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Congrès mondial des bibliothèques et de l'information : 72e Congrès de l'IFLA et assemblée générale

"Bibliothèques : moteurs dynamiques pour la société de l'information et du savoir"

20-24 août 2006, Séoul, Corée


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Assemblées générales

Convocation

Elle doit être transmise à la personne représentant l'association ou l'institution membre qui sera présent à Séoul et assistera à l'assemblée générale qui se tiendra le jeudi 24 août 2006.

Si votre convocation n'est pas arrivée veuillez contacter IFLA HQ dès que possible.

Le conseil d'administration de l'IFLA a le plaisir de vous soumettre la convocation pour l'assemblée générale de la Fédération.

Lieu et heure

15.00 - 18.00 jeudi 24 août 2006

Adresse :
COEX Convention and Exhibition Centre
Salles 102-104
Séoul, Corée

Veuillez noter : Il n'y aura qu'une assemblée générale


ORDRE DU JOUR

  1. Ouverture par le président, Alex Byrne
  2. Recrutement des scrutateurs
  3. Établissement du Quorum
  4. Adoption de l'ordre du jour
  5. Compte rendu de la précédente réunion, Oslo les 14 et 18 août 2005
  6. In memoriam des membres de l'IFLA décédés cette année
  7. Présentation du rapport du président
  8. Présentation du rapport annuel du secrétaire général
  9. Présentation des comptes annuels par le trésorier
  10. Rapport du secrétaire général sur le vote concernant les modifications des statuts et la ratification de ces changements
  11. Proposition d'augmentation des cotisations selon l'inflation
    (Annexe I)
  12. Motions et résolutions (voir les notes ci-dessous)
  13. Discours du Président, Alex Byrne
  14. Clôture de l'assemblée générale par le Président

NOTES

  1. Les délégués votants devront prendre place dans les rangées de sièges réservées sur le devant de la salle.
  1. Un vote peut intervenir à tout moment pendant l'assemblée générale sur toute motion ou résolution soumise pendant le congrès.
  1. QUORUM : la présence à l'assemblée générale de la majorité simple des associations membres éligibles constitue le quorum. Si vous représentez une association membre, vous trouverez une fiche blanche dans vos documents de vote. Dans l'ordre du jour n° 4, les délégués représentants les associations membres (directement ou par procuration) devront présenter cette fiche blanche pour être comptabilisée par les scrutateurs. Le quorum sera atteint si le nombre d'associations membres présentes est égal à 50 % plus une du nombre des associations membres ayant payé leur cotisation cette année.
  1. Les documents de vote : les délégués peuvent obtenir les documents de vote au bureau des votes situé au secrétariat de l'IFLA salle du centre de congrès COEX . Les documents ne seront donnés q'aux membres en possession de la carte de membre votant 2006, signée par l'autorité compétente. La carte de membre est jointe à ce document si vous avez payé la cotisation 2006. Le bureau de vote sera ouvert au secrétariat le vendredi 18 août 2006. Veuillez prendre vos documents de vote le plus tôt possible. N'attendez pas la dernière minute !
  1. Si vous n'avez pas payé votre cotisation 2006 lors de la distribution de cette convocation, votre carte de votant vous sera envoyée quand vous aurez payé. Si votre paiement est reçu après le 1er juillet 2006, vous devrez confirmer ce paiement au bureau de vote à Séoul.
  1. Représentation: les articles des statuts et du règlement intérieur de l'IFLA sont les suivants :
Article 15.1.1 Chaque membre peut être représenté à l'assemblée générale par un ou plusieurs représentants. Une seule personne peut exercer le droit de vote.

Article 15.8.1 Chaque membre peut être représenté à l'assemblée générale par un autre membre. Celui-ci exerce alors un vote par procuration au nom du membre qu'il représente.

Pour obtenir les documents de vote, les représentants et les mandataires des membres doivent se présenter au bureau de vote aux heures fixées par la note 5 ci-dessus avec la carte du membre concerné. La carte doit comporter le nom du représentant ou du mandataire, la signature de l'autorité compétente du membre concerné.
  1. La date limite pour soumettre une motion ou une résolutions au secrétariat général est le mercredi 23 août à 12 h 00.
  1. Elles peuvent transmises au bureau du secrétariat. Assurez-vous que le texte est lisible et signé par le proposant et son soutien.
  1. Motions : une motion est une proposition d'action pour l'assemblée générale ou exprime une opinion. Une motion doit être soutenue. Une motion peut être présentée depuis la salle durant l'assemblée générale, mais doit être, en même temps, présentée par écrit au président. Une motion peut être proposée et soutenue par : les représentants autorisés des membres, les responsables de l'IFLA [Membres du conseil d'administration, Directeurs et responsables des programmes fondamentaux, présidents et secrétaires des divisions, présidents et secrétaires des sections].
  1. Résolutions : En décembre 2004, le conseil d'administration a approuvé le nouveau règlement intérieur pour clarifier la soumission et le traitement des résolutions proposées à l'assemblée générale(Règlement intérieur ci-dessous):

3.6         Pour permettre au président de séance un traitement efficace des affaires les décisions du président sont définitives.

3.7         Le comité exécutif peut recruter un expert des règles et méthodes pour conduire les discussions dans les bureaux et les comités pour assister le président de l'assemblée générale dans le choix des procédures pour lesquelles il n'y a rien de prévu dans le règlement intérieur.

3.8         Le comité exécutif peut approuver l'utilisation d'un guide de tenue des réunions pour aider le président de l'assemblée générale ou du conseil d'administration dans le choix des procédures pour lesquelles il n'y a pas de règles dans ce règlement.

3.9         Les résolutions que les membres veulent inclure dans l'ordre du jour, selon l'article 14.6 doivent atteindre le secrétariat 5 mois avant l'assemblée générale dans les formes prescrites par la règle 3.12.

3.10     Les résolutions de caractère exceptionnel ou urgent proposées après la date limite spécifiée dans l'article 14.6 doivent être soumises au bureau de l'IFLA à une date fixée par le comité exécutif.

3.11     Dans des circonstances exceptionnelles, le président ou une autre personne qui fait office de président de séance peut accepter une résolution de la salle avec l'accord de la majorité des membres présents ou représentés. Cette résolution doit en même temps être présentée par écrit au président.

3.12     Toutes les résolutions doivent être proposées et soutenues par des représentants autorisés des membres dont les noms et affiliations doivent être indiqués et doivent exprimer clairement l'action recommandée pour la Fédération.

3.13     Le Conseil d'administration doit prendre les mesures demandées par la résolution acceptée par l'assemblée générale.

3.14     Toutes les résolutions doivent être brèves, claires dans leurs intentions et lisibles. Présenter l'arrière plan ou quelques explications peut être nécessaire. Le Comité exécutif peut demander des clarifications ou des modifications dans la rédaction pour s'assurer que la signification et l'intention de la résolution sont claires et peut désigner un délégué pour aider le proposant à revoir sa résolution afin qu'elle soit conforme au règlement.

Peter J. Lor
Secrétaire général