan una exposición, guían en las visitas o anuncian un hecho determinado. En esta época, el público objetivo es amplio e indeterminado y, en general, no responde a un perfil fijo; se hacen grandes tiradas que llegan a una población amplia y no definida. Sólo algunos determinados documentos van dirigidos a un publico específico. La información les llegará indiscriminadamente y el único requisito para la correcta utilización, es que tal información sea válida (activa).

La segunda parte de su existencia, comienza cuando termina la vida activa. En esta etapa el público interesado es más restringido, pero mucho más específico: historiadores, sociólogos, museólogos, diseñadores gráficos, artistas e investigadores estarán interesados en acceder a la información que guardan los documentos efímeros, a veces, como fuente principal, otras como fuente complementaria y, en bastantes ocasiones, como fuente única de información. En esta ocasión, el acceso a la información será selectivo y preciso, por lo que es necesario que cada documento esté identificado, descrito y disponga de puntos de acceso que permitan su recuperación. De aquí la importancia de que reciban un tratamiento correcto.

Bibliotecas de museos españoles

Para este trabajo hemos realizado una breve encuesta entre las principales bibliotecas de museo españolas acerca del tratamiento que se aplica a estos materiales. Para ello nos hemos dirigido a cuatro bibliotecas de Madrid y ocho del resto del país. Como conclusiones generales, podemos establecer una escasa atención a los materiales efímeros, tanto gráficos como textuales, lo que se conduce a que pocos museos los coleccionan sistemáticamente y menos aún los procesan de manera adecuada.

Cuando la documentación generada por el propio museo no se guarda en la Biblioteca (casos del Museo Thyssen o del Centro de Arte Reina Sofía, ambos en Madrid), esto supone una dispersión del material por distintos departamentos (archivos de publicaciones, servicios de documentación, etc), lo que se traduce en una difícil accesibilidad al mismo.

Por el contrario si es la biblioteca del centro la que se hace cargo del material generado por el mismo su control y difusión son mucho más satisfactorios. Es el caso, por ejemplo, del Museo del Prado, en donde los folletos, tanto los de instituciones externas como los producidos por el propio museo se incluyen en la base de datos de libros y se almacenan con signaturas currens dentro de cajas. También los carteles se guardaron y procesaron en una base de datos hasta el año 1994.

Otras instituciones han optado por conservar juntos todos los materiales generados por una exposición. Así ocurre en el Museu Nacional d'Art de Catalunya (Barcelona) donde la Biblioteca procesa solamente el material que tiene periodicidad, que recibe el tratamiento de publicación periódica. El resto del material generado por las exposiciones (tríptico, carteles, postales, dosier de prensa…) se guarda y organiza en archivos verticales pero sin ser catalogado. Similar tratamiento recibe este material en la Fundación Miró (Barcelona). Sería muy interesante que estas carpetas de documentación pudieran ser procesadas en formato MARC, tal y como hacen instituciones como la Galería Nacional de Canadá4

Propuesta para la catalogación en formato MARC

No es necesario, a estas alturas, resaltar la importancia del formato MARC (Machine Readable Cataloguing) como principal formato bibliográfico de intercambio. Su complejidad unida a su flexibilidad, le hace apto para describir materiales muy dispares, al tiempo que permite elaborar registros con un nivel de descripción muy variado5 . MARC permite describir materiales textuales y gráficos, documentos individuales y grandes conjuntos de información y todo ello utilizando un esquema común.

La utilización del formato MARC para la descripción del material efímero proporcionado por el propio museo tiene indudables ventajas. Permite la recuperación conjunta con el resto de materiales de la Biblioteca, así como el intercambio de registros con otros centros. En el apéndice se incluyen varios ejemplos tanto de materiales textuales como gráficos, catalogados según los peculiares usos del formato IBERMARC (versión española del formato MARC) en la Biblioteca Nacional. En líneas generales parece suficiente con incluir un campo 1XX de encabezamiento principal (110 para el propio museo o 111 para encabezamientos normalizados de exposición), un campo 245 para título, un 260 para los datos básicos de publicación, una breve descripción física en el 300, campos de notas para alguna particularidad especial, algún campo 6XX (600 para exposiciones individuales de artistas, 650 para materias normalizadas o 653 para descriptores) y por último, y sin entrar en los campos codificados, los 7XX necesarios para completar los puntos de acceso.

Propuesta de base de datos en ACCESS

]La base de datos que se incluye al final del artículo se ha elaborado en ACCESS para Windows y ofrece la posibilidad de llevar a cabo una catalogación sencilla de los materiales efímeros en aquellas bibliotecas pequeñas y medianas que no dispongan de un sistema de gestión bibliotecaria con formato MARC. El objetivo de esta base de datos es doble: asegurar el control de los documentos efímeros y simplificar su tratamiento.

La base de datos se ha estructurado en un encabezamiento y tres bloques: 1) descripción, que permite identificar el documento (tamaño, publicación, notas, etc.); 2) secundarias (de materias, persona y entidad); 3) clasificación (de forma, contenido y función). Esta última se cumplimenta a partir de menús desplegables que reflejan el contenido y estructura del cuadro de clasificación.

4CAMPBELL, C; WEBB, H.; BEGLO, J. "Keeping it all together: National Gallery of Canada exhibition records and other exhibition-related materials". Art Documentation, vol. 17, nº 2, 1998, pp. 46-50.

5Sobre las posibilidades de MARC en la descripción de materiales gráficos véase FINK, E. E.; HENNESEY, C. M. "Testing the flexibility of the MARC format", Visual Resources, vol. IV, pp. 373-388.

El manejo y mantenimiento de la base de datos es muy sencillo y no requiere conocimientos de informática ni de catalogación, por lo que, una vez creada, puede ocuparse de su mantenimiento incluso el personal auxiliar de la biblioteca.

Conclusiones

El volumen de material efímero crece de manera exponencial, debido a la vertiginosa velocidad de creación documental dentro y fuera de las redes de comunicación. Sin embargo, ello no hace disminuir la validez de la información que contienen, por lo que su control y gestión agudiza un problema que ya se venía arrastrando desde hace tiempo: ¿qué institución debe controlarlo?.

Los grandes centros nacionales de carácter general (Bibliotecas Nacionales, Archivos, etc.) están largamente desbordados a causa de la entrada masiva de todo tipo de documentos, mientras que las Bibliotecas Nacionales de Arte son una realidad en muy pocos países (Gran Bretaña, Francia…), por lo que en la mayor parte del mundo no puede atribuírsele toda la responsabilidad de gestión de este tipo de material.

No obstante, la gestión de este tipo de material no debe obligar a un derroche de los siempre escasos recursos de las bibliotecas de museos, por lo que los modelos de catalogación propuestos pretenden ser sencillos sin descuidar los imprescindibles puntos de acceso que aseguren su recuperación.

Por todo ello consideramos que debe ser cada institución la que se responsabilice de la recogida, control y difusión del material de carácter efímero que produce y que, dentro de la institución, será la biblioteca, la unidad encargada de su gestión documental. Sólo en localidades o regiones pequeñas, con escasos centros de producción, podría delegarse en uno sólo de ellos esta responsabilidad.

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¿Tiene los folletos de las últimas exposiciones?.Problemas y soluciones para un material descuidado en las bibliotecas de museos.

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